捐赠制度规范要求

PAGE捐赠制度规范要求一、总则（一）目的本捐赠制度旨在规范公司/组织的捐赠行为，确保捐赠活动合法、合规、透明、有序地开展，充分发挥捐赠的社会价值，提升公司/组织的社会形象，同时保障捐赠双方的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其所属各部门、分支机构在开展各类捐赠活动时的管理与操作。（三）基本原则1.合法性原则：捐赠活动必须严格遵守国家法律法规以及相关政策规定，确保捐赠行为的合法性和有效性。2.自愿性原则：捐赠应当基于公司/组织的自主意愿，不得强迫或变相强迫任何单位或个人进行捐赠。3.透明性原则：捐赠活动的全过程应保持公开透明，接受内部监督和社会公众的监督。4.专款专用原则：捐赠资金和物资应按照约定用途使用，不得挪作他用，确保捐赠资源真正惠及受赠对象。5.效益最大化原则：在进行捐赠决策时，应充分评估捐赠的社会效益和经济效益，力求实现捐赠效益的最大化。二、捐赠决策程序（一）捐赠意向提出1.公司/组织内部任何部门或个人若有捐赠意向，应首先填写《捐赠意向申请表》，详细说明捐赠的背景、目的、对象、方式、金额或物资数量等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至公司/组织的管理层或专门设立的捐赠管理委员会。（二）可行性评估1.管理层或捐赠管理委员会在收到捐赠意向申请表后，应组织相关人员对捐赠项目进行可行性评估。评估内容包括但不限于受赠对象的资质和信誉、捐赠项目的必要性和紧迫性、捐赠方式的合理性、预期效果以及潜在风险等。2.评估过程中可邀请专业机构或专家提供咨询意见，必要时可进行实地考察或调研。3.根据评估结果，形成《捐赠可行性评估报告》，明确捐赠项目是否可行，并提出相关建议。（三）决策审批1.对于可行的捐赠项目，捐赠管理委员会应召开会议进行决策审批。会议应充分讨论捐赠项目的各项内容，参会人员应发表明确意见。2.决策审批通过后，由公司/组织的法定代表人或授权代表签署《捐赠决定书》，明确捐赠的具体内容、双方权利义务等事项。3.《捐赠决定书》应加盖公司/组织公章，并留存归档。三、捐赠方式与内容（一）资金捐赠1.公司/组织可根据实际情况，选择一次性捐赠、分期捐赠或定向捐赠等方式进行资金捐赠。2.资金捐赠应通过合法合规的渠道进行，如银行转账、支票支付等，并保留相关凭证。凭证应注明捐赠金额、受赠对象、捐赠日期等信息。3.对于大额资金捐赠，应提前与受赠方沟通协调，确保资金安全、及时到达受赠账户。（二）物资捐赠1.物资捐赠包括但不限于设备、物资、生活用品等。捐赠物资应确保质量合格、符合受赠对象的需求。2.在进行物资捐赠前，应对物资进行分类整理、清点登记，并填写《物资捐赠清单》，详细记录物资名称型号、数量、价值等信息。3.物资捐赠应安排专人负责运输和交付，确保物资安全、完整地送达受赠方，并要求受赠方在接收物资时签字确认。（三）服务捐赠1.公司/组织可利用自身的专业优势和资源，提供技术咨询服务、培训服务、志愿服务等形式的服务捐赠。2.服务捐赠应制定详细的服务计划和方案，明确服务内容、服务期限、服务人员等信息，并与受赠方签订服务协议。3.服务过程中应做好记录和反馈工作，及时总结经验教训，不断提高服务质量和效果。四、捐赠协议签订（一）协议主体捐赠协议的签订主体为公司/组织（捐赠方）和受赠方。受赠方应为具有合法资质和良好信誉的单位或组织。（二）协议内容1.捐赠协议应明确捐赠的种类、数量、价值、用途、交付时间和方式等具体内容。2.双方的权利义务，包括捐赠方有权对捐赠资金和物资的使用情况进行监督，受赠方有义务按照约定使用捐赠资源并定期向捐赠方反馈使用情况等。3.保密条款，明确双方应对捐赠活动中涉及的商业秘密、个人隐私等信息予以保密。4.违约责任，对双方在捐赠协议履行过程中可能出现的违约行为及相应责任进行约定。5.争议解决方式，明确双方在履行协议过程中发生争议时的解决途径，如协商、仲裁或诉讼等。（三）协议签订流程1.捐赠协议草案由公司/组织的法务部门或相关专业人员起草，经审核修改后提交至捐赠管理委员会审议。2.捐赠管理委员会审议通过后，由公司/组织的法定代表人或授权代表与受赠方签订正式的捐赠协议。3.捐赠协议签订后，应及时将协议副本分发给相关部门和人员，以便各方了解协议内容并做好后续工作。五、捐赠资金与物资管理（一）资金管理1.设立专门的捐赠资金账户，对捐赠资金进行独立核算、专款专用。2.财务部门应按照国家财务制度和会计准则，对捐赠资金的收支进行详细记录和账务处理，确保账目清晰、准确。3.定期对捐赠资金的使用情况进行内部审计，审计结果应向公司/组织管理层报告。（二）物资管理1.建立物资台账，对捐赠物资的出入库情况进行详细登记，包括物资名称、型号、数量、来源、去向等信息。2.物资保管部门应妥善保管捐赠物资，确保物资安全无损。对于易损、易腐等特殊物资，应采取相应的保管措施。3.定期对物资进行盘点清查，确保账实相符。如发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。六、捐赠项目实施与监督（一）项目实施1.受赠方应按照捐赠协议的约定，制定详细的项目实施方案，并组织实施捐赠项目。2.在项目实施过程中，受赠方应定期向捐赠方汇报项目进展情况，包括项目实施进度、资金使用情况、物资发放情况等。3.捐赠方有权对项目实施过程进行监督检查，如发现受赠方未按照约定实施项目或存在违规使用捐赠资源的情况，应及时要求受赠方进行整改。（二）监督机制1.内部监督：公司/组织应建立健全内部监督机制，定期对捐赠项目的实施情况进行检查和评估。审计部门应加强对捐赠资金和物资的审计监督，确保捐赠活动合法合规。2.外部监督：主动接受社会公众监督，通过公司/组织官方网站、社交媒体平台等渠道，及时公开捐赠项目的相关信息，包括捐赠金额、受赠对象、项目实施情况等，接受社会公众的查询和监督。3.第三方监督：对于重大捐赠项目，可委托专业的第三方机构进行监督评估，确保捐赠项目的实施效果和资金使用效益。七、信息公开与档案管理（一）信息公开1.公司/组织应建立捐赠信息公开制度，及时、准确地向社会公众公开捐赠活动的相关信息。2公开内容包括捐赠项目名称、捐赠金额、受赠对象、捐赠时间、资金使用情况、物资发放情况等。3.信息公开的方式包括公司/组织官方网站、新闻媒体、公告栏等。公开时间应符合相关法律法规和行业标准的要求。（二）档案管理1.建立完善的捐赠档案管理制度，对捐赠活动全过程中形成的各类文件、资料、凭证等进行分类整理、归档保存。2.捐赠档案应包括捐赠意向申请表、可行性评估报告、捐赠决定书、捐赠协议、资金收支凭证、物资出入库清单、项目实施报告、监督检查记录等。3.档案保管期限应根据相关法律法规和公司/组织的规定执行，