烟草外包制度规范

PAGE烟草外包制度规范一、总则（一）目的为规范烟草外包业务管理，确保外包活动符合相关法律法规及行业标准要求，保障烟草生产经营活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及烟草外包的所有业务活动，包括但不限于烟草种植、加工、物流配送等环节的外包服务。（三）基本原则1.合法合规原则：外包业务必须严格遵守国家法律法规、烟草行业相关标准及政策要求。2.质量保障原则：确保外包服务的质量，满足烟草生产经营对产品质量、服务水平的要求。3.风险可控原则：对外包业务过程中的各类风险进行有效识别、评估和控制，保障公司利益。4.公平公正原则：在选择外包商、签订合同及执行过程中，遵循公平公正原则，维护双方合法权益。二、外包业务分类与定义（一）烟草种植外包指公司将部分或全部烟草种植工作委托给外部专业种植户或种植企业，由其按照公司要求进行烟草种植活动。（二）烟草加工外包公司将烟草加工环节中的部分工序或全部加工业务委托给具备相应资质和能力的外部加工企业进行生产。（三）烟草物流配送外包把烟草产品的仓储、运输、配送等物流环节委托给专业的物流企业负责，确保烟草产品安全、及时送达目的地。三、外包商选择与管理（一）外包商资质要求1.合法经营：外包商必须具有合法有效的营业执照，经营范围涵盖所承接的外包业务领域。2.行业资质：根据不同外包业务类型，具备相应的行业资质证书，如烟草种植需有相关种植许可资质，烟草加工需具备烟草制品生产企业许可证等。3.信誉良好：在以往经营活动中无重大违法违规记录，商业信誉良好，无拖欠货款、合同违约等不良行为。4.专业能力：拥有与外包业务相匹配的专业技术人员、设备设施及管理团队，具备完成外包任务的能力。（二）选择流程1.需求评估：各业务部门根据实际工作需求，对外包业务进行详细评估，明确外包业务的范围、质量标准、时间要求等关键要素。2.供应商搜索：通过多种渠道收集潜在外包商信息，如行业网站、供应商推荐、招标平台等，建立外包商候选名单。3.资质审查：对候选外包商进行资质审查，核实其是否满足资质要求，审查内容包括营业执照、资质证书、业绩证明、信誉记录等。4.实地考察：组织相关人员对通过资质审查的外包商进行实地考察，了解其生产经营状况、管理水平、人员素质、设备设施等情况，形成考察报告。5.综合评估：根据考察报告及其他相关资料，对候选外包商进行综合评估，评估内容包括业务能力、价格水平、服务质量、合作意愿等，确定最终入选的外包商。6.合同签订：与选定的外包商签订详细的外包合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、付款方式、违约责任等重要事项。（三）外包商管理1.定期沟通：建立与外包商定期沟通机制，业务部门负责人每月至少与外包商沟通一次，及时了解外包业务进展情况，协调解决存在的问题。2.培训指导：根据外包业务需求，为外包商提供必要的培训和指导，帮助其提高业务水平，确保外包服务符合公司要求。3.监督考核：制定外包商监督考核办法，定期对外包商的服务质量、工作进度、成本控制等方面进行监督考核，考核结果与外包费用支付、合作续约等挂钩。4.档案管理：建立外包商档案，记录外包商的基本信息、资质审查情况、实地考察报告、合同签订及执行情况、考核结果等内容，以便随时查阅和管理。四、外包业务合同管理（一）合同签订1.合同起草：由公司法律事务部门或相关业务部门根据外包业务实际情况起草合同文本，确保合同条款合法合规、明确具体、权利义务对等。2.审核会签：合同文本起草完成后，提交公司内部相关部门进行审核会签，审核内容包括法律合规性、业务合理性、风险防控等方面，各部门提出审核意见，经修改完善后报公司领导审批。3.签订盖章：经公司领导审批通过的合同，由双方法定代表人或授权代表签字盖章后生效。（二）合同执行1.双方责任履行：外包商和公司应按照合同约定全面履行各自责任义务，确保外包业务顺利进行。2.变更管理：如因客观原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议，明确变更事项及对双方权利义务的影响。3.纠纷处理：在合同执行过程中如发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。（三）合同终止1.正常终止：合同期满且双方不再续约，或合同约定的终止条件达成时，合同自然终止。2.提前终止：如一方严重违反合同约定，另一方有权提前解除合同，并要求违约方承担相应违约责任；因不可抗力等不可预见、不可避免的原因导致合同无法继续履行的，双方可协商提前终止合同。3.