采购部工作规范制度

PAGE采购部工作规范制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购部的工作流程，确保采购活动的合法性、规范性和高效性，保障公司物资供应的及时性和质量，降低采购成本，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司采购部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，不得偏袒任何供应商，确保所有供应商享有平等的竞争机会。效益原则：在保证物资质量和满足公司需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。诚实守信原则：采购部与供应商之间应诚实守信，严格履行合同约定，维护双方的良好合作关系。二、采购流程1.需求申请各部门根据工作需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人对采购需求进行审核，确认需求的合理性和必要性后签字批准，并将申请表提交至采购部。2.采购计划制定采购部收到各部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总整理。根据公司的生产经营计划、库存情况以及采购周期等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预算等内容。将采购计划提交至采购部经理审核，经审核通过后执行。3.供应商选择与评估采购人员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件，并对其经营状况、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行调查了解。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等内容。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰处理。4.采购合同签订采购人员与选定的供应商进行商务谈判，就采购物资的价格、数量、质量标准、交货期、交货地点、付款方式等条款达成一致意见。根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款合法、合规、明确、具体。将采购合同提交至采购部经理审核，经审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。5.采购订单下达采购合同签订后，采购人员根据合同条款，及时下达采购订单。采购订单应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。6.到货验收采购物资到货前，采购人员应通知相关部门做好验收准备工作。物资到货后，由验收部门按照合同要求和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行验收。验收合格后，填写《验收报告》，并由验收人员签字确认。如发现物资存在数量短缺、质量问题等不符合合同要求的情况，验收部门应及时通知采购人员与供应商协商解决。协商不成的，按照合同约定追究供应商的违约责任。7.付款结算采购人员根据验收合格的《验收报告》和采购合同，填写《付款申请单》，详细说明采购物资的名称、数量、金额、付款方式等信息，并提交至财务部门审核。财务部门对《付款申请单》进行审核，确认无误后按照合同约定的付款方式和时间进行付款结算。采购人员负责跟踪付款情况，确保供应商按时收到款项，并与供应商保持良好的沟通。三、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司的年度经营计划和采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购物资的种类、数量、价格、预计采购金额等内容。在编制采购预算时，采购人员应充分考虑市场价格波动、供应商报价变化等因素，确保预算的合理性和准确性。将采购预算提交至公司财务部门审核，经审核通过后纳入公司年度预算管理体系。2.预算执行采购部应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本。在采购过程中，如因特殊情况需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。采购人员应定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决。3.预算监督公司财务部门负责对采购预算的执行情况进行监督检查，确保采购活动符合预算要求。审计部门定期对采购预算的执行情况进行审计，对发现的问题提出整改意见，并追究相关人员的责任。四、采购风险管理1.风险识别采购部应建立采购风险识别机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。针对不同类型的风险，分析其产生的原因和可能造成的影响。2.风险应对根据风险识别结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格分析、建立价格预警机制等方式进行应对；对于供应商风险，可加强供应商管理、建立供应商备用库等方式进行应对；对于质量风险，可加强验收管理、建立质量追溯体系等方式进行应对；对于合同风险，可加强合同审核、规范合同签订流程等方式进行应对；对于付款风险，可加强付款审批、跟踪付款情况等方式进行应对。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。3.风险监控采购部应建立采购风险监控机制，对采购过程中的风险进行实时监控。及时发现风险变化情况，并采取相应的措施进行处理。定期对采购风险进行总结和分析，评估风险应对措施的有效性，为制定更加科学合理的风险应对策略提供依据。五、采购档案管理1.档案分类采购档案分为合同档案、订单档案、验收档案、供应商档案等类别。合同档案包括采购合同、补充协议、变更协议等相关文件；订单档案包括采购订单、订单变更记录等相关文件；验收档案包括验收报告、检验记录等相关文件；供应商档案包括供应商资质证明文件、评估报告、合作记录等相关文件。2.档案整理采购人员应及时对采购过程中产生的各类文件进行整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。按照档案分类标准，对档案进行分类编号，建立档案目录，便于查找和管理。3.档案保管采购档案应妥善保管，指定专人负责档案管理工作。档案保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定。档案保管地点应具备安全、防潮、防火、防虫等条件，确保档案资料的安全。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，并提交至档案管理部门负责人审核。经审核通过后，档案管理人员按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。六、采购人员行为规范1.职业道德采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。保守公司商业秘密，不得泄露公司采购计划、采购价格、供应商信息等机密内容。2.工作纪律采购人员应遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。严格遵守工作流程和操作规范，不得擅自简化或省略采购环节。在工作时间内，不得从事与工作无关的事情，确保工作效率和质量。3.沟通协作采购人员应与各部门保持良好的沟通协作关系，及时了解