赠送商品管理规范制度

PAGE赠送商品管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司赠送商品的管理，规范赠送行为，确保公司利益不受损害，同时维护公司形象，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在业务活动、市场推广、客户关系维护等过程中涉及的赠送商品行为。（三）基本原则1.合法性原则赠送商品行为必须符合国家法律法规及相关行业标准，不得从事违法违规的赠送活动。2.合理性原则赠送商品应基于合理的业务目的，不得过度赠送或进行不正当竞争。3.审批原则所有赠送商品行为均需按照规定履行审批程序，未经审批不得擅自赠送。4.记录与追溯原则对赠送商品的相关信息进行详细记录，以便查询和追溯。二、赠送商品的定义与范围（一）定义本制度所称赠送商品，是指公司为实现特定业务目标，无偿向客户、合作伙伴、潜在客户等提供的各类商品。（二）范围包括但不限于公司生产的产品、采购的礼品、宣传资料、样品等。三、赠送商品的申请与审批（一）申请流程1.业务部门根据实际业务需求，填写《赠送商品申请表》，详细说明赠送商品的名称、数量、用途、赠送对象、预计赠送时间等信息。2.申请表需经业务部门负责人签字确认，表明对赠送事项的认可和负责。（二）审批层级1.对于价值较低、数量较少的常规性赠送商品申请，由部门分管领导审批。2.对于价值较高、数量较多或涉及重要客户、合作伙伴的赠送商品申请，需经总经理审批。（三）审批要点1.审批人员应重点审查赠送商品的必要性、合理性、合法性，确保符合公司业务目标和相关规定。2.如发现申请内容存在疑问或不合理之处，审批人员应及时与申请部门沟通核实，要求补充相关资料或作出解释。四、赠送商品的采购与库存管理（一）采购1.根据审批通过的《赠送商品申请表》，采购部门负责按照规定的品牌、规格、数量等要求进行商品采购。2.采购过程中应遵循公司采购管理制度，选择合格的供应商，确保商品质量和供应及时性。3.采购合同应明确商品的价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，保障公司权益。（二）库存管理1.仓库管理部门负责对采购入库的赠送商品进行妥善保管，建立专门的库存台账，记录商品的出入库情况。2.库存商品应分类存放，做好防潮、防火、防盗等措施，确保商品质量不受损。3.定期对库存赠送商品进行盘点，核对账实是否相符，如发现差异应及时查明原因并进行处理。五、赠送商品的发放与交付（一）发放流程1.业务部门凭审批通过的《赠送商品申请表》到仓库领取赠送商品。2.仓库管理人员按照申请表上的信息进行发放，并与业务部门办理交接手续，双方签字确认。（二）交付方式1.根据赠送对象的实际情况和需求，选择合适的交付方式，如邮寄、专人送达、现场交付等。2.对于重要的赠送商品或批量较大的交付，应安排专人负责跟踪，确保商品安全、准确地送达赠送对象。（三）交付记录1.业务部门应在赠送商品交付后及时填写《赠送商品交付记录单》，记录交付时间、地点、方式、接收人等信息。2.《赠送商品交付记录单》作为赠送商品交付的凭证，应妥善保存，以备查询和追溯。六、赠送商品的账务处理（一）入账原则1.赠送商品应按照相关会计准则进行账务处理，确认为公司的销售费用或业务招待费等。2.对于自产产品用于赠送的，应按照视同销售的规定计算缴纳增值税等税费。（二）账务核算1.财务部门根据采购发票、入库单、《赠送商品申请表》、《赠送商品交付记录单》等相关资料进行账务核算，确保账目清晰、准确。2.定期对赠送商品的账务进行核对和审计，发现问题及时调整和处理。七、赠送商品的监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对赠送商品的管理情况进行审计监督，检查申请审批流程是否合规、采购与库存管理是否规范、账务处理是否准确等。2.各部门应配合审计部门的工作，如实提供相关资料和信息。（二）外部监督1.关注国家法律法规和行业政策的变化，确保公司赠送商品行为符合外部监管要求。2.接受客户、合作伙伴及社会公众的监督，对于反馈的问题及时进行调查处理，并采取有效措施加以改进。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自进行赠送商品行为。2.赠送商品过程中存在弄虚作假、虚报数量、价格等行为。3.因赠送商品导致公司利益受损或引发法律纠纷。4.违反本制度其他相关规定的行为。（二）处理措施1.对于违规行为，一经查实，视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、辞退等处理。2.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成违法犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。九、附则（一）解释权本制度由公司[具体部门]负责解释。（二）修订与补充1.本制度如有未尽事宜或与国家法律