议事厅上墙制度规范

PAGE议事厅上墙制度规范一、总则（一）目的为了规范公司/组织议事厅的管理，提高议事效率，确保决策的科学性、民主性和公正性，特制定本制度规范。本制度旨在明确议事厅的使用规则、议事流程以及相关责任，保障公司/组织各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及重要事项讨论、决策的议事活动，包括但不限于战略规划、重大项目决策、重要人事任免、财务预算等。（三）基本原则1.合法性原则：议事活动必须严格遵守国家法律法规以及公司/组织的章程规定，确保决策合法合规。2.民主集中制原则：充分发扬民主，广泛听取各方意见，在民主讨论的基础上进行集中决策，确保决策代表大多数人的利益。3.公开透明原则：议事过程和结果应在一定范围内公开，接受公司/组织成员的监督，增强决策的透明度和公信力。4.高效务实原则：优化议事流程，提高议事效率，注重实际效果，确保议事活动能够及时解决问题，推动工作进展。二、议事厅使用管理（一）议事厅设置1.地点选择：议事厅应设置在交通便利、环境安静、设施齐全的区域，便于公司/组织成员集中参与议事活动。2.功能布局：议事厅内应配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、麦克风、桌椅等，以满足不同议事形式的需求。同时，应设置专门的记录区域，配备记录设备和文具，确保议事内容能够准确记录。3.环境要求：议事厅应保持整洁、舒适的环境，定期进行清洁和维护。室内温度、湿度应适宜，光线应充足且柔和，以营造良好的议事氛围。（二）使用申请1.申请流程：凡需使用议事厅进行议事活动的部门或项目组，应提前填写《议事厅使用申请表》，详细说明议事主题、时间、参与人员等信息，并提交至公司/组织办公室。2.审批流程：办公室收到申请表后，应及时进行审核。对于一般性议事活动，由办公室负责人审批；对于涉及重大事项的议事活动，需报公司/组织领导审批。审批通过后，办公室应及时通知申请部门或项目组，并做好相关准备工作。（三）使用安排1.时间安排：议事厅的使用时间应根据公司/组织的工作安排和实际需求进行合理安排。原则上，工作日的正常工作时间为优先使用时段，特殊情况需在非工作时间使用的，应提前向办公室提出申请，并经批准后方可使用。2.人员安排：申请部门或项目组应按照申请表中确定的参与人员名单组织参会，不得随意更换或增加参会人员。如有特殊情况需要调整，应提前向办公室说明原因，并经批准后方可变更。（四）使用记录1.记录内容：每次议事活动结束后，记录人员应及时整理议事记录，详细记录议事时间、地点、主持人、参会人员、议事内容、决策结果等信息，并形成书面材料。2.记录存档：议事记录应妥善保存，按照公司/组织档案管理规定进行归档。保存期限根据议事内容的重要程度和相关规定确定，一般重要事项的议事记录应长期保存。三、议事流程规范（一）议事准备1.议题确定：议事议题应由发起部门或项目组提前确定，并在申请表中明确列出。议题应具有明确的主题和目的，与公司/组织的战略目标和工作重点相关。2.资料准备：发起部门或项目组应提前准备与议题相关的资料，如背景材料、数据报表、分析报告等，以便参会人员在议事前充分了解情况，提高议事效率。3.通知参会人员：办公室应根据审批通过的申请表，及时通知参会人员议事的时间、地点、议题等信息。参会人员应提前做好准备，熟悉议题内容，以便在议事过程中能够充分发表意见。（二）议事过程1.主持人开场：议事活动开始时，主持人应简要介绍议事背景、目的和议程安排，明确议事规则和要求。2.议题汇报：发起部门或项目组负责人应就议题内容进行详细汇报，包括现状分析、问题提出、解决方案建议等。汇报应客观、准确、清晰，突出重点和关键问题。3.讨论发言：参会人员应围绕议题展开充分讨论，各抒己见，分享观点和建议。讨论过程中应尊重他人意见，避免相互指责和争吵。主持人应引导讨论方向，确保讨论围绕议题进行，不偏离主题。4.决策形成：在充分讨论的基础上，主持人应组织参会人员进行决策。决策方式可根据议题性质和实际情况选择投票表决、举手表决、协商一致等方式。决策结果应明确、清晰，记录在案。（三）议事纪要1.纪要撰写：议事活动结束后，记录人员应根据议事记录及时撰写议事纪要。议事纪要应准确概括议事内容和决策结果，语言简洁明了，重点突出。2.纪要审核：议事纪要初稿完成后，应提交主持人审核。主持人应对纪要内容进行认真审核，确保纪要准确反映议事情况和决策结果。如有需要，主持人可组织参会人员对纪要进行进一步修改和完善。3.纪要发布：审核通过后的议事纪要应及时发布，发送给参会人员以及相关部门或项目组。议事纪要应作为公司/组织内部重要文件进行存档，以备查阅。四、议事纪律要求（一）按时参会参会人员应严格按照通知要求的时间准时到达议事厅，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，应提前向主持人请假，并说明原因。（二）遵守秩序1.会议期间：参会人员应将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、发送短信或从事其他与会议无关的活动。2.发言规范：参会人员发言应简洁明了，观点明确，避免冗长、空洞的发言。发言时应尊重主持人和其他参会人员，不得打断他人发言。3.尊重他人：议事过程中应尊重他人意见和建议，不得进行人身攻击或恶意诋毁。对于不同观点，应通过理性讨论和沟通来解决分歧。（三）保守机密议事过程中涉及的公司/组织机密信息、商业秘密、个人隐私等内容，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。未经公司/组织批准，不得擅自将议事内容和决策结果对外公开。五、监督与考核（一）监督机制1.内部监督：公司/组织办公室负责对议事厅使用情况和议事流程进行日常监督检查，确保各项制度规范得到有效执行。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.外部监督：鼓励公司/组织成员对议事活动进行监督，如发现有违反议事纪律、决策程序等问题，可向办公室或上级领导反映。办公室应及时受理并调查核实相关情况，根据调查结果进行处理。（二）考核办法1.考核指标：将议事厅使用管理和议事流程规范执行情况纳入公司/组织绩效考核体系，考核指标包括议事厅使用申请的及时性和准确性、议事活动的组织安排、议事纪律遵守情况、议事纪要的撰写质量等。2.考核方式：考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每季度进行一次，由办公室负责组织实施；不定期抽查根据实际情况随时进行。考核结果将作为公司/组织成员绩效评价和奖惩的重要依据。3.奖惩措施：对于在议事厅使用管理和议事流程规范执行方面表现优秀的部门或个人，公司/组织将给予表彰和奖励；对于违反制度规范的部门或个人，将视情节轻重给