公文流转规范制度

PAGE公文流转规范制度一、总则（一）目的为了规范公司公文流转流程，提高公文处理效率，确保公文传递的准确性、及时性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位之间的公文流转。（三）基本原则1.准确规范原则公文的拟制、审核、签发、收发、传递、归档等环节，必须严格按照国家有关法律法规、公司相关规定以及公文处理的标准格式和要求进行，确保公文内容准确无误，格式规范统一。2.及时高效原则公文处理应遵循时效要求，做到及时收发、及时办理、及时传递，不得积压延误。对于紧急公文，要特事特办，优先处理，确保公文能够迅速有效地发挥作用。3.安全保密原则严格遵守国家保密法律法规，加强公文流转过程中的安全保密措施，防止公文泄露、丢失或被篡改。对涉及公司机密的公文，要严格按照保密规定进行处理，确保公司信息安全。4.分级负责原则根据公文的内容和性质，明确各级部门和人员的职责，实行分级负责、归口管理。各部门要认真履行职责，做好本部门公文的处理工作，并按照规定及时将公文流转至相关部门。二、公文种类及格式（一）公文种类1.公司公文主要包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。2.各部门可根据工作需要，在公司公文种类的基础上，制定本部门的专用公文，但不得与公司公文种类相冲突。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。19.页码：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字。双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、公文流转流程（一）收文1.公司办公室负责统一接收外部来文及内部各部门的呈文。收到公文后，应及时进行登记，详细记录公文的来文机关、文号、标题、密级、紧急程度、份数、日期等信息。2.对收到的公文进行初步审核，检查公文的格式是否规范、内容是否完整、密级和紧急程度标注是否准确等。对于不符合要求的公文，应及时与发文机关联系，要求其补充或更正。3.根据公文的内容和性质，按照公司内部的职责分工，确定公文的主送机关和抄送机关。对于需要多个部门共同办理的公文，应明确主办部门和协办部门。4.将审核后的公文及时分发给相关部门或人员，并在公司公文管理系统中进行签收登记。对于紧急公文，应立即电话通知相关部门负责人，并优先安排处理。（二）拟办1.承办部门收到公文后，应及时安排专人对公文进行拟办。拟办人应根据公文的内容和要求，提出初步的处理意见，包括拟办事项、承办部门、办理时限、办理要求等。2.拟办意见应明确、具体、可行，符合公司的政策规定和工作实际。对于涉及多个部门的公文，拟办人应协调相关部门共同研究处理意见，确保公文处理的准确性和高效性。3.拟办人应在公文首页的空白处或专门的拟办单上填写拟办意见，并签名注明日期。拟办意见应及时提交给部门负责人审核。（三）批办1.部门负责人收到拟办意见后，应认真进行审核，根据公司的决策和工作安排，对公文的处理作出批示。批办意见应明确公文的处理原则、方法和要求，以及承办部门和人员的职责。2.批办意见应具有权威性和指导性，能够为承办部门和人员提供明确的工作方向。对于重要公文或涉及重大问题的公文，部门负责人应组织相关人员进行专题研究，确保批办意见的科学性和合理性。3.部门负责人应在拟办意见下方签署批办意见，并签名注明日期。批办意见应及时反馈给承办部门或人员。（四）承办1.承办部门或人员收到批办意见后，应按照要求认真组织实施，及时办理公文。承办人应严格遵守公文处理的时限要求，确保公文能够按时完成。2.承办人在办理公文过程中，应认真研究公文的内容，准确把握发文机关的意图和要求，结合公司的实际情况，提出切实可行的办理方案。对于需要与其他部门协调的事项，承办人应主动与相关部门沟通协商，共同推进公文办理工作。3.承办人在办理公文过程中，应注意收集和整理相关资料，做好记录工作。办理完毕后，承办人应及时将办理结果反馈给部门负责人，并将公文及相关资料按照规定进行归档保存。（五）催办1.公司办公室负责对公文的流转情况进行跟踪和催办。对于超过办理时限的公文，应及时向承办部门或人员发出催办通知，督促其加快办理进度。2.催办通知应明确公文的文号、标题、承办部门、办理时限等信息，并要求承办部门或人员在规定的时间内反馈办理情况。催办通知可以采用书面形式或通过公司公文管理系统发送。3.承办部门或人员收到催办通知后，应及时向公司办公室说明原因，并采取有效措施加快办理进度。