采购部规范管理制度

PAGE采购部规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司采购工作的管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、透明、廉洁，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司采购部及与采购活动相关的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格履行合同约定，维护公司信誉。二、采购流程（一）采购申请1.各部门根据生产经营需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部。（二）采购审批1.采购部收到《采购申请表》后，对采购申请进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。采购金额较小的，由采购部经理审批；采购金额较大的，需报公司分管领导或总经理审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行实地考察和评估，包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、售后服务等方面。经考察合格的供应商，纳入公司合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括交货期、产品质量、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。3.供应商选择根据采购需求，从合格供应商名录中选择合适的供应商进行采购。采购人员与供应商进行沟通协商，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，并签订采购合同。（四）采购实施1.采购人员根据采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资的名称、规格型号、数量、交货期等信息。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，采购人员及时跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。3.对于重要物资或采购金额较大的项目，采购部可派人到供应商现场进行监造或验收。（五）验收与入库1.物资到货后，采购部通知相关部门进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格型号等进行检验。2.验收合格的物资，办理入库手续，填写《入库单》，并将物资存放到指定仓库。验收不合格的物资，采购部及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货或退货等措施。（六）付款结算1.采购部根据采购合同和验收情况，填写《付款申请单》，附上相关发票、入库单等凭证，提交至财务部门审核。2.财务部门审核无误后，按照公司规定的付款流程进行付款结算。付款方式包括支票、汇票、电汇等。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。采购预算应详细列出各类采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购金额等信息。2.年度采购预算经公司财务部门审核、公司分管领导审批后，报公司总经理办公会审议通过。（二）预算执行与控制1.采购部严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司规定的预算调整程序进行申请和审批。2.财务部门定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，并向公司管理层汇报。对于预算执行偏差较大的情况，及时采取措施进行纠正。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员在与供应商签订采购合同前，应将合同草本提交至公司法务部门进行审核。法务部门重点审查合同条款的合法性、完整性和准确性，确保合同风险可控。2.经法务部门审核通过的合同草本，由采购部与供应商签订正式采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（二）合同履行1.采购部和供应商应严格按照采购合同约定履行各自的义务。采购人员应及时跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购部应按照合同约定追究供应商的违约责任，并采取相应的措施减少公司损失。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更或解除合同，采购部应及时与供应商协商，并签订相关变更或解除协议。2.合同变更或解除协议应报公司法务部门备案，并按照公司规定的流程进行审批。（四）合同归档采购合同签订后，采购部应及时将合同原件及相关资料进行归档保存。合同档案应包括合同草本、正式合同、补充协议、验收报告、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.针对识别出的风险，采购部应分析其发生的可能性和影响程度，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对加强市场调研，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，避免因市场波动导致采购成本增加。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条款。2.供应商风险应对对供应商进行严格的评估和管理，选择信誉良好实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约束供应商行为。定期对供应商进行考核，对于表现不佳的供应商及时进行调整或淘汰。3.质量风险应对加强对采购物资的质量检验，严格按照相关标准和合同要求进行验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，确保采购物资质量可靠。对于质量不合格的物资，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或退换货。4.合同风险应对加强合同管理，严格按照合同签订流程进行操作，确保合同条款合法合规、完整准确。定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如发生合同纠纷，及时咨询公司法务部门，通过法律途径维护公司合法权益。5.付款风险应对建立严格的付款审批制度，确保付款依据充分、手续齐全。加强与财务部门的沟通协调，及时掌握公司资金状况，合理安排付款时间和金额。对于长期拖欠货款的供应商，采取相应的催款措施，必要时通过法律手段解决。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等方面。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作情况，接受公司内部监督和检查。（二）外部监督1.公司采购活动接受政府相关部门的监督检查，采购部应积极配合政府部门的工作，如实提供相关资料和信息。2.公司应建立健全投诉举报机制，接受供应商和公司内部员工的投诉举报，对于发现的违规违纪行为，依法依规进行处理。七、采购人员行为规范（一）职业道德1.采购人员应遵守国家法律法规和公司规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利。2.采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露公司采购信息和供应商信息。（二）工作纪律1.采购人员应按时上下班，遵守公司考勤制度，不得无故旷工、迟到早退。2.采购人员应认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿扯皮、敷衍塞责。3.采购人员应保持良好的工作态度和沟通能力，与公司内部各部门和供应商建立良好的合作关系。（三）廉洁自律1.采购人员不得接受供应