刻章保管制度规范

PAGE刻章保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及印章使用的各类活动。（三）印章定义本制度所指印章包括但不限于公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及各类业务专用章等具有法律效力或代表公司/组织特定身份的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.印章的刻制由公司/组织指定的部门统一负责，根据实际工作需要提出申请。申请时应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经相关负责人审批。2.刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量符合国家相关标准和行业规范。3.印章刻制完成后，由指定部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、制作单位、领取日期、领取人等信息。（二）印章启用1.新印章启用前，必须在公司/组织内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。公示方式可采用内部公告、邮件通知等形式，确保全体员工知晓。2.印章启用时，应在《印章使用登记表》上记录启用日期、启用人等信息，并由专人负责保管印章。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管应遵循“专人专管、安全保密”的原则，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严禁将印章交由非指定人员保管，严禁在未经批准的情况下将印章带出公司/组织办公场所。（二）保管人员职责1.印章保管人员应熟悉印章管理规定，严格按照制度要求履行保管职责。2.负责印章的日常存放、维护和检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏或异常情况，应及时报告并采取相应措施。3.对印章的使用情况进行详细登记，确保每一次使用都有记录可查。4.不得擅自使用印章，不得在空白纸张、文件、合同等上加盖印章。（三）保管地点1.公司/组织公章、法定代表人章等重要印章应存放在专门的保险柜中，并放置在安全可靠的地点，如公司/组织办公室的机要室或档案室。2.财务专用章、合同专用章等业务印章应根据业务需要，由相关部门指定专人保管，存放地点应符合安全保密要求。（四）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、数量、规格、完好状况等信息，并签字确认。2.交接过程应由公司/组织指定的监交人在场监督，确保交接工作的顺利进行和印章的安全转移。交接完成后，监交人应在《印章交接清单》上签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.公司/组织公章主要用于以公司/组织名义对外签订合同、协议、文件，出具证明，办理各类审批手续等。2.法定代表人章主要用于特定的法律文件签署、财务事项处理等。3.财务专用章主要用于公司/组织的财务收支、结算、票据等业务。4.合同专用章主要用于签订各类经济合同、业务合同等。5.部门章主要用于部门内部的文件、通知、报表等业务，不得用于对外签订合同、协议等具有法律效力的文件。6.业务专用章根据具体业务需求，用于特定业务领域的相关文件签署、证明出具等。（二）使用流程1.用印申请各部门或员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印时间等信息。申请表应经相关负责人审批，审批流程根据印章的重要性和使用范围设定，一般包括部门负责人、分管领导、总经理等层级审批。2.用印审核印章保管人员收到《印章使用申请表》后，应对申请内容进行审核，重点审核用印事由是否符合规定、审批手续是否齐全、文件内容是否合法合规等。如发现申请存在问题或疑问，应及时与申请部门或人员沟通核实，必要时可要求补充相关材料或重新审批。3.用印操作经审核无误后，印章保管人员应在指定地点使用印章，并确保印章使用清晰、端正、完整。用印过程中，应严格按照规定的使用范围和审批权限进行操作，不得擅自扩大用印范围或超越审批权限。4.用印登记每次用印完成后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数、审批情况等信息，并由用印人签字确认。《印章使用登记表》应妥善保存，以备查阅和审计。（三）特殊情况用印1.紧急情况下（如因时间紧迫无法按正常流程审批）需要使用印章时，经请示公司/组织主要领导同意后，可先使用印章，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或重要文件的用印，应在公司/组织领导班子集体研究决定后，方可使用印章。五、印章的停用与销毁（一）印章停用1.因公司/组织名称变更、机构调整、业务终止等原因，导致印章不再使用时，应及时办理印章停用手续。2.印章停用申请由相关部门提出，经公司/组织领导审批后，通知印章保管人员停止使用印章。3.印章保管人员在收到停用通知后，应将印章妥善封存，并在《印章使用登记表》上注明停用日期。（二）印章销毁1.对于停用的印章，应按照规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、规格、停用原因等信息，并经公司/组织领导审批。2.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程应由公司/组织指定的专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。3.《印章销毁登记表》应与印章使用、保管等相关记录一并存档，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对印章的保管、使用情况进行审计检查，确保印章管理符合制度规范。2.各部门负责人应对本部门印章的使用情况进行监督，发现问题及时纠正，并向公司/组织领导报告。（二）外部监督1.接受上级主管部门、监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关印章管理资料。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告公司/组织领导。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用印章。2.超越审批权限使用印章。3.在空白纸张、文件、合同等上加盖印章。4.印章保管不善，导致印章被盗用、丢失或损坏。5.未按规定进行印章刻制、启用、停用、销毁等操作。6.其他违反印章管理规定的行为。（二）责任追究措施1.对于违反印章管理规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规使用印章给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.构成犯