印章使用规范制度

PAGE印章使用规范制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司经营、管理、对外交往等活动中印章的使用。（三）印章种类1.公司公章：代表公司的法定印章，具有最高法律效力，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法人章：代表公司法定代表人的印章，用于特定文件或事项的签署。3.财务专用章：用于公司财务相关文件、票据、报表等的盖章。4.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。5.部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等的发布。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责。需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围等，经部门负责人审核后，报公司领导审批。2.行政部门根据审批意见，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时进行验收，检查印章的规格、样式、文字等是否符合要求。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司领导批准后，发布印章启用通知。2.印章启用通知应明确告知各部门及员工新印章的启用时间、使用范围、使用流程等注意事项。同时，应将新印章的印模留存一份于行政部门备案，另一份分发给相关部门及需要使用印章的人员。三、印章的保管（一）保管原则1.公司各类印章应指定专人负责保管，确保印章安全存放，防止遗失、被盗或滥用。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章使用制度，不得擅自将印章交予他人使用。（二）保管职责1.公司公章：由公司法定代表人或授权的专人保管。保管人员应将公章存放在安全可靠的保险柜中，并设置密码锁。使用公章时，应严格按照规定的审批流程进行操作。2.法人章：由公司法定代表人本人保管或授权特定人员保管。保管人员应妥善保管法人章，确保其使用的安全性和合法性。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人员应严格按照财务制度的规定使用财务专用章，确保财务工作的正常开展。4.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人员应负责合同专用章的日常保管和使用登记工作，确保合同签订的规范性和有效性。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在部门内部严格控制部门章的使用范围，确保其仅用于部门内部文件、通知等的发布。（三）保管人员变更印章保管人员因工作调动、离职等原因需要变更时，应及时办理印章交接手续。交接手续应包括印章实物、使用记录、相关文件等的清点和核对，并填写《印章交接清单》，由交接双方及监交人签字确认。交接完成后，原保管人员应不再承担印章保管职责。四、印章的使用（一）使用流程1.申请：使用印章前，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数、使用部门等信息，并附上相关文件或资料。申请表应经部门负责人审核签字，涉及重大事项或金额较大的合同等，还需经公司领导审批。2.审核：印章保管人员收到《印章使用申请表》后，应认真审核申请事项的真实性、合法性和完整性。对于不符合规定或存在疑问的申请，应及时与申请人沟通核实，并要求补充相关材料或修改申请内容。3.用印：审核通过后，印章保管人员应在申请人在场的情况下，按照规定的使用范围和审批权限使用印章。用印时应确保印章清晰、端正，骑年盖月，并在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称、文号、用印份数、申请人等信息。4.登记：用印完成后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》、相关文件及《印章使用登记表》整理归档，以备查阅。（二）使用范围1.公司公章：主要用于公司对外签订的合同、协议、重要文件、信函、报表等；公司内部的重要人事任免、奖惩决定、规章制度等文件的发布；公司与政府部门、企事业单位等的往来公文、函件等的签署。2.法人章：用于公司法定代表人授权书、法人身份证明等特定文件的签署；公司在银行开户预留印鉴等事项。3.财务专用章：用于公司财务报表、财务票据、资金收付凭证、税务申报等财务相关文件的盖章。4.合同专用章：专门用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件。5.部门章：仅限于部门内部文件、通知、工作联系单、报表等的发布，不得用于对外签订合同、协议或代表公司出具具有法律效力的文件。（三）禁止使用情况1.未经公司领导批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.严禁将印章借给其他单位或个人使用，严禁在与公司业务无关的文件或事项上加盖印章。3.对于涉及违法违规、损害公司利益或存在重大风险的事项，不得加盖印章。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用印章名称等信息，经公司领导批准后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应明确告知各部门及员工停用印章的名称、停用日期，并要求及时将停用印章上缴行政部门。（二）销毁1.销毁原则：对于停用的印章，应及时进行销毁，防止印章被非法使用。销毁印章应遵循安全、保密、彻底的原则，确保印章无法恢复使用。2.销毁程序：行政部门负责组织印章的销毁工作。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，经公司领导批准后实施销毁。销毁过程应由行政部门、审计部门或其他相关部门人员共同监督，并在《印章销毁清单》上签字确认。销毁后的印章应拍照留存，以备查考。六、监督与检查（一）监督部门公司设立专门的印章管理监督小组，由行政部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对公司印章的使用、保管等情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理制度的严格执行。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章保管人员是否按照规定妥善保管印章，印章存放是否安全，是否存在遗失、被盗等情况。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的使用范围和审批流程，是否存在未经批准擅自使用印章、在空白文件上加盖印章等违规行为。3.印章登记情况：检查《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确，是否及时归档。（三）违规处理1.对于违反印章使用规范制度的行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处理。2.对于情节较轻的违规行为，给予批评教育、责令改正等处理；对于情节严重的违规行为，如造成公司重大经济损失或不良影响的，将依法依规追究相关