规范门禁卡管理制度

PAGE规范门禁卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织安全管理，规范门禁卡使用，保障公司/组织人员、财产安全，维护正常工作秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、临时工作人员以及因工作需要进入公司/组织区域的外来人员。（三）基本原则1.安全第一原则：门禁卡管理以保障公司/组织安全为首要目标，严格控制人员出入，防止未经授权人员进入公司/组织区域。2.规范统一原则：门禁卡的申请、发放、使用、回收等环节应遵循统一规范，确保管理的一致性和公正性。3.便捷高效原则：在确保安全的前提下，尽量简化门禁卡管理流程，提高工作效率，方便员工和外来人员正常出入。二、门禁卡的种类及功能（一）员工卡1.定义：由公司/组织统一制作发放给正式员工的门禁卡，用于员工正常上下班及在公司/组织区域内的日常通行。2.功能开启公司/组织指定办公区域的门禁通道。作为员工身份识别的标识之一，用于考勤等相关管理。（二）临时卡1.定义：为因工作需要临时进入公司/组织区域的人员（如临时工作人员、外来访客等）发放的门禁卡。2.功能在规定的时间和区域内开启相应门禁通道。临时卡的有效期根据实际情况设定，到期后自动失效。（三）访客卡1.定义：专门为外来访客发放的门禁卡，用于访客在公司/组织内的临时通行。2.功能访客在公司/组织接待人员的陪同下，可凭访客卡进入指定的接待区域和相关办公区域。访客卡应明确标注有效期和使用范围，离开公司/组织时由接待人员收回。三、门禁卡的申请与发放（一）员工卡1.申请流程新员工入职时，由人力资源部门将员工信息录入门禁系统，并通知安全管理部门。安全管理部门根据员工所在部门及工作区域，为员工分配相应的门禁权限，并制作员工卡。2.发放方式员工卡由安全管理部门统一发放至各部门，再由部门负责人或指定人员发放给员工本人。员工领取员工卡时，需在门禁卡发放登记表上签字确认。（二）临时卡1.申请流程临时工作人员或外来人员因工作需要进入公司/组织区域，由接待部门或相关负责人填写《临时卡申请表》，注明申请人姓名、单位、联系方式、进入时间、进入区域、事由等信息。《临时卡申请表》经申请部门负责人签字审批后，提交至安全管理部门。2.发放方式安全管理部门审核通过《临时卡申请表》后，根据申请内容制作临时卡，并发放给申请人或接待人员。申请人或接待人员领取临时卡时，需在门禁卡发放登记表上签字确认，并负责告知临时卡使用注意事项。（三）访客卡1.申请流程外来访客到达公司/组织时，由接待人员在公司/组织前台填写《访客登记表》，详细记录访客姓名、单位、联系方式、来访时间、被访人姓名及部门等信息。《访客登记表》经被访人签字确认后，接待人员将访客信息提交至安全管理部门。2.发放方式安全管理部门根据《访客登记表》为访客制作访客卡，并发放给接待人员。接待人员应在访客到达时及时为其发放访客卡，并陪同访客前往指定区域。访客离开时，接待人员负责收回访客卡，并在《访客登记表》上注明访客离开时间。四、门禁卡的使用规定（一）员工卡1.仅限本人使用：员工应妥善保管自己的门禁卡，不得转借他人。如因特殊情况需要他人代刷卡，必须经过部门负责人同意，并在门禁系统中进行相应记录。2.正确使用门禁设备：员工在使用门禁卡时，应将卡贴近读卡器，待门禁系统验证通过后，方可开启门禁通道。严禁使用其他物品或方式强行开启门禁。3.遵守门禁时间：员工应按照公司/组织规定的上下班时间及门禁开放时间进出公司/组织区域。非工作时间如需进入公司/组织区域，必须提前向部门负责人申请，并经安全管理部门批准。4.不得擅自更改门禁卡信息：员工不得私自对门禁卡进行打孔、剪角、涂改、伪造等操作，否则将视为违规行为，公司/组织将予以严肃处理。（二）临时卡1.严格按照申请范围使用：临时卡持有人必须在规定的时间和区域内使用门禁卡，不得擅自扩大使用范围。如需进入其他区域，必须重新办理申请手续。2.妥善保管临时卡：临时卡持有人应妥善保管临时卡，不得遗失或损坏。如临时卡遗失，应立即向安全管理部门报告，并协助采取相应措施防止他人冒用。3.按时归还临时卡：临时卡使用期限届满后，持有人应及时将临时卡交回安全管理部门。如因工作需要延长使用期限，应提前办理延期申请手续。（三）访客卡1.在接待人员陪同下使用：访客必须在公司/组织接待人员的陪同下使用访客卡，不得独自行动。接待人员应对访客的行为负责，确保访客遵守公司/组织的各项规定。2.不得将访客卡带出指定区域：访客卡仅限在公司/组织指定的接待区域和相关办公区域内使用，不得带出公司/组织区域。如访客需要离开公司/组织，接待人员应及时收回访客卡。3.访客离开后及时归还：访客离开公司/组织时，接待人员应立即收回访客卡，并在《访客登记表》上注明访客离开时间。