制度规范格式标准

PAGE制度规范格式标准一、总则（一）目的本制度旨在明确公司各类文档、文件、报告等的格式标准，确保公司信息传递的准确性、规范性和一致性，提高工作效率，便于文档的管理、存档和查阅，维护公司的整体形象。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位在工作中涉及的所有文档格式规范要求，包括但不限于公文、业务文件、合同协议、报告、报表、宣传资料等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保制度内容合法合规。2.准确性原则：格式规范应准确反映文档的内容和性质，便于清晰理解和准确传达信息。3.一致性原则：在公司内部保持格式标准的统一，避免因格式差异造成信息误解或管理混乱。4.实用性原则：格式规范应具有实际操作性，便于员工执行，同时满足公司文档管理的实际需求。二、纸张与页面设置（一）纸张规格1.一般文档应采用A4纸（210mm×297mm）作为标准纸张。2.特殊情况需使用其他规格纸张的，需经上级领导审批，并在文档中注明原因。（二）页面边距1.上、下页边距均为2.54cm，左、右页边距均为3.17cm。2.页眉边距为1.5cm，页脚边距为1.75cm。（三）页眉页脚设置1.页眉：一般情况下，页眉内容为公司名称。对于特定类型的文档，可根据需要添加文档标题或标识等相关信息。页眉文字应使用宋体，字号为小五，居中对齐。2.页脚：页脚内容统一设置为页码，页码采用阿拉伯数字，格式为“第X页，共Y页”，小五宋体，右对齐。三、字体、字号与排版（一）字体1.中文：主要使用宋体，特殊情况如需强调或突出显示的部分可使用黑体、楷体等。2.英文：使用TimesNewRoman字体。（二）字号1.标题：一级标题：宋体，二号字，加粗，居中对齐。二级标题：宋体，三号字，加粗，居左对齐。三级标题：宋体，四号字，加粗，居左对齐。四级标题：宋体，小四号字，加粗，居左对齐。2.正文：宋体，小四号字，1.5倍行距。（三）排版1.段落格式：首行缩进2个字符，段前、段后间距均为0.5行。2.行距：正文行距统一设置为1.5倍行距，特殊情况如需调整行距，需经上级领导审批。3.对齐方式：正文内容应左对齐，特殊格式要求（如表格、图片等）除外。四、文档结构与层次（一）封面1.封面内容应包括公司名称、文档标题、文档编号、编制部门、编制日期、版本号等信息。2.封面字体应根据整体风格进行设计，确保清晰、美观、大方。一般情况下，公司名称使用二号字，宋体，加粗，居中；文档标题使用三号字，宋体，加粗，居中；其他信息使用四号字，宋体，居下对齐。（二）目录1.目录应列出文档的各级标题及对应页码，便于读者快速查找所需内容。2.目录字体为宋体，小四号字，1.5倍行距。（三）正文1.正文应按照逻辑顺序进行组织，层次分明，条理清晰。2.各级标题应准确概括相应段落的内容，起到提纲挈领的作用。（四）附件1.附件应与正文内容紧密相关，是对正文内容的补充或详细说明。2.附件应在正文中相应位置注明，并按照附件顺序依次编号，如“附件1：[附件名称]”。3.附件格式应与正文保持一致，如有特殊要求，需在文档中明确说明。五、表格格式（一）表格样式1.表格应使用简洁明了的样式，避免过于复杂的设计。2.表格边框应根据实际需要进行设置，一般情况下，外边框使用粗实线，内边框使用细实线。对于数据较多或需要强调的表格，可适当增加边框的宽度或使用不同的线型。（二）表格排版1.表格应居中对齐，表格标题位于表格上方，使用宋体，五号字，加粗，居中。2.表格内容应使用宋体，小五号字，居中或左对齐，根据内容的性质和阅读习惯进行调整。3.表格列宽应根据内容合理调整，确保表格内容完整显示，避免出现文字换行或单元格内容溢出的情况。（三）表格编号表格应按照在文档中出现的顺序依次编号，如“表1：[表格名称]”。编号位于表格标题上方，使用宋体，五号字，居左对齐。六、图片格式（一）图片来源1.公司内部生成的图片应确保质量清晰、准确反映相关内容。2.引用外部图片时，应确保图片来源合法合规，具有相应的版权授权，避免侵权行为。（二）图片排版1.图片应插入到文档中相应位置，并与正文内容紧密相关。2.图片应居中对齐或根据内容需要进行合理排版，确保图片与文字之间的协调性。（三）图片说明对于图片内容需要进行解释或说明的，应在图片下方添加文字说明，使用宋体，五号字，居左对齐。说明内容应简洁明了，准确概括图片的主要信息。（四）图片格式要求1.图片格式一般应为JPEG或PNG格式，确保图片质量清晰，色彩准确。2.图片分辨率应不低于300dpi，以保证打印或在不同设备上显示时的清晰度。七、页码与分页（一）页码设置页码应按照前文所述的页脚格式进行设置，确保文档页码的连续性和准确性。（二）分页要求1.原则上，文档应根据内容的逻辑结构进行分页，避免出现内容过于集中或分散的情况。2.对于较长的段落或包含多个主题的部分，可适当进行分页，以提高文档的可读性。3.分页应在自然段落结束处进行，避免在句子中间分页。八、特殊文档格式要求（一）公文格式1.公文应严格按照国家行政机关公文格式标准进行排版，包括发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。2.具体格式要求如下：发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“[公司名称]文件”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，推荐使用小标宋体字，字号由发文机关酌定；联合行文时，使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标识下空二行位置，居中排布。标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。正文：公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（二）合同协议格式1.合同协议应包含合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同协议标题应使用二号字，宋体，加粗，居中。正文应使用小四号字，宋体，1.5倍行距，条款内容应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义性表述。3.合同协议中的条款应按照逻辑顺序进行排列，重要条款应进行适当加粗或突出显示，以引起双方的重视。4.合同协议如有附件，应在正文中明确附件的名称、编号及内容，并确保附件与正文的一致性和关联性。附件格式应与正文保持一致。5.合同协议应在结尾处预留双方签字（盖章）的位置，并注明签字日期。签字（盖章）处应使用黑色中性笔或钢笔填写，确保字迹清晰、工整。（三）报告格式1.报告应包括标题、引言、正文、结论、建议等部分。2.标题应准确概括报告的主题，使用二号字，宋体，加粗，居中。引言部分应简要介绍报告的背景、目的和范围。正文部分应详细阐述报告的内容，根据需要进行分段、分点论述，使用小四号字，宋体，1.5倍行距。结论部分应总结报告的主要内容和观点，建议部分应针对问题提出相应的解决方案或改进措施。3.报告中如有图表、数据等，应确保图表清晰、数据准确，并在正文中相应位置进行引用和说明。图表编号、标题及数据来源应标注清楚，便于读者查阅和理解。4.报告结尾应注明报告编制部门、编制日期等信息。九、附则（一）解释权本制