商旅平台制度规范

PAGE商旅平台制度规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司[公司/组织名称]商旅平台的使用，确保商旅活动的高效、有序进行，保障公司员工的合法权益，同时遵循相关法律法规和行业标准，控制公司商旅成本，提高公司整体运营效率。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在因公出差、商务活动等过程中使用商旅平台的相关行为。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业规范，确保商旅平台的运营和使用合法合规。2.合规性原则：所有使用行为必须符合公司的相关规定和审批流程，不得擅自违规操作。3.经济性原则：在满足业务需求的前提下，合理选择商旅服务，控制成本，实现资源的优化配置。4.便捷性原则：致力于为员工提供便捷、高效的商旅服务体验，提高工作效率。二、商旅平台使用流程（一）出差申请1.员工因公务需要出差，应提前通过公司内部办公系统填写出差申请，详细说明出差事由、目的地、预计出差时间等信息。2.出差申请需按照公司规定的审批流程进行审批，获得批准后方可进行后续的商旅安排。（二）商旅预订1.经批准的出差申请通过后，员工登录公司指定的商旅平台，根据出差行程进行机票、酒店、火车票等预订。2.在预订过程中，应严格按照商旅平台提供的信息和操作指引进行选择，确保预订信息准确无误。3.如需预订特殊服务或额外费用项目，如机场接送、升舱、加床等，应提前向相关负责人报备并获得批准。（三）费用报销1.出差结束后，员工应及时整理出差期间的所有费用凭证，包括机票、酒店发票、火车票、餐饮发票等，并按照公司财务制度的要求进行分类粘贴。2.将整理好的费用报销凭证提交至公司财务部门，通过公司内部报销系统进行费用报销申请。3.财务部门对报销申请进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及是否符合公司的费用报销标准。审核通过后，按照公司规定的流程进行报销支付。三、机票预订规范（一）预订渠道员工应通过公司指定的商旅平台进行机票预订，以确保获得公司与航空公司协商的优惠价格和优质服务。（二）航班选择1.根据出差行程的时间要求和实际情况，优先选择直飞航班，以减少旅途时间，提高工作效率。2.在航班选择上，应综合考虑航班时刻、价格、航空公司服务质量等因素，选择性价比最高的航班。（三）退改签规定1.因特殊原因需要变更或取消机票预订的，应按照航空公司的退改签规定和商旅平台的操作流程进行操作。2.涉及退票或改签产生的费用，按照公司相关规定执行。如因员工个人原因导致退票或改签产生额外费用的，由员工自行承担。四、酒店预订规范（一）预订渠道员工应通过公司指定的商旅平台进行酒店预订，以确保获得公司与酒店合作的优惠价格和优质服务。（二）酒店标准1.根据出差目的地和公司规定的住宿标准，选择合适的酒店进行预订。住宿标准应符合公司的实际业务需求和成本控制要求。2.在选择酒店时，应综合考虑酒店的地理位置、设施设备、服务质量、安全状况等因素，确保能够满足出差期间的工作和生活需求。（三）入住与退房1.员工到达酒店后，应按照酒店的入住流程办理入住手续。如发现酒店存在问题或与预订信息不符，应及时与商旅平台客服或酒店前台沟通解决。2.出差结束后，应按照酒店的退房流程办理退房手续，确保无遗留问题。如因员工个人原因导致酒店产生额外费用的，由员工自行承担。五、火车票预订规范（一）预订渠道员工应通过公司指定的商旅平台进行火车票预订，以确保获得公司与铁路部门合作的优惠价格和便捷服务。（二）车次选择1.根据出差行程的时间要求和实际情况，优先选择合适的车次，确保能够按时到达目的地。2.在车次选择上，应综合考虑车次时刻、座位类型、票价等因素，选择最适合的车次。（三）退票与改签1.因特殊原因需要变更或取消火车票预订的，应按照铁路部门的退改签规定和商旅平台的操作流程进行操作。2.涉及退票或改签产生的费用，按照公司相关规定执行。如因员工个人原因导致退票或改签产生额外费用的，由员工自行承担。六、费用标准与报销规定（一）费用标准1.机票费用：根据不同的出差目的地和出行时间，设定相应的机票价格上限标准。具体标准将根据市场行情和公司实际情况定期进行调整。2.酒店费用：按照出差目的地的不同等级，划分相应的酒店住宿费用标准。住宿标准应充分考虑当地的经济水平、商务需求以及公司的成本控制要求。3.交通费用：包括市内交通、机场接送等费用，设定合理的报销标准。市内交通费用可根据实际情况按照一定的标准进行报销，机场接送费用应根据公司与合作供应商协商的价格执行。4.餐饮费用：根据出差天数和当地实际情况，制定合理的餐饮补贴标准。餐饮补贴标准应覆盖正常的餐饮支出需求，同时避免不必要的浪费。（二）报销规定1.员工应在出差结束后及时提交费用报销申请，并提供真实、合法、有效的费用凭证。费用凭证应包括但不限于发票、行程单、收据等，且凭证上的信息应与出差行程和实际费用支出相符。2.报销申请应按照公司规定的审批流程进行审批，审批通过后方可进行报销支付。财务部门有权对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，如发现问题有权拒绝报销。3.对于超出费用标准的部分，如无特殊审批情况，公司将不予报销。如因特殊原因需要超出标准的，应提前向相关负责人报备并获得批准。4.员工应妥善保管好所有费用凭证，以备公司财务部门或审计部门随时检查。如发现员工存在虚报、冒领等违规行为，公司将按照相关规定进行严肃处理，并追回违规报销的费用。七、信息安全与保密规定（一）信息安全1.员工在使用商旅平台过程中，应妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。2.注意保护个人信息安全，避免在不安全的网络环境下进行商旅预订等操作，防止个人信息被窃取或泄露。3.如发现账号异常或存在安全风险，应及时联系商旅平台客服进行处理，并向公司相关部门报备。（二）保密规定1.员工在使用商旅平台过程中，可能会接触到公司的一些敏感信息，如出差计划、客户信息等。员工应严格遵守公司的保密制度，不得将这些信息泄露给无关人员。2.对于商旅平台提供的涉及公司商业机密或其他敏感信息的服务，员工应按照公司规定的保密要求进行操作和使用，不得擅自传播或用于其他非公司业务目的。3.如因员工个人原因导致公司信息泄露，给公司造成损失的，公司将依法追究员工的责任。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对员工的商旅费用报销进行日常审核和监督，确保报销费用符合公司规定的标准和流程。2.公司审计部门有权对商旅平台的使用情况进行定期审计和检查，包括预订记录、费用报销情况、信息安全等方面，以确保公司制度的有效执行。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、解除劳动合同等。2.如发现员工存在虚报、冒领、骗取商旅费用等严重违规行为，公司将依法追究其法律责任，并追回违规所得。3.对于在商旅平台使用过程中发现的问题或违规行为，公司将及时进行整改和完善相关制度，