外包流程规范化制度

PAGE外包流程规范化制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司外包业务流程，确保外包活动符合法律法规要求，提高外包服务质量，降低运营风险，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及外包业务的部门和项目，包括但不限于信息技术外包、人力资源外包、业务流程外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包活动必须遵守国家法律法规、行业标准以及相关政策要求。2.风险可控原则：对外包业务进行全面风险评估，采取有效措施控制风险，确保公司利益不受损害。3.质量保障原则：明确外包服务质量标准，加强对外包商的监督和管理，确保外包服务满足公司需求。4.公平公正原则：在选择外包商、签订合同等过程中，遵循公平公正原则，维护公司合法权益。二、外包业务分类及流程概述（一）信息技术外包1.需求分析：业务部门提出信息技术需求，包括系统开发、维护、升级等。2.供应商选择：通过招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择合适的信息技术外包商。3.合同签订：明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格、付款方式、保密条款等。4.项目实施：外包商按照合同要求进行项目开发、测试、上线等工作。5.验收：业务部门和相关技术人员对项目进行验收，确保符合需求。6.后续维护：外包商负责系统的日常维护和技术支持。（二）人力资源外包1.需求确定：人力资源部门根据公司业务需求，确定外包岗位和人数。2.供应商筛选：从众多人力资源外包供应商中筛选出合适的合作伙伴。3.协议签订：签订人力资源外包协议，明确服务内容、费用、人员管理等。4.人员派遣：外包商按照协议派遣人员到公司工作。5.管理与考核：公司对派遣人员进行日常管理和绩效考核。6.费用结算：根据协议和考核结果进行费用结算。（三）业务流程外包1.流程梳理：对公司特定业务流程进行详细梳理，明确外包范围和要求。2.供应商评估：评估潜在外包商的业务能力、信誉等。3.合同谈判：与选定的外包商进行合同谈判，确定具体条款。4.流程转移：将相关业务流程转移给外包商执行。5.监督与评估：持续监督外包商流程执行情况，定期进行评估。6.调整优化：根据评估结果进行流程调整和优化。三、外包商选择与管理（一）外包商选择标准1.资质信誉：具有合法经营资质，在行业内有良好的信誉和口碑。2.专业能力：具备完成外包业务所需的专业技术、人员和设备等。3.服务质量：有完善的服务质量控制体系，能够提供优质服务。4.财务状况：财务状况良好，具备承担外包业务风险的能力。5.管理水平：拥有科学的管理体系，能够有效组织和管理外包项目。（二）选择流程1.需求调研：明确外包业务需求和对供应商的要求。2.信息收集：通过多种渠道收集潜在外包商信息。3.初步筛选：根据选择标准对收集的信息进行初步筛选。4.实地考察：对筛选出的外包商进行实地考察，了解实际情况。5.综合评估：从多个维度对外包商进行综合评估，确定入围名单。6.合同谈判：与入围外包商进行合同谈判，确定合作细节。（三）外包商管理1.建立档案：为每个外包商建立详细档案，记录其基本信息、服务情况等。2.定期评估：定期对外包商的服务质量、工作进度、成本控制等进行评估。3.培训指导：根据需要为外包商提供相关培训和指导，提升其服务水平。4.沟通协调：建立与外包商的定期沟通机制，及时解决合作中出现的问题。5.奖惩措施：对表现优秀的外包商给予奖励，对不符合要求的外包商进行处罚或终止合作。四、外包合同管理（一）合同签订1.合同起草：由公司法律部门或相关专业人员起草外包合同。2.审核审批：合同草案提交相关部门和领导进行审核审批，确保合同条款合法合规、公平合理。3.签订盖章：经审核通过后，双方签订合同并盖章生效。（二）合同执行1.双方责任履行：明确双方在合同执行过程中的责任和义务，确保各自按照合同约定履行。2.进度跟踪：定期跟踪外包项目进度，及时发现和解决延误等问题。3.质量监控：按照合同质量标准对外包服务进行监控，确保服务质量。（三）合同变更与终止1.变更管理：如因业务需求变化等原因需要变更合同，应按照规定程序进行协商和签订补充协议。2.终止情形：明确合同终止的情形，如外包商严重违约、业务调整等。3.终止程序：合同终止时，按照规定程序办理相关手续，进行清算和交接。五、外包业务风险管理（一）风险识别1.市场风险：外包商市场波动可能影响服务质量和供应稳定性。2.质量风险：外包服务质量达不到要求，影响公司业务正常开展。3.安全风险：涉及公司机密信息泄露等安全问题。4.法律风险：外包活动不符合法律法规要求引发法律纠纷。5.人员风险：外包商人员变动影响项目进度和质量。（二）风险评估1.可能性评估：评估风险发生的可能性大小。2.影响程度评估：评估风险对公司业务、声誉、财务等方面的影响程度。3.风险等级划分：根据评估结果对风险进行等级划分，确定重点关注风险。（三）风险应对措施1.风险规避：对于高风险且无法有效控制的外包业务，考虑放弃外包。2.风险降低：采取措施降低风险发生的可能性或减轻影响程度，如加强监督、要求外包商购买保险等。3.风险转移：通过合同条款等方式将部分风险转移给外包商，如约定违约责任等。4.风险接受：对于风险较低且在可承受范围内的，可选择接受风险并进行持续监控。六、外包业务监督与评估（一）监督机制1.定期检查：定期对外包业务进行检查，包括服务质量、工作进度、合规情况等。2.不定期抽查：不定期对外包项目进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.投诉处理：建立外包业务投诉渠道，及时处理业务部门和员工的投诉。（二）评估指标1.服务质量指标：如系统可用性、人力资源服务满意度等。2.工作进度指标：按时完成项目任务的比例等。3.成本控制指标：实际成本与预算成本的偏差率等。（三）评估方式1.自我评估：外包商定期进行自我评估，提交评估报告。2.公司评估：公司相关部门按照评估指标对外包商进行评估。3.综合评估：结合自我评估和公司评估结果，对外包商进行综合评价。七、信息安全管理（一）保密协议1.签订要求：与外包商签订保密协议，明确保密范围、期限、违约责任等。2.保密培训：对外包商人员进行保密培训，提高其保密意识。（二）信息安全措施1.数据保护：对外包过程中涉及的公司数据采取加密、备份等保护措施。