门店赊账管理制度规范

PAGE门店赊账管理制度规范一、总则1.目的为加强门店财务管理，规范赊账行为，防范经营风险，确保公司资金安全与正常运营，特制定本管理制度规范。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有门店及其相关业务活动中涉及的赊账交易行为。3.基本原则风险可控原则：在开展赊账业务时充分评估客户信用状况，确保赊账风险处于可控范围内。信用评估原则：对申请赊账的客户进行全面、客观的信用评估，依据评估结果确定赊账额度和期限。规范操作原则：所有赊账业务必须严格按照规定的流程和审批程序进行操作，确保手续完备、记录准确。及时追款原则：对到期未还款的赊账客户，及时采取有效的追款措施，保障公司资金回笼。二、赊账客户信用管理1.信用评估流程客户申请：客户向门店提出赊账申请，填写赊账申请表，提供包括营业执照、法定代表人身份证明、财务状况、经营业绩等相关资料。资料收集与初审：门店业务人员负责收集客户资料，并进行初步审核，核实资料的真实性和完整性。如发现资料存在疑问或不完整，及时与客户沟通补充。信用调查：由专门的信用管理部门或委托专业的信用评估机构对客户进行深入的信用调查。调查内容包括客户的信用记录、银行信用评级、商业信誉、经营稳定性等方面。信用评估：根据信用调查结果，信用管理部门运用科学的评估模型和方法，对客户的信用状况进行综合评估，确定客户的信用等级。信用等级分为优秀、良好、一般、较差四个等级。额度与期限确定：根据客户的信用等级，结合其经营规模、业务需求等因素，确定相应的赊账额度和期限。赊账额度是指在一定期限内允许客户赊购商品或服务的最高金额；赊账期限是指客户应在多长时间内结清赊账款项。2.信用等级标准优秀等级：客户具有长期良好的信用记录，财务状况稳健，经营业绩突出，商业信誉高，偿债能力强。此类客户可给予较高的赊账额度和较长的赊账期限。良好等级：客户信用记录较好，财务状况较为稳定，经营业绩良好，商业信誉较高，有一定的偿债能力。给予适中的赊账额度和期限。一般等级：客户信用记录一般，财务状况存在一定波动，经营业绩一般，商业信誉尚可，偿债能力一般。赊账额度和期限相对较低。较差等级：客户信用记录较差，财务状况不稳定，经营业绩不佳，商业信誉较低，偿债能力较弱。原则上不给予赊账，如特殊情况需赊账，需严格控制额度和期限，并加强监控。3.信用档案管理为每个赊账客户建立独立的信用档案，档案内容包括客户基本信息、信用评估报告、赊账交易记录、还款记录等。信用档案由专人负责管理，定期更新和维护，确保档案信息的及时性和准确性。信用档案作为评估客户信用状况和调整赊账额度、期限的重要依据，同时也为追款工作提供有力支持。三、赊账业务操作流程1.赊账申请审批客户提交赊账申请表后，门店业务人员应在[X]个工作日内完成初审，并将初审意见及相关资料提交给上级主管审核。上级主管在收到初审资料后的[X]个工作日内进行审核，重点审核客户信用状况、赊账额度和期限的合理性等。如审核通过，报信用管理部门进行最终审批。信用管理部门在[X]个工作日内完成终审，根据信用评估结果确定是否批准赊账申请，并明确赊账额度和期限。如终审通过，将审批结果通知门店业务人员；如不通过，说明原因并反馈给客户。2.合同签订经审批同意赊账的客户，门店应与其签订赊账合同。赊账合同应明确双方的权利和义务，包括赊账额度、期限、还款方式、违约责任等条款。合同签订前，业务人员应向客户详细解释合同条款，确保客户理解并同意相关内容。合同签订后，双方应妥善保管合同原件，并按照合同约定履行各自的职责。3.发货与记账根据赊账合同约定，门店按照客户需求及时发货。发货时应填写发货单，详细记录商品名称、规格、数量、金额等信息，并由客户签字确认。