重点规范合同管理制度

PAGE重点规范合同管理制度一、总则（一）目的本合同管理制度旨在加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，保障公司经营活动的顺利进行。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.公平公正原则：合同双方的权利和义务应当对等，不得损害对方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.风险防范原则：加强合同风险评估和防范，确保合同的履行能够实现公司的经营目标。（四）职责分工1.公司合同管理部门：负责制定和完善合同管理制度，审核合同文本，监督合同履行，处理合同纠纷等。2.业务部门：负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，及时向合同管理部门报送合同相关资料。3.财务部门：负责审核合同的财务条款，监督合同款项的收付，提供财务方面的咨询和支持。4.法务部门：负责对合同进行法律审查，提供法律意见，处理合同纠纷的法律事务。二、合同的签订（一）合同的起草1.业务部门根据业务需要起草合同文本，合同文本应当具备合同双方的基本信息、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。2.合同文本应当使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。（二）合同的审核1.业务部门将起草好的合同文本提交给合同管理部门进行审核。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性、可行性等进行全面审核。2.合同管理部门审核通过后，将合同文本提交给财务部门进行财务审核。财务部门应当对合同的财务条款进行审核，确保合同款项的收付符合公司财务制度的规定。3.财务部门审核通过后，将合同文本提交给法务部门进行法律审核。法务部门应当对合同的法律条款进行审核，确保合同的签订和履行符合法律法规的规定，防范法律风险。（三）合同的签订1.经审核通过的合同，由业务部门负责与合同对方进行谈判，达成一致意见后，签订合同。2.合同签订应当采用书面形式，由双方当事人签字（盖章）确认。合同一式多份，分别由业务部门、合同管理部门、财务部门、法务部门等留存。3.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本提交给合同管理部门备案。合同管理部门应当建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行详细记录。三、合同的履行（一）履行计划1.业务部门应当根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的步骤、时间节点、责任人等。2.合同履行计划应当报合同管理部门备案。合同管理部门应当对合同履行计划进行审核，确保合同履行计划的合理性和可行性。（二）履行监督1.业务部门应当按照合同履行计划组织实施合同履行工作，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。2.合同管理部门应当对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.财务部门应当按照合同约定，及时办理合同款项的收付手续，并对合同款项的收付情况进行监督。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应当及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，业务部门应当按照合同约定或者法律法规的规定，及时通知合同对方，并办理相关手续。解除合同应当签订书面解除协议，明确双方的权利和义务。3.合同变更或者解除后，业务部门应当及时将相关情况报告合同管理部门备案。合同管理部门应当对合同变更或者解除的情况进行记录，并调整合同台账。四、合同的归档与保管（一）归档要求1.合同签订后，业务部门应当及时将合同文本及相关资料整理归档，确保合同资料的完整性和准确性。2.合同归档资料应当包括合同文本、合同履行计划、合同变更协议、合同解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。（二）保管期限1.合同档案的保管期限应当根据合同的性质、重要程度、涉及金额等因素确定。一般情况下，合同档案的保管期限为[X]年。2.对于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或者法律纠纷的合同档案，应当永久保管。（三）保管责任1.公司应当指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案保管人员应当严格遵守档案管理制度，不得擅自查阅、复制、出借合同档案。如因工作需要查阅、复制、出借合同档案的，应当按照规定办理相关手续。五、合同纠纷的处理（一）纠纷预防1.公司应当加强合同管理，提高合同签订和履行的质量，预防合同纠纷的发生。2.业务部门在合同签订和履行过程中，应当加强与合同对方的沟通和协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理1.如发生合同纠纷，业务部门应当及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门应当会同法务部门进行分析研究，制定纠纷处理方案。2.纠纷处理方案应当根据纠纷的性质、特点、涉及金额等因素确定，包括协商解决、仲裁解决、诉讼解决等方式。3.在纠纷处理过程中，公司应当积极收集证据，维护公司的合法权益。同时，应当遵守法律法规的规定，尊重合同对方的合法权益，妥善处理纠纷。六、合同管理的信息化建设（一）建设目标1.建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、科学化。2.通过合同管理信息系统，提高合同管理的效率和质量，降低合同管理成本，防范合同风险。（二）系统功能1.合同起草：提供合同模板，支持业务部门在线起草合同文本。2.合同审核：实现合同审核流程的电子化，自动提醒审核人员进行审核。3.合同签订：支持合同在线签订，自动生成合同编号和签订日期。4.合同履行：实时跟踪合同履行情况，提醒业务部门及时履行合同义务。5.合同变更与解除：支持合同变更和解除的在线办理，自动记录变更和解除的情况。6.合同归档与保管：实现合同档案的电子化管理，方便查阅和检索。7.合同统计分析：提供合同统计报表和分析功能，为公司决策提供数据支持。（三）系统实施1.公司应当制定合同管理信息系统建设方案，明确系统建设的目标、任务、步骤、时间节点等。2.合同管理信息系统建设方案应当报公司领导审批后实施。在系统建设过程中，应当加强与软件供应商的沟通和协调，确保系统建设的顺利进行。3.系统建设