如发现访客卡未及时收回，接待人员应及时与安全管理部门联系，共同采取措施确保公司/组织安全。五、门禁卡的挂失与补办（一）挂失1.员工卡挂失：员工发现门禁卡遗失后，应立即向所在部门报告，并同时通知安全管理部门。部门负责人应在接到报告后及时核实情况，并协助安全管理部门进行挂失处理。2.临时卡挂失：临时卡持有人发现门禁卡遗失后，应立即向接待部门或安全管理部门报告。接待部门或安全管理部门应及时采取措施，防止他人冒用临时卡。3.访客卡挂失：访客发现门禁卡遗失后，应立即告知接待人员。接待人员应及时向安全管理部门报告，并协助采取相应措施。（二）补办1.员工卡补办：员工门禁卡挂失后，由安全管理部门核实情况无误后，为员工补办新的门禁卡。补办门禁卡的费用按照公司/组织相关规定执行。2.临时卡补办：临时卡挂失后，如需要补办，由申请部门或接待部门重新填写《临时卡申请表》，经审批后交安全管理部门补办。补办费用由申请人或申请部门承担。3.访客卡补办：访客卡一般不予补办。如因特殊情况确需补办，由接待人员向安全管理部门说明情况，经批准后补办。补办费用由接待部门或公司/组织承担。六、门禁卡的回收与注销（一）员工离职1.员工离职时，所在部门负责人应在离职手续办理完毕后，及时收回员工的门禁卡，并交至安全管理部门。2.安全管理部门在收到离职员工门禁卡后，应及时在门禁系统中注销该员工的门禁权限，确保门禁系统数据的准确性和安全性。（二）临时卡到期1.临时卡使用期限届满后，持有人应主动将临时卡交回安全管理部门。安全管理部门在收到临时卡后，应及时在门禁系统中注销该临时卡的使用权限。2.如临时卡持有人未按时交回临时卡，安全管理部门应通过电话、短信等方式通知持有人尽快交回。如持有人仍未交回，安全管理部门有权采取相应措施，如限制其再次进入公司/组织区域等。（三）访客离开1.访客离开公司/组织时，接待人员应及时收回访客卡，并在《访客登记表》上注明访客离开时间。安全管理部门在收到访客卡后，应及时在门禁系统中注销该访客卡的使用权限。2.如发现访客未归还访客卡，接待人员应及时与安全管理部门联系，共同采取措施寻找访客或确保公司/组织安全。如无法找到访客，安全管理部门应及时在门禁系统中注销该访客卡的使用权限，并对相关情况进行记录。七、门禁系统的管理与维护（一）系统管理1.安全管理部门负责门禁系统的日常管理工作，包括门禁权限的设置、调整、查询等。2.门禁系统管理人员应定期对门禁系统数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。如发生数据丢失或损坏，应及时采取措施进行恢复。3.门禁系统管理人员应严格遵守门禁系统操作规范，不得擅自更改系统设置或密码。如需进行系统维护或升级，应提前通知相关部门和人员，并做好相应的准备工作。（二）设备维护1.定期对门禁设备进行检查和维护，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时通知专业维修人员进行维修，并做好维修记录。2.门禁设备维修期间应采取临时安全措施，如设置临时门禁通道、安排专人值守等，确保公司/组织区域的安全。3.对损坏或老化严重的门禁设备，应及时进行更换，确保门禁系统的安全性和可靠性。八、监督与检查（一）内部监督1.安全管理部门负责对门禁卡管理制度的执行情况进行日常监督检查，及时发现和纠正违规行为。2.各部门负责人应加强对本部门员工门禁卡使用情况的监督管理，确保员工遵守门禁卡管理制度。3.公司/组织内部设立举报渠道，鼓励员工对违反门禁卡管理制度的行为进行举报。对举报属实的，公司/组织将给予举报人适当奖励。（二）外部检查1.接受相关政府部门、行业监管机构等的安全检查，积极配合检查工作，如实提供门禁卡管理制度执行情况及相关资料。2.根据外部检查意见，及时对门禁卡管理制度进行完善和改进，确保公司/组织安全管理工作符合相关法律法规和行业标准要求。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权使用门禁卡进入公司/组织区域。2.将门禁卡转借他人使用。3.擅自更改门禁卡信息。4.未按规定时间和区域使用门禁卡。5.遗失门禁卡未及时挂失。6.其他违反门禁卡管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予口头警告，并要求其立即改正。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予书面警告外，还将根据公司/组织相关规定进行经济处罚，如扣除绩效奖金、罚款等。3.对于因违规行为给公司/组织造成损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。4.对