财务部门根据发货单和赊账合同，及时进行账务处理，记录赊账交易明细，包括应收账款的金额、客户名称、赊账期限等信息。同时，定期与业务部门核对账目，确保账实相符。4.账款跟踪与提醒业务人员应在赊账期限内定期跟踪客户的经营状况和还款能力，及时发现潜在的风险因素。如发现客户经营出现异常或可能影响还款的情况，应及时向上级报告，并采取相应的防范措施。在临近赊账期限时，财务部门应提前[X]天向客户发送还款提醒通知，告知客户到期应还款金额和还款方式。提醒通知可通过邮件、短信、电话等方式发送。5.款项回收赊账期限届满，客户应按照合同约定及时足额还款。财务部门负责款项的回收工作，对到期未还款的客户，应及时与客户沟通，了解原因，并采取有效的追款措施。追款措施包括电话催收、上门催收、发送催款函、通过法律途径解决等。在采取追款措施过程中，应注意保留相关证据，如电话记录、催款函回执、法律文书等。对于多次催收仍未还款的客户，应暂停其赊账业务，并将其列入不良信用客户名单，加强监控和管理。同时，考虑通过法律手段维护公司权益。四、赊账风险监控与预警1.风险监控指标赊账余额占比：计算门店赊账余额占总销售额的比例，该指标反映了门店赊账业务的规模和风险程度。一般情况下，赊账余额占比应控制在[X]%以内。逾期账款率：统计逾期未还款的账款金额占赊账总额的比例，逾期账款率过高表明赊账风险增大。逾期账款率应控制在[X]%以内。客户信用等级变化：定期跟踪赊账客户的信用等级变化情况，如客户信用等级下降，应及时调整赊账额度和期限，加强风险监控。2.预警机制根据风险监控指标设定预警阈值，当指标达到或超过预警阈值时，发出预警信号。例如，当赊账余额占比超过[X]%或逾期账款率超过[X]%时，启动预警程序。预警信号发出后，相关部门应及时进行分析和评估，查找原因，采取相应的措施进行风险控制。如调整赊账政策、加强客户管理、加大追款力度等。3.风险处置措施对于出现风险预警的客户，业务部门应立即对其进行全面的风险排查，深入了解客户经营状况、财务状况等方面的变化，评估风险程度。根据风险评估结果，制定针对性的风险处置方案。如对于经营暂时困难但仍有还款能力的客户，可与客户协商调整还款计划；对于信用状况恶化、还款能力丧失的客户，应果断采取法律手段追款，减少公司损失。风险处置过程中，各部门应密切配合，及时沟通信息，确保风险处置工作顺利进行。同时，对风险处置情况进行跟踪和评估，总结经验教训，不断完善风险监控与预警机制。五、内部监督与审计1.监督职责分工财务部门负责对赊账业务的账务处理进行监督，确保账目记录准确、完整，账款回收及时。定期对赊账业务进行财务审计，检查财务制度的执行情况和风险控制措施的有效性。审计部门负责对赊账业务进行独立审计，审查赊账业务的合规性、审批程序执行情况、信用评估的准确性等。对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。业务部门负责对赊账客户的日常管理和跟踪，及时反馈客户信息，协助财务和审计部门开展监督工作。确保赊账业务按照规定流程操作，客户信用状况得到有效监控。2.监督检查内容制度执行情况：检查各部门是否严格按照本管理制度规范开展赊账业务，包括信用评估流程、申请审批程序、合同签订、账款回收等环节。客户信用管理：审查客户信用档案的建立和管理情况，核实信用评估结果的准确性和客观性。检查是否存在违规给予赊账额度或期限的情况。账务处理：核对应收账款账目与实际交易情况是否相符，检查账务记录是否及时、准确，有无漏记、错记等问题。款项回收：监督账款回收工作的执行情况，检查追款措施是否有效，是否存在逾期账款长期未收回的情况。3.违规处理对于违反本管理制度规范的行为，一经发现，视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。因违规行为给公司造成经济损失的，相