支票填写规范制度

PAGE支票填写规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司支票的填写行为，确保支票使用的准确性、安全性和合法性，有效防范财务风险，保障公司资金的正常流转和使用。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及支票使用的部门和人员，包括但不限于财务部门、采购部门、销售部门等。3.基本原则遵守国家法律法规和金融监管要求，确保支票填写符合相关规定。严格按照公司财务管理制度执行，保证支票使用的规范性和严肃性。明确各部门和人员在支票填写过程中的职责，做到责任清晰、分工明确。二、支票的种类及用途1.现金支票用途：用于支取现金。公司在以下情况下可开具现金支票：支付职工工资、奖金、津贴；支付个人劳务报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；支付各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出等。适用范围：一般适用于公司与个人之间的小额现金交易，或向没有银行账户的单位或个人支付款项。2.转账支票用途：只能用于转账，不得支取现金。主要用于公司与其他单位之间的商品交易、劳务供应、资金往来等结算业务。适用范围：适用于同城交易，当公司需要支付货款、服务费、归还借款等款项时，可通过转账支票进行支付。3.普通支票用途：可用于支取现金，也可用于转账。在普通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，划线支票只能用于转账，不得支取现金。适用范围：根据实际业务需求，在符合相关规定的情况下，可灵活选择支取现金或转账。三、支票填写的基本要求1.字迹清晰填写支票时，应使用碳素墨水或墨汁，字迹要清晰、工整，不得潦草、模糊。确保支票上的各项内容能够准确无误地被识别。2.要素齐全支票必须记载以下事项：表明“支票”的字样；无条件支付的委托；确定的金额；付款人名称；出票日期；出票人签章。欠缺记载上述规定事项之一的，支票无效。金额填写：支票的金额、收款人名称，可以由出票人授权补记。未补记前不得背书转让和提示付款。日期填写：出票日期必须使用中文大写，按照规范的格式填写，如“贰零XX年X月X日”。其中，月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。收款人填写：填写全称，不得简写、缩写或使用简称。如为个人，应填写个人姓名。3.不得涂改支票上的各项内容一经填写，不得随意涂改。如有错误或需要更改，应重新开具支票，并在原支票上加盖“作废”戳记，与存根一并保存。4.加盖印章出票人在支票上的签章，应为预留银行的印鉴。支票正面加盖财务专用章和法人章（或授权代理人章），印章应清晰、完整，不得模糊、残缺。四、支票填写的具体规范1.出票日期出票日期应准确无误，不得提前或延后填写。填写时，年份应完整写出，月份和日期应按照规范的大写数字填写。例如，2023年5月15日应填写为“贰零贰叁年零伍月壹拾伍日”。注意避免日期数字的书写错误，如“零”的遗漏或多写，确保日期的准确性和规范性。2.收款人收款人名称应填写全称，与对方单位或个人的法定名称一致。不得使用简称、缩写或不规范的名称。如果收款人是个人，应填写个人姓名的全称，不得使用昵称或化名。当支票需要背书转让时，背书人栏应填写收款人的全称，确保背书的连续性和有效性。3.金额小写金额：在支票正面小写金额栏内，应按照阿拉伯数字规范填写，金额前应加人民币符号“￥”，数字填写要清晰、准确，不得连笔或涂改。大写金额：大写金额应按照中文大写数字的规范填写，从最高金额单位写起，写到“元”或“角”为止，“分”位后面不写“整”或“正”字。大写金额数字之间不得留有空白，防止被篡改。例如，人民币1234.56元，大写应写为“人民币壹仟贰佰叁拾肆元伍角陆分”。金额的大小写必须一致，否则支票无效。4.用途用途栏应填写真实、准确的用途，如“货款”“劳务费”“差旅费”“办公用品费”等。用途应与实际业务相符，不得虚假填写。填写用途时应简洁明了，避免使用模糊、歧义的表述，以便于银行审核和公司内部财务核算。5.支票号码：支票号码应按照支票存根上的号码准确填写，不得错填或漏填。6.密码：如果支票设有支付密码，应按照银行规定的格式和要求准确填写密码。密码是支票支付的重要验证信息，必须妥善保管，防止泄露。五、支票的领用与保管1.领用流程各部门因业务需要领用支票时，应填写“支票领用申请表”，详细注明领用支票的用途、金额、预计使用日期等信息。“支票领用申请表”需经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门根据公司财务管理制度和实际资金状况，对“支票领用申请表”进行审批。审批通过后，由财务人员根据申请表内容开具支票，并登记支票领用登记簿。领用支票的人员需在支票领用登记簿上签字确认，领取支票。2.保管要求领用支票的人员应妥善保管支票，不得随意乱放，防止丢失、被盗或损坏。支票应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并确保存放环境干燥、通风良好。不得将支票与印章、密码等重要信息存放在一起，避免因保管不当导致支票被盗用或冒领。如果支票不慎丢失，领用人员应立即向财务部门报告，并采取挂失止付等措施，防止资金损失。同时，应协助财务部门办理相关挂失手续，配合公安机关等有关部门进行调查处理。六、支票的使用与支付1.使用范围支票只能用于公司正常的生产经营活动中的款项支付，不得用于非法活动或与公司业务无关的支出。2.支付流程领用支票的人员在使用支票进行支付时，应将支票交付给收款人，并要求收款人在支票存根上签字确认。收款人应在支票规定的提示付款期限内，持支票到银行办理收款手续。银行在审核支票的真实性、有效性和合规性后，将款项支付给收款人。支付完成后，领用支票的人员应及时将支票存根、发票等相关凭证交回财务部门进行账务处理。财务部门应核对凭证的真实性、完整性和准确性，确保账务记录与实际业务相符。3.提示付款期限支票的提示付款期限自出票日起10日。超过提示付款期限的，付款人可以不予付款；付款人不予付款的，出票人仍应当对持票人承担票据责任。4.退票处理如果支票因填写错误、印章不符、密码错误等原因被银行退票，财务部门应及时通知领用支票的人员。领用人员应查明原因，采取相应的措施进行处理。如需要重新开具支票的，应按照规定重新办理相关手续。同时，应分析退票原因，总结经验教训，避免类似问题再次发生。七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对支票的填写、领用、保管、使用等情况进行审计检查，确保支票使用符合公司财务管理制度和相关法律法规的要求。审计检查的内容包括支票的开具是否合规、手续是否齐全、账务处理是否正确等。2.财务部门监督财务部门应加强对支票使用的日常监督管理，定期核对支票领用登记簿、支票存根、账务记录等，确保支票使用的准确性和规范性。对发现的问题应及时进行整改，并向公司管理层报告。3.违规处理对于违反本制度规定填写、领用、保管、使用支票的部门和人员，公司