新招标采购制度规范

PAGE新招标采购制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司/组织的招标采购活动，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及招标采购的项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，接受公司/组织内部和社会的监督。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。二、招标采购管理机构及职责（一）招标采购管理委员会1.组成：由公司/组织高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责审议招标采购制度、政策和重大采购项目的决策。监督招标采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）招标采购部门1.职责负责制定具体的招标采购计划和方案。组织实施招标采购活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商进行资格审查和管理，建立供应商库。负责招标采购文件的归档和保管。（三）其他相关部门1.需求部门根据业务需求提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购项目的技术规格制定、评标标准确定等工作。协助招标采购部门进行项目验收。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与评标工作，对采购项目的成本进行评估。负责采购款项的支付审核和结算工作。三、招标采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、技术要求、交付时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至招标采购部门。（二）采购审批1.招标采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性等进行初步审核。2.对于重大采购项目或超出一定金额的采购项目，提交招标采购管理委员会进行审批。3.经审批通过的采购项目，进入招标采购程序；未通过审批的，需求部门应根据意见进行调整或重新申请。（三）招标采购文件编制1.招标采购部门根据采购项目的特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.招标文件应明确采购项目的各项要求，确保供应商能够清晰理解并做出响应。同时，应遵循相关法律法规和行业标准，保证文件的合法性和公正性。（四）招标公告发布1.招标采购部门通过公司/组织官网、专业采购平台、报纸、杂志等渠道发布招标公告。招标公告应包含采购项目的基本信息、报名时间、地点、方式等内容。2.招标公告应确保足够的发布时间，以便潜在供应商有充分的时间准备投标文件。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定时间内按照招标公告要求进行报名，提交报名资料。2.招标采购部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.对于通过资格审查的供应商，招标采购部门向其发放招标文件，并告知后续投标相关事宜。（六）投标文件编制与提交1.供应商根据招标文件要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.投标文件应按照规定的格式和要求进行编制，确保内容完整、真实、准确。3.供应商在规定时间内将投标文件密封送达指定地点。（七）开标1.招标采购部门按照规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由招标采购部门主持，邀请需求部门、财务部门等相关人员参加。2.在开标会议上，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（八）评标1.招标采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司/组织内部相关专家、技术人员以及法律专业人员等组成，人数应符合相关规定。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括技术方案、产品质量、价格、售后服务等方面。3.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并出具评标报告。（九）中标通知1.招标采购部门根据评标报告，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点等内容。（十）合同签订1.中标供应商与公司/组织按照中标通知书的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订后，报财务部门备案。（十一）采购项目验收1.需求部门负责组织采购项目的验收工作。验收应按照采购合同和相关标准进行，确保采购项目的质量和性能符合要求。2.验收合格后，需求部门填写验收报告，并提交至招标采购部门和财务部门。四、招标采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.操作流程：按照本制度规定的招标采购流程进行，发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.操作流程：由招标采购部门从供应商库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书，邀请其参与投标。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。2.操作流程：成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.操作流程：由需求部门提出申请，说明采用单一来源采购的理由，经招标采购管理委员会批准后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.操作流程：向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。五、招标采购文件管理（一）文件编制要求1.招标文件应内容完整、逻辑清晰、表述准确，避免出现模糊不清或歧义性的条款。2.技术规格应明确、具体，能够准确反映采购项目的要求，便于供应商进行投标响应。3.评标标准应科学合理，能够客观公正地评价供应商的投标文件，确保选择出最符合要求的供应商。（二）文件审核与批准1.招标文件编制完成后，由招标采购部门负责人进行审核，确保文件符合法律法规和公司/组织的要求。2.对于重大采购项目的招标文件，应提交招标采购管理委员会进行批准。（三）文件发放与签收1.招标采购部门向通过资格审查的供应商发放招标文件，并要求供应商签收确认。2.签收记录应妥善保存，作为后续采购活动的重要依据。（四）文件修改与补充1.在招标采购活动过程中，如需要对招标文件进行修改或补充，招标采购部门应及时以书面形式通知所有已获取招标文件的供应商。2.修改或补充文件作为招标文件的组成部分，具有同等法律效力。（五）文件归档与保管1.招标采购活动结束后，招标采购部门应将所有相关文件进行归档保管，包括采购申请表、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。2.文件归档应按照档案管理的要求进行分类整理，便于查询和使用。六、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购部门负责建立供应商库，收集、整理供应商的相关信息，包括企业基本情况、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，符合条件的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商给予一定的奖励，如增加采购份额、给予价格优惠等。2.同时，建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定或存在不良行为的供应商，采取相应的处罚措施，如扣除履约保证金、暂停合作等。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部设立监督机构，对招标采购活动进行全过程监督。监督机构可由审计部门、纪检部门等组成。2.监督机构应定期对招标采购制度的执行情况进行检查，对采购项目的招标过程、评标结果、合同签订与执行等进行监督，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受社会公众的监督，对于涉及公共利益的采购项目，应及时公开采购信息，接受社会各界的监督和质疑。2.积极配合相关政府部门的监督检查，如实提供采购项目的相关资料和情况。