不规范用字督查制度

PAGE不规范用字督查制度一、总则（一）目的为进一步规范公司/组织内的用字行为，确保各类文件、宣传资料、标识等所使用的文字符合国家语言文字规范和标准，维护公司/组织形象，提高文化传播的准确性和规范性，特制定本督查制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在工作中涉及的各类用字情况，包括但不限于文件起草、公文发布、宣传推广、会议资料、办公用品标识、网站及新媒体平台信息发布等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家关于语言文字使用的法律法规和相关政策要求，确保用字行为合法合规。2.规范性原则：以国家通用语言文字规范标准为依据，规范汉字的书写、使用，杜绝错别字、异体字、繁体字等不规范用字现象。3.准确性原则：保证所使用的文字准确传达信息，避免因用字不当产生歧义或误解。4.全面性原则：涵盖公司/组织工作中所有涉及用字的环节和领域，做到全面督查，不留死角。二、职责分工（一）语言文字工作领导小组成立由公司/组织高层领导担任组长，各相关部门负责人为成员的语言文字工作领导小组。负责统筹领导和决策公司/组织语言文字工作，审定不规范用字督查制度及相关工作方案，协调解决工作中的重大问题。（二）督查部门设立专门的督查部门（如行政部或综合管理部等），负责具体实施不规范用字督查工作。其职责包括：1.制定详细的督查计划和工作流程，明确督查的范围、方式、频率等。2.组建督查工作小组，定期或不定期对公司/组织内各部门、各区域的用字情况进行检查。3.对发现的不规范用字进行记录、整理和分类，及时反馈给相关责任部门和人员，并跟踪整改情况。4.定期汇总分析督查结果，形成督查报告，向语言文字工作领导小组汇报，并提出改进建议和措施。（三）各部门职责1.各部门负责人为本部门语言文字工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习和遵守国家语言文字规范标准，落实不规范用字自查自纠工作。2.部门内指定专人负责本部门日常用字的审核把关，确保各类文件、资料、标识等用字规范。3.积极配合督查部门的工作，对督查中发现的问题及时进行整改，并将整改情况按时反馈。三、督查内容与标准（一）汉字使用规范1.不写错别字，如“按步就班”应改为“按部就班”，“变本加利”应改为“变本加厉”等。2.不使用异体字，除姓氏外，一般情况下不使用异体字，如“喆”应改为“哲”，“昇”应改为“升”等。3.不滥用繁体字，除古籍整理、书法艺术等特殊需要外，一般应使用简化字，如“愛”应改为“爱”，“書”应改为“书”等。4.汉字书写笔画、笔顺正确，符合国家规定的书写规范。（二）词语使用规范1.使用规范的词语，避免生造词语、滥用方言词、网络流行语等不规范表述，如“有木有”应改为“有没有”，“酱紫”应改为“这样子”等。2.正确使用成语，避免成语误用、滥用，如“首当其冲”不能误用为“首先冲在前面”等。3.词语搭配恰当，符合语言习惯和逻辑关系，如“提高水平”不能说成“提升水平”，“改善条件”不能说成“改进条件”等。（三）标点符号使用规范1.正确使用标点符号，遵循国家标准规定的用法和规则，如逗号、句号、顿号、引号、冒号、分号、问号、叹号等的使用要准确无误。2.避免标点符号缺失、多余或使用不当造成的表意不清，如“我喜欢吃苹果，香蕉。”应改为“我喜欢吃苹果、香蕉。”（四）数字使用规范1.按照国家有关规定和行业习惯，正确使用阿拉伯数字和汉字数字。一般情况下，公历世纪、年代、年、月、日、时刻、计数与计量等用阿拉伯数字，如“2023年10月1日”“5个小时”等；定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字，如“三心二意”“星期五”等。2.表示数值范围时，使用连接号“—”，如“10—20人”；表示时间范围时，使用“至”，如“9月1日至9月30日”。（五）外语及汉语拼音使用规范1.外语缩写词、专用名词等在首次出现时应注明中文全称，如“CEO（首席执行官）”。2.