对于因特殊原因无法按时完成的公文，承办部门或人员应提前向公司办公室申请延期，并说明延期理由和预计完成时间。（六）办结反馈1.承办部门或人员办理完公文后，应及时将办理结果反馈给主送机关和相关部门。反馈方式可以采用书面报告、口头汇报、电子邮件等形式，但应确保反馈信息的准确、完整。2.办理结果反馈应包括公文的处理情况、执行情况、存在问题及建议等内容。对于需要答复的公文，承办部门或人员应按照规定的格式和要求撰写答复意见，并经部门负责人审核后加盖公章，及时反馈给发文机关。3.公司办公室负责对承办部门或人员的办结反馈情况进行审核和归档。对于反馈不及时或内容不完整的，应要求承办部门或人员重新进行反馈。（七）发文1.公司内部各部门需要发文时，应按照公司公文格式和要求拟制公文。拟制公文应做到内容准确、表述清晰、逻辑严谨、格式规范。2.拟制好的公文应先由部门负责人进行审核，审核内容包括公文的内容是否符合公司政策规定、格式是否规范、语言是否通顺等。审核通过后，部门负责人应在公文上签署审核意见，并签名注明日期。3.将审核后的公文提交给公司办公室进行核稿。公司办公室核稿人员应认真审核公文的内容、格式、文种等是否符合要求，对存在的问题及时提出修改意见。核稿通过后，核稿人员应在公文上签署核稿意见，并签名注明日期。4.核稿后的公文提交给公司领导签发。公司领导根据公文的内容和性质，对公文进行签发。签发后的公文即为正式发文，公司办公室应按照规定进行编号、排版、印制、分发等工作。5.发文时，应严格按照公文的主送机关、抄送机关进行分发，并在公司公文管理系统中进行发文登记。对于涉密公文，应按照保密规定进行传递和管理。四、电子公文管理（一）电子公文的生成与存储1.公司内部各部门应使用公司统一的办公自动化系统（OA系统）拟制、办理和存储电子公文。电子公文应按照公司公文格式和要求进行排版，确保格式规范、内容完整。2.电子公文的生成应严格按照公文处理流程进行，经过拟稿、审核、签发等环节后，由系统自动生成电子公文，并存储在公司OA系统的指定文件夹中。3.电子公文的存储应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。备份数据应存储在不同的介质上，并分别存储在不同的地点。（二）电子公文的传输与共享1.电子公文应通过公司OA系统进行传输和共享。各部门之间的公文流转应在OA系统中进行操作，确保公文传递的及时性和准确性。2.对于需要与外部单位交换的电子公文，应按照公司的保密规定进行加密传输，并通过公司指定的邮箱或其他安全渠道进行发送。3.公司OA系统应设置不同的权限级别，根据人员的职责和工作需要，授予相应的公文查阅、审批、修改等权限。未经授权的人员不得擅自访问和处理电子公文。（三）电子公文的安全管理1.加强电子公文的安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对公司OA系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和修复系统存在的安全隐患。3.严格控制电子公文的访问权限，对涉及公司机密的电子公文，应设置严格的保密级别和访问密码，并定期更换密码。4.加强对电子公文操作人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能，防止因人为疏忽导致电子公文泄露或丢失。五、公文归档与保管（一）归档范围公司所有的公文，包括纸质公文和电子公文，都应按照规定进行归档。归档公文应包括公文的正本、定稿、附件、处理过程中形成的各种签批意见、会议纪要等相关资料。（二）归档要求1.归档公文应齐全完整，内容准确，格式规范。对于不符合归档要求的公文，应进行补充或更正后再行归档。2.归档公文应按照公文的形成时间、来源、内容等进行分类整理，编制归档目录，便于查找和利用。3.归档公文应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应按照档案管理的要求进行装订、编目、上架等工作；电子档案应按照电子文件管理的规定进行存储、备份和管理。（三）保管期限1.公司公文的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的公文主要是指公司的重要决策、规章制度、历史资料等；长期保管的公文一般是指公司在一定时期内具有查考利用价值的公文；短期保管的公文主要是指公司在短期内需要查阅的一般性公文。2.具体公文的保管期限应根据公文的性质、内容和重要程度等因素进行确定，并在公文归档时明确标注。（四）档案查阅与利用1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，