终止清算：合同终止后，双方应按照合同约定进行清算，结清款项、清理资产及相关业务交接等工作，并办理合同终止手续。五、外包业务质量控制（一）质量标准制定1.明确质量要求：根据烟草行业相关标准及公司自身生产经营需求，针对不同外包业务类型制定详细的质量标准，包括产品质量标准、服务质量标准等。2.标准细化：将质量标准进一步细化为可操作的具体指标和检验方法，确保外包商能够准确理解和执行。（二）质量监督检查1.日常监督：业务部门安排专人对外包业务进行日常监督检查，及时发现和纠正质量问题，记录监督检查情况。2.定期抽检：质量控制部门定期对外包产品或服务进行抽检，按照质量标准进行检验检测，确保外包业务质量符合要求。3.不合格处理：对抽检或日常监督检查中发现的不合格产品或服务，及时通知外包商进行整改，整改完成后进行复查，直至达到质量标准要求。如外包商多次出现不合格情况，公司有权采取相应措施，如扣减外包费用、暂停合作、解除合同等。（三）质量改进1.数据分析：定期对外包业务质量数据进行分析，总结质量问题产生的原因和规律，为质量改进提供依据。2.改进措施：针对分析出的质量问题，组织外包商共同制定改进措施，明确责任人和时间节点，跟踪改进措施的执行情况，确保质量问题得到有效解决。3.持续优化：通过质量改进活动，不断优化外包业务流程和质量控制方法，持续提高外包业务质量水平。六、外包业务安全管理（一）安全责任界定1.公司责任：公司负责制定外包业务安全管理制度，明确安全管理要求，对外包业务安全工作进行监督指导，提供必要的安全培训和资源支持。2.外包商责任：外包商是外包业务安全管理的直接责任主体，应建立健全安全管理制度，落实安全管理措施，确保外包业务活动安全进行。（二）安全培训教育1.入职培训：外包商新入职人员必须接受公司组织的安全培训教育，培训内容包括烟草行业安全法规、公司安全管理制度、外包业务安全操作规程等，经考试合格后方可上岗。2.定期培训：公司定期组织对外包商人员进行安全培训教育，培训内容根据实际情况适时更新，提高外包商人员安全意识和操作技能。3.专项培训：针对外包业务中的特殊作业、危险区域等，组织专项安全培训，确保外包商人员熟悉相关安全要求和应急处置措施。（三）安全检查与隐患排查1.日常检查：外包商应每日进行安全自查，及时发现和消除安全隐患，并做好检查记录。2.定期检查：公司安全管理部门定期对外包业务现场进行安全检查，检查内容包括安全制度执行情况、设备设施运行状况、人员操作规范等，对发现的安全隐患下达整改通知书，要求外包商限期整改。3.隐患排查治理：建立安全隐患排查治理台账，对安全隐患进行登记、分析、评估，制定切实可行的治理措施，明确治理责任人、治理期限，确保安全隐患得到及时有效治理。对重大安全隐患，实行挂牌督办制度，跟踪整改情况，直至隐患消除。（四）应急管理1.应急预案制定：外包商应根据外包业务特点和实际情况，制定完善的应急预案，包括火灾、爆炸、泄漏、自然灾害等事故的应急处置预案，并报公司备案。2.应急演练：公司和外包商定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性，提高应急处置能力。演练结束后，对演练效果进行评估总结，针对存在的问题及时修订应急预案。3.应急处置：发生安全事故时，外包商应立即启动应急预案进行应急处置，并及时报告公司。公司应按照事故应急预案组织救援，配合相关部门进行事故调查处理，做好事故善后工作。七、外包业务成本管理（一）成本预算编制1.业务成本分析：各业务部门在开展外包业务前，对业务成本进行详细分析，包括人工成本、原材料成本、设备设施成本、运输成本、管理成本等，确定成本构成要素和预计金额。2.预算编制：根据业务成本分析结果，编制外包业务成本预算，明确各项成本的预算指标和控制范围，报公司财务部门审核。3.审核调整：公司财务部门对成本预算进行审核，结合公司整体财务状况和经营目标，提出审核意见，经业务部门修改完善后确定最终成本预算。（二）成本控制措施1.合同定价：在与外包商签订合同前，通过市场调研、成本核算等方式，合理确定外包业务价格，确保价格既符合市场行情又能保证公司成本控制目标的实现。2.过程监控：业务部门和财务部门对外包业务成本进行实时监控，定期对比实际成本与预算成本，分析成本偏差原因，及时采取措施进行调整。3.成本核算与分析：每月对外包业务成本进行核算，编制成本报表，分析成本变动趋势和影响因素，为成本控制决策提供依据。根据成本分析结果，提出成本控制改进建议，优化外包业务流程和资源配置，降低成本支出。（三）成本结算与支付1.结算依据：根据外包合同约定和实际完成的工作量、质量标准等，确定成本结算金额。结算时应提供详细的结算清单和相关证明材料，经公司