公司规范通讯制度

PAGE公司规范通讯制度一、总则（一）目的为加强公司内部沟通与协作，确保信息传递的及时、准确、安全与规范，提高工作效率，特制定本通讯制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及与公司签订劳务合同的各类人员。（三）基本原则1.准确及时原则：通讯信息应真实、准确，不得虚假、误导；同时要确保信息传递的及时性，避免因信息延误影响工作进展。2.安全保密原则：涉及公司机密、商业秘密及敏感信息的通讯内容，必须严格遵守保密规定，防止信息泄露。3.规范统一原则：通讯方式、用语、流程等应遵循统一规范，确保公司内部沟通的一致性和协调性。4.适度使用原则：员工应合理使用通讯工具和通讯资源，避免过度占用工作时间进行私人通讯活动。二、通讯工具及使用规范（一）办公电话1.使用范围：公司配备的办公电话用于公司内部业务沟通、对外联系工作等。2.拨打规范：拨打内部电话时，应直接拨打对方分机号码；如需转接，应清晰告知转接人员转接对象及事由。拨打外部电话时，应先确认对方电话号码的准确性，按照正常的电话礼仪进行沟通。3.接听规范：办公电话应在铃响三声内接听，使用礼貌用语，如“您好，[公司名称]”。对于来电咨询或业务联系，应耐心解答，如遇不清楚的问题，应及时转接相关人员或做好记录，尽快回复。严禁在办公时间内使用办公电话进行私人闲聊。（二）手机1.使用范围：员工可使用个人手机处理工作事务，但应确保通讯畅通，服从公司工作安排。2.工作时间要求：在正常工作时间内，员工手机应保持开机状态，以便及时接收工作信息。因特殊原因无法及时接听工作电话的，应在事后尽快回复，并说明情况。3.信息安全：员工应妥善保管个人手机，防止遗失或被盗。如发生手机遗失或被盗，应立即向公司报告，并采取措施防止信息泄露。不得在手机上存储公司机密、商业秘密及敏感信息，如需存储相关信息，应采取加密等安全措施。（三）电子邮件1.使用范围：电子邮件是公司内部及与外部合作伙伴沟通的重要方式之一，用于传递文件、资料、通知等各类信息。2.邮箱管理：公司为员工统一分配工作邮箱，员工应妥善保管邮箱账号及密码，不得随意透露给他人。员工离职时，应将工作邮箱账号及密码交接给公司指定人员，并停止使用该邮箱。3.邮件发送规范：邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，便于收件人快速了解邮件主旨。邮件正文应条理清晰，语言规范，内容完整。如有附件，应在正文中注明附件名称，并确保附件格式正确、内容清晰可读。发送重要邮件前，应仔细核对收件人、抄送人员及邮件内容，避免误发或遗漏重要信息。对于涉及公司机密、商业秘密及敏感信息的邮件，应按照公司保密规定进行加密或采取其他安全措施。4.邮件接收规范：员工应定期查看工作邮箱，及时处理收到的邮件。对于重要邮件，应在收到后尽快回复或采取相应措施。如需转发邮件，应确保转发内容的准确性和完整性，并注明转发来源。（四）即时通讯工具（如企业微信、钉钉等）1.使用范围：公司指定使用的即时通讯工具用于公司内部的实时沟通、协作及工作安排等。2.账号管理：员工应使用公司统一分配的即时通讯工具账号进行登录，不得擅自更改账号信息。离职时，应将即时通讯工具账号交接给公司指定人员，并停止使用该账号。3.沟通规范：在即时通讯工具上进行沟通时，应使用文明、规范的语言，不得使用侮辱性、攻击性或不文明的言辞。建立工作群组时，应明确群组的用途和管理规则，确保群内信息交流的有序性。重要工作信息应通过正式的通讯方式（如邮件、办公电话等）进行确认，避免因即时通讯工具信息的不确定性导致工作失误。三、内部通讯流程（一）信息发布1.发布主体：公司内部信息发布的主体包括公司管理层、各部门负责人及相关职能部门。2.发布内容：公司管理层发布的信息主要包括公司战略规划、重大决策、重要工作部署等。各部门负责人发布的信息主要包括本部门工作进展、工作计划、业务动态等。相关职能部门发布的信息主要包括公司规章制度、政策解读、通知公告等。3.发布渠道：重要信息应通过公司内部办公系统、邮件等方式进行发布，确保全体员工能够及时获取。一般性通知、公告等可通过即时通讯工具工作群组进行发布，但应确保信息的准确性和完整性。（二）信息传递1.传递原则：信息传递应遵循层级分明、责任明确的原则，确保信息能够准确、及时地传递到相关人员。2.传递流程：上级向下级传递信息时，应明确传达内容、要求及时间节点，确保下级能够准确理解并执行。下级向上级汇报工作进展、问题及建议时，应及时、准确、客观，不得隐瞒或虚报情况。部门之间传递信息时，应建立有效的沟通协调机制，确保信息传递的顺畅。对于涉及多个部门的工作事项，应明确牵头部门和配合部门，共同推进工作。（三）信息反馈1.反馈要求：员工在收到信息后，应根据信息内容及时进行处理，并将处理结果或意见反馈给信息发布者或相关负责人。2.反馈方式：对于一般性信息反馈，可通过即时通讯工具、邮件等方式进行回复。对于重要信息反馈，应进行书面报告或当面汇报，确保反馈内容的准确性和完整性。四、保密规定（一）保密范围1.公司商业秘密，包括但不限于公司产品研发、市场策略、客户信息、财务数据等。2.公司机密文件、资料、图纸、技术方案等。3.公司尚未公开的重大决策、工作计划、业务动态等信息。（二）保密措施1.员工在通讯过程中，对于涉及保密范围的信息，应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。2.对于存储有保密信息的通讯工具（如手机、电脑等），应采取加密、设置密码等安全措施，防止信息泄露。3.在使用电子邮件、即时通讯工具等进行通讯时，对于涉及保密信息的内容，应进行加密传输或采取其他安全措施。（三）违规处理1.如发现员工违反保密规定，泄露公司机密信息，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工违反保密规定给公司造成经济损失的，公司将依法追究其法律责任，并要求其赔偿相应的经济损失。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的通讯管理监督小组，负责对公司通讯制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对公司内部通讯工具的使用情况、信息传递的及时性和准确性等进行抽查，并及时发现和纠正存在的问题。（二）考核办法1.将通讯制度的执行情况纳入员工绩效考核体系，作为员工绩效评估的重要依据之一。2.对于在通讯过程中表现优秀，能够及时、准确传递信息，遵守通讯制度的员工，给予适当的奖励；对