公司询价制度规范

PAGE公司询价制度规范一、总则（一）目的为规范公司询价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及物资采购、工程发包、服务外包等项目的询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商，给予平等的机会，不偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.诚实守信原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供信息，不得隐瞒或虚报。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据业务需要，填写《询价申请表》，详细说明所需物资、工程或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、服务期限等内容。2.《询价申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到《询价申请表》后，对需求进行初步评估，确认询价的必要性和可行性。2.根据需求信息，制定询价文件，包括询价函、报价单格式、技术规格要求、质量标准、交货条款、售后服务要求等。3.确定询价供应商范围，通过公司供应商名录、行业网站、媒体广告、供应商推荐等途径收集潜在供应商信息，并进行筛选。（三）询价发放1.采购部门向筛选后的潜在供应商发放询价文件，明确询价截止时间、报价方式等要求。2.对于重要物资或大额采购项目，可组织供应商现场勘查或召开询价答疑会，确保供应商准确理解询价要求。（四）报价接收1.供应商应在规定的询价截止时间前，将密封后的报价文件送达采购部门或按照指定方式进行报价。2.采购部门对收到的报价文件进行登记，检查报价文件的完整性和密封性。（五）报价评审1.采购部门组织相关部门人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组应包括采购人员、技术专家、质量管理人员等。2.评审内容包括报价合理性、技术方案可行性、质量保证能力、售后服务承诺、交货期等。评审小组可采用综合评分法、最低价法等方法进行评审。3.评审过程中，评审小组可要求供应商对报价或技术方案进行澄清或说明，但不得改变报价实质性内容。（六）结果确定1.评审小组根据评审结果，推荐中标候选人或确定中标供应商，并形成评审报告。2.采购部门将评审结果报公司领导审批，经批准后向中标供应商发出中标通知书，同时向未中标供应商发出未中标通知书，并说明理由。（七）合同签订1.中标供应商接到中标通知书后，应在规定时间内与公司签订采购合同。合同内容应符合询价文件和评审结果，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，由采购部门负责跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。三、询价文件编制（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表述询价项目的需求，避免出现模糊或歧义性条款。2.询价文件应包括项目概述、技术规格要求、质量标准、交货时间、服务要求、报价要求、评审标准等内容。（二）技术规格要求1.根据项目实际需求，详细描述所需物资、工程或服务的技术规格、型号、性能参数等。2.技术规格要求应符合国家相关标准和行业规范，确保采购的物资和服务能够满足公司业务需要。（三）质量标准明确采购物资或服务的质量标准，包括验收标准、检验方法、质量保证期限等内容。质量标准应具有可操作性和可衡量性，便于对供应商提供的产品或服务进行质量把控。（四）交货时间和服务要求1.规定供应商的交货时间或服务起始时间，明确交货地点或服务提供地点。2.对售后服务提出要求，如维修保养期限、响应时间、培训服务等，确保公司在使用过程中能够得到及时有效的技术支持和服务保障。（五）报价要求1.明确报价的范围，包括物资价格、运输费用、税费、安装调试费用、售后服务费用等所有可能涉及的费用。2.规定报价的方式，如一次性报价、分项报价等，并要求供应商注明价格组成明细。3.设定报价有效期，确保在有效期内供应商的报价具有约束力。（六）评审标准制定详细的评审标准，明确各项评审因素的权重和评分细则。评审标准应客观、公正，能够准确反映供应商的综合实力和报价合理性。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.供应商应提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等相关资料，经采购部门审核后报公司领导批准。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平（与市场价格比较）、合作配合度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式，形成供应商评估报告。（三）供应商分类管理根据供应商评估结果，将供应商分为A、B、C三类。A类为优质供应商，给予优先合作机会；B类为合格供应商，正常开展合作；C类为待改进供应商，限制合作或进行整改。1.A类供应商：连续两年评估结果优秀，产品质量稳定可靠，交货及时，售后服务良好，价格具有竞争力。在公司采购项目中，优先选择A类供应商参与询价和采购。与A类供应商建立长期稳定的合作关系，给予一定的优惠政策和支持。2.B类供应商：评估结果符合公司要求，各项指标表现良好，但个别方面存在一定改进空间。正常参与公司询价和采购活动，采购部门应关注其表现，督促其不断改进。3.C类供应商：评估结果较差，存在较多问题，如产品质量不稳定、交货延迟、售后服务不到位等。限制C类供应商参与公司重要采购项目的询价，要求其限期整改，整改后经重新评估合格方可恢复正常合作。（四）供应商淘汰对于连续评估不合格、严重违反合同约定、出现重大质量问题或信誉问题的供应商，予以淘汰，并从公司供应商名录中删除。五、监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门定期对询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、评审结果是否公正、合同执行是否到位等。2.公司纪检监察部门对询价活动中的违规违纪行为进行调查处理，确保询价活动廉洁、公正。（二）投诉处理1.建立询价投诉机制，接受供应商和公司内部人员对询价活动的投诉。投诉应实名提出，并提供相关证据材料。2.采购部门接到投诉后，应及时进行调查核实，在规定时间内给予投诉人答复。对于投诉属实的，应依法依规进行处理，并将处理结果反馈给投诉人。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价档案，对询价活动中的各类文件、资料进行归档保存。询价档案应包括询价申请表、询价文件、报价文件、评审报告（含评分明细）、中标通知书、采购合同等。2.询价档案保存期限按照国家法律