食品管理制度编号规范

PAGE食品管理制度编号规范一、总则（一）目的为加强公司食品管理工作的规范化、标准化，提高管理效率，确保食品质量安全，特制定本食品管理制度编号规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部所有与食品管理相关的制度、流程、文件等的编号管理。（三）基本原则1.唯一性原则：每个食品管理制度、流程或文件都应有唯一的编号，避免编号重复或混淆。2.系统性原则：编号应体现食品管理体系的系统性和逻辑性，便于分类、查询和管理。3.稳定性原则：编号一经确定，应保持相对稳定，不宜频繁更改。4.实用性原则：编号应简洁明了，易于记忆和使用，方便相关人员进行操作和管理。二、编号规则（一）编号结构食品管理制度编号由字母和数字组成，具体结构如下：[食品管理类别代码][年份代码][流水号]1.食品管理类别代码根据食品管理的不同方面和内容，设置相应的类别代码，具体如下：采购管理：CG储存管理：CC加工制作管理：JG销售管理：XS人员健康与卫生管理：RW环境卫生管理：HS食品安全自查管理：ZC食品召回管理：ZH文件与记录管理：JL2.年份代码采用公元纪年年份的后两位数字表示，例如：2023年表示为“23”。3.流水号为每个类别下的具体制度、流程或文件按顺序编排的号码，从001开始，依次递增。（二）编号示例1.采购管理类第3个制度，编号为：CG230032.储存管理类2023年第15个流程，编号为：CC230153.加工制作管理类2023年第22个文件，编号为：JG23022三、编号管理职责（一）制度制定部门负责本部门所制定的食品管理制度、流程或文件的编号申请，并确保编号的准确性和规范性。在制度、流程或文件初稿完成后，填写《食品管理制度编号申请表》（见附件1），提交至公司综合管理部门。（二）综合管理部门1.负责对各部门提交的编号申请进行审核，确保编号符合本规范要求。2.负责统一分配和管理食品管理制度编号，建立编号台账（见附件2），记录所有编号的使用情况。3.定期对编号使用情况进行检查和清理，防止编号滥用或闲置。（三）档案管理部门负责将已编号的食品管理制度、流程或文件按照编号顺序进行归档保存，确保档案资料的完整性和可追溯性。四、编号申请与审批流程（一）申请制度制定部门在完成食品管理制度、流程或文件初稿后，由专人负责填写《食品管理制度编号申请表》，详细说明制度、流程或文件的名称、类别、主要内容等信息，并提交至综合管理部门。（二）审核综合管理部门收到编号申请后，对申请表内容进行审核。重点审核编号是否符合本规范要求，类别划分是否准确，名称与内容是否相符等。如审核通过，在申请表上签署意见并加盖部门印章；如审核不通过，将申请表返回制度制定部门，说明原因并要求重新填写或修改。(三)编号分配综合管理部门根据审核意见，为符合要求的食品管理制度、流程或文件分配编号，并在编号台账中进行记录。同时，将编号反馈给制度制定部门，制度制定部门在制度、流程或文件正式发布时，标注相应的编号。五、编号变更管理（一）变更情形1.食品管理制度、流程或文件的内容发生重大修订，需要重新编号。2.由于公司组织架构调整、业务范围变化等原因，导致食品管理类别发生变更，需要对编号进行调整。3.其他特殊原因需要变更编号的情况。（二）变更申请与审批1.当出现编号变更情形时，由制度制定部门填写《食品管理制度编号变更申请表》（见附件3），详细说明变更原因、原编号、拟变更编号等信息，并提交至综合管理部门。2.综合管理部门对变更申请进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.经公司分管领导批准后，综合管理部门负责按照新的编号规则进行编号变更，并在编号台账和相关档案资料中进行更新。（三）旧编号处理编号变更后，原编号不再使用。综合管理部门应及时通知档案管理部门，对涉及原编号的档案资料进行标注或调整，确保档案资料的准确性和一致性。同时，对旧编号进行封存管理，以备后续查询和追溯。六、编号使用规范（一）编号标注位置食品管理制度、流程或文件的编号应标注在文件首页的右上角，与文件标题之间空一行。编号字体应与文件标题字体有所区别，一般采用较小字号的宋体字。（二）编号引用要求在公司内部的文件、报告、会议记录等涉及食品管理制度、流程或文件的内容中，应准确引用相应的编号。引用时应注明编号全称，例如：“根据《食品采购管理制度》（编号：CG23003）的规定……”。（三）编号与文件一致性各部门应确保食品管理制度、流程或文件的编号与实际内容保持一致。在文件修订、废止或重新发布时，应及时更新编号，并通知相关部门和人员。如发现编号与文件内容不符的情况，应及时查明原因并进行纠正。七、培训与宣传（一）培训1.综合管理部门负责组织对公司内部涉及食品管理工作的人员进行食品管理制度编号规范的培训。培训内容包括编号规则、申请与审批流程、变更管理、使用规范等方面。2.培训方式可采用集中授课、线上学习、案例分析等多种形式，确保培训效果。培训结束后，应对培训人员进行考核，考核合格后方可上岗操作。（二）宣传1.通过公司内部公告栏、OA系统、微信群等渠道，宣传食品管理制度编号规范的相关内容，提高员工对编号规范的认识和重视程度。2.在公司内部的食品管理相关文件、资料中，明确标注编号规范的要求和说明，方便员工查阅和参考。八、监督与检查（一）监督部门公司质量安全管理部门负责对食品管理制度编号规范的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.编号申请与审批流程是否规范，是否存在未经审核擅自编号的情况。2.编号使用是否符合要求，是否存在编号标注错误、引用不当等问题。3.编号变更管理是否及时、准确，是否存在编号变更未按规定程序办理的情况。4.编号台账和档案资料的管理是否完善，是否能够准确反映编号的使用和变更情况。（三）检查频率质量安全管理部门定期对食品管理制度编号规范的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并根据实际情况进行不定期抽查。（四）问题处理对于检查中发现的问题，质量安全管理部门应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。对违反编号规范的行为，将按照公司相关规定进行