汉语拼音拼写要符合《汉语拼音方案》的规定，分词连写，大小写、标调等正确无误。四、督查方式与频率（一）日常自查各部门应定期（每周至少一次）组织开展本部门用字情况的自查工作，对发现的不规范用字及时进行整改，并做好记录。自查情况应定期上报督查部门。（二）定期检查督查部门每月至少组织一次对公司/组织内各部门、各区域的全面检查，采用实地查看、查阅资料等方式，对文件、宣传资料、办公用品标识、电子文档等进行逐一排查，确保用字规范。（三）专项检查针对重要活动、重大项目、关键时期等涉及的用字情况，开展专项检查。如公司年会、新品发布会、重要文件发布等期间，提前对相关资料进行严格审核，确保用字准确规范。（四）随机抽查督查部门不定期对各部门的用字情况进行随机抽查，重点检查一些容易出现问题的区域和环节，如宣传海报、电子显示屏、网站更新内容等，及时发现和纠正不规范用字行为。五、问题处理与整改（一）问题记录督查人员在检查过程中发现不规范用字情况时，应详细记录问题所在，包括具体位置、错误内容、涉及部门或人员等信息，并拍照或留存相关证据。（二）反馈通知督查部门将检查发现的问题及时反馈给相关责任部门和人员，下达《不规范用字整改通知书》，明确指出问题所在、整改要求和整改期限。（三）整改措施责任部门接到整改通知后，应立即组织人员对问题进行整改，采取相应的纠正措施。对于错别字，及时更正；对于用词不当、标点符号错误等问题，进行修改完善；对于因排版、设计等原因导致的不规范用字，重新进行排版或设计。整改过程中，要确保整改后的内容符合语言文字规范标准，并对整改情况进行详细记录。（四）跟踪复查督查部门对责任部门的整改情况进行跟踪复查，在整改期限届满后，再次对相关区域或资料进行检查，确保问题得到彻底解决。如整改不到位，责令继续整改，直至符合要求。（五）结果通报督查部门定期对不规范用字督查情况进行汇总分析，形成督查通报，在公司/组织内部进行发布。通报内容包括各部门不规范用字问题的数量、类型、整改情况等，对存在问题较多的部门进行点名批评，对整改工作积极、成效显著的部门进行表扬，以督促各部门重视语言文字规范工作，不断提高用字质量。六、培训与宣传（一）培训计划制定年度语言文字规范培训计划，定期组织员工参加培训活动。培训内容包括国家语言文字法律法规、规范标准、常见易错字辨析、词语用法、标点符号使用等方面的知识和技能。（二）培训方式1.内部培训：邀请语言文字专家或资深语言文字工作者进行专题讲座，对公司/组织内员工进行集中培训。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供语言文字规范学习资料和在线课程，供员工自主学习。3.案例分析：选取典型的不规范用字案例进行分析讲解，让员工直观了解问题所在及正确用法，提高员工对不规范用字的识别能力和防范意识。（三）宣传活动1.制作宣传海报、宣传手册等资料，在公司/组织内部显著位置张贴或发放，宣传语言文字规范的重要性和相关知识，营造良好的语言文字使用氛围。2.通过公司内部刊物、网站、微信公众号等渠道，定期发布语言文字规范知识和不规范用字案例，引导员工自觉遵守规范，正确使用文字。3.开展“规范用字”主题活动，如知识竞赛、征文比赛、演讲比赛等，激发员工学习语言文字规范的积极性和主动性，提高员工的语言文字应用能力。七、考核与奖惩（一）考核机制建立语言文字规范工作考核机制，将各部门语言文字工作情况纳入年度绩效考核体系。考核内容包括不规范用字问题数量、整改情况、员工培训参与度及效果、宣传活动开展情况等方面。（二）奖励措施1.对于在语言文字规范工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。如颁发“语言文字规范先进部门”“语言文字规范标兵”等荣誉称号，并给予一定的物质奖励。2.在员工晋升、评优等方面，将语言文字规范工作表现作为重要参考依据，优先考虑语言文字应用能力强、工作中用字规范的员工。（三）惩罚措施1.对存在较多不规范用字问题且整改不力的部门，在年度绩效考核中给予扣分处理，并责令其负责人作出书面检讨。2.对于因不规范用字给公司/组织造成不良影响的