卫健局规范发文制度

PAGE卫健局规范发文制度一、总则（一）目的为进一步加强卫健局发文管理，确保文件的规范性、准确性和严肃性，提高工作效率，促进各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫健局机关各科室、下属各事业单位在履行职责过程中所形成的各类文件，包括但不限于通知、通报、报告、请示、批复、意见等。（三）基本原则1.合法性原则：发文必须符合国家法律法规和相关政策要求，不得与上位法相抵触。2.准确性原则：文件内容应准确表述意图，数据真实可靠，语言规范严谨，避免歧义。3.时效性原则：根据工作需要及时发文，确保信息传递的及时性，提高工作效率。4.精简高效原则：严格控制发文数量，避免不必要的文件印发，做到发文少、效果好。二、发文流程（一）拟稿1.承办科室：根据工作需要，由相关科室负责拟写文件初稿。拟稿人应深入了解工作背景和实际情况，确保文件内容具有针对性和可操作性。2.内容要求：主题明确：文件应围绕一个核心主题展开，避免主题分散。结构清晰：按照合理的逻辑顺序组织内容，一般包括开头、正文和结尾。开头应简要说明发文目的；正文详细阐述工作内容、要求、措施等；结尾明确发文的执行要求或期望。语言规范：使用规范的汉字、标点符号和计量单位，避免使用生僻字、网络用语等不规范表述。数据准确：涉及的数据应经过核实，确保准确无误。（二）审核1.科室负责人审核：拟稿完成后，由科室负责人对文件内容进行初步审核。审核重点包括文件主题是否明确、内容是否完整准确、措施是否可行、格式是否规范等。科室负责人应提出审核意见，对不符合要求的部分进行修改完善。2.分管领导审核：科室负责人审核通过后，将文件送分管领导审核。分管领导应对文件的政策依据、工作部署、与其他相关工作的衔接等方面进行全面审核，提出明确的审核意见。对于重要文件或涉及重大事项的文件，分管领导应组织相关人员进行专题研究讨论后再行审核。3.办公室审核：分管领导审核通过后，文件交办公室进行审核。办公室主要审核文件格式是否符合要求、文字表述是否通顺、发文程序是否合规等。办公室审核通过后，在文件上加盖“审核通过”章，并注明审核日期。（三）签发1.一般文件签发：经办公室审核通过的文件，由卫健局主要领导或授权的其他领导签发。签发人应认真审阅文件内容，对文件的准确性、规范性和可行性负责，并签署明确的意见。2.重要文件签发：对于涉及全局性工作、重大政策调整、重要人事任免等重要文件，需经卫健局领导班子集体研究讨论后，由主要领导签发。（四）编号与登记1.编号：文件签发后，由办公室负责统一编号。编号应遵循一定的规则，确保文件编号的唯一性和系统性。编号格式一般为“卫健局[年份]第[序号]号”，其中“年份”为文件印发年份，“序号”为该年份内文件的顺序号。2.登记：办公室对已编号的文件进行详细登记，登记内容包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位、主送单位、抄送单位、文件密级等。登记完成后，建立文件台账，以便对文件进行跟踪管理。（五）印发1.排版与校对：办公室根据文件内容和格式要求进行排版，并安排专人进行校对。校对人员应认真细致，逐字逐句核对文件内容，确保排版格式正确、文字表述无误。校对完成后，在文件上加盖“校对无误”章，并注明校对日期。2.印制与分发：排版校对无误后，办公室将文件交予指定的印刷部门进行印制。印制过程中，应严格控制印刷质量，确保文件清晰、整洁。文件印制完成后，按照文件登记的主送单位、抄送单位进行分发。分发方式可采用纸质文件邮寄、电子文件发送等方式，确保文件及时、准确送达相关单位和人员。三、发文格式（一）文件头1.发文机关标识：卫健局文件头应使用统一的发文机关标识，一般为“[卫健局名称]文件”，字体为宋体二号，居中排列。2.发文字号：发文字号位于发文机关标识下空二行，用仿宋体三号字，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。3.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（二）标题文件标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题应准确概括文件的主要内容，简洁明了，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（三）主送机关主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。（四）正文正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（五）附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（六）发文机关署名、成文日期和印章1.发文机关署名：发文机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。2.成文日期：成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。3.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（七）附注附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（八）附件说明附件说明指公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.[附件名称1]”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（九）抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如主送机关移至版记，标注方法同抄送机关。（十）印发机关和印发日期印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。四、发文管理（一）文件归档1.归档范围：卫健局形成的各类文件，包括纸质文件和电子文件，均应按照规定进行归档。归档文件应齐全完整，能够反映工作全貌和历史过程。2.归档时间：文件办理完毕后，承办科室应及时将文件整理归档。一般情况下，当年形成的文件应在次年上半年完成归档工作。3.归档要求：归档文件应按照分类方案和编号顺序进行排列，编制归档文件目录。归档文件目录应包括文件编号、文件标题、发文日期、发文单位、主送单位、抄送单位、文件密级等内容。同时，应将归档文件存储在安全、可靠的存储介质上，并建立相应的索引和检索系统，以便于查询和利用。（二）文件保密1.密级划分：根据文件内容涉及国家秘密的程度，将文件划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级文件是指涉及最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件；机密级文件是指涉及重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件；秘密级文件是指涉及一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件。2.保密措施：文件制作：涉及国家秘密的文件应在符合保密要求的场所制作，制作过程中应采取必要的保密措施，防止文件内容泄露。文件传递：绝密级文件应通过机要交通或专人传递；机密级文件应通过机要通信或专人传递；秘密级文件可通过挂号邮寄或专人传递。传递过程中应严格遵守保密规定，确保文件安全。文件存储：涉密文件应存储在专门的保密设备中，如密码保险柜、加密硬盘等，并设置相应的访问权限。存储场所应具备安全保密条件，防止文件被盗、被篡改或丢失。文件使用：涉密文件的使用应严格按照规定的范围和程序进行，未经批准不得擅自扩大使用范围。使用过程中应妥善保管文件，不得随意转借、复印或传播。使用完毕后应及时归还保密设备。文件销毁：涉密文件在超过保密期限或失去保密价值后，应按照规定进行销毁。销毁过程应严格履行审批手续，采用符合保密要求的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文件内容无法恢复。（三）文件查阅与借阅1.查阅制度：内部人员查阅文件应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等内容，经所在科室负责人批准后，到办公室查阅。查阅过程中应遵守查阅场所的规定，不得擅自摘抄、复印或传播文件内容。外部单位查阅文件应事先与卫健局相关科室联系，说明查阅目的和范围，经分管领导批准后，按照规定的程序进行查阅。查阅过程中应安排专人陪同，确保文件安全。2.借阅制度：内部人员借阅文件应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等内容，经所在科室负责人批准后，到办公室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新