采购招标制度流程规范

PAGE采购招标制度流程规范一、总则（一）目的为了规范公司采购招标行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购招标活动，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购招标活动应遵循公平、公正的原则，对待所有潜在供应商，不偏袒、不歧视。3.公开透明原则：采购招标活动应公开透明，招标信息、评标标准、中标结果等应及时向社会公开，接受监督。4.诚实信用原则：采购招标活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒、欺诈、泄露商业秘密等。二、采购招标组织与职责（一）采购招标管理部门公司设立采购招标管理部门，负责采购招标活动的组织、协调和管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善采购招标制度流程规范；2.编制采购招标计划和方案；3.发布采购招标信息；4.组织开标、评标、定标等活动；5.签订采购合同；6.监督采购合同的执行；7.处理采购招标过程中的投诉和纠纷。（二）采购需求部门采购需求部门负责提出采购需求，提供采购项目的技术规格、数量、质量要求等相关资料，并参与采购招标活动的评审工作。其主要职责包括：1.根据公司业务需求，提出采购申请；2.编制采购项目的技术规格、数量、质量要求等相关资料；3.参与采购招标文件的编制和评审；4.协助采购招标管理部门进行供应商考察和评估；5.负责采购合同的验收工作。（三）评标委员会评标委员会由公司内部相关部门的专业人员组成，负责对采购招标项目的投标文件进行评审，提出评标意见。其主要职责包括：1.审查投标文件是否符合招标文件的要求；2.对投标文件进行技术、商务、价格等方面的评审；3.推荐中标候选人；4.编写评标报告。三、采购招标流程（一）采购申请采购需求部门根据公司业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等信息，并提交给采购招标管理部门。（二）采购审批采购招标管理部门对采购申请表进行审核，根据公司的采购政策和预算安排，提出审批意见。对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司领导审批。（三）编制采购招标文件采购招标管理部门根据采购申请表和审批意见，编制采购招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。（四）发布采购招标信息采购招标管理部门通过公司官网、采购平台、媒体等渠道发布采购招标信息，邀请潜在供应商参与投标。招标信息应包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容。（五）报名与资格审查潜在供应商在规定的时间内报名参加采购招标项目，并提交相关资格证明文件。采购招标管理部门对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。（六）发售招标文件采购招标管理部门向资格审查合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件费用。（七）投标文件编制与提交供应商根据招标文件的要求，编制投标文件，并在规定的时间内提交给采购招标管理部门。投标文件应包括投标函、技术方案、商务条款偏离表、价格清单、资格证明文件等内容。（八）开标采购招标管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标活动。开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（九）评标评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标过程中，评标委员会可以要求供应商对投标文件进行澄清或说明。评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。（十）定标公司根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。同时，向未中标供应商发出未中标通知书，并退还其投标保证金。（十一）签订采购合同中标供应商与公司按照中标通知书和招标文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。（十二）采购合同执行与验收采购合同签订后，采购需求部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。采购到货后，采购需求部门组织相关人员进行验收，验收合格后办理入库手续。四、采购招标监督与管理（一）内部监督公司内部审计部门负责对采购招标活动进行监督检查，重点检查采购招标程序是否合规、评标过程是否公正、采购合同是否履行等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督公司采购招标活动接受社会监督，对于供应商或其他利害关系人提出的投诉和举报，公司应及时受理，并进行调查处理。对于违反法律法规和公司制度的行为，依法追究相关人员的责任。（三）档案管理采购招标管理部门负责建立采购招标档案，对采购招标活动的相关文件、资料进行整理、归档和保管。采购招标档案应包括采购申请表、采购审批文件、采购招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等内容。五、附则