院史办工作制度规范

PAGE院史办工作制度规范一、总则（一）目的为加强我院院史资料的收集、整理、研究和利用，规范院史办的工作流程，确保院史工作的科学性、系统性和规范性，特制定本工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于我院院史办全体工作人员，以及参与院史相关工作的各部门和人员。（三）基本原则1.尊重历史事实：以客观、真实、准确的态度记录我院的发展历程，确保院史资料的可信度和权威性。2.全面性原则：涵盖我院各个发展阶段的重要事件、人物、成果等，力求全面反映我院的历史风貌。3.服务现实原则：通过挖掘院史资源，为我院的文化建设、传承发展、决策参考等提供有力支持。4.保密原则：对涉及我院机密信息的院史资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、工作职责（一）资料收集1.制定院史资料收集计划，明确收集范围、内容、渠道和方法。2.通过走访、调研、采访等方式，广泛收集我院各个时期的文件、档案、照片、实物、口述资料等。3.与我院各部门、离退休人员、校友等保持密切联系，及时获取相关资料线索，鼓励他们积极提供院史资料。（二）资料整理1.对收集到的院史资料进行分类、编号、登记，建立详细的资料目录。2.对纸质资料进行扫描、数字化处理，确保资料的长期保存和便捷利用。3.对照片、实物等资料进行整理、标注，注明时间、地点、人物、事件等相关信息。4.对口述资料进行整理、编辑，确保内容真实、完整。（三）资料研究1.深入研究我院的发展历程、历史事件、重要人物等，总结经验教训，提炼文化内涵。2.结合我院的发展战略和实际需求，开展专题研究，为我院的决策提供历史依据和参考。3.积极参与学术交流活动，发表院史研究成果，提升我院的知名度和影响力。（四）院史编纂1.根据院史资料研究成果，编写我院的院史书籍、画册、大事记等。2.确保院史编纂内容的准确性、可读性和教育性，突出我院的特色和亮点。3.广泛征求意见，对院史编纂初稿进行修改完善，经审核批准后正式出版发行。（五）宣传教育1.利用院史资料，开展形式多样的院史宣传教育活动，如举办院史展览、讲座、主题班会等。2.向我院师生员工、校友等宣传我院的历史文化，增强他们的归属感和自豪感。院史办工作制度规范一、总则（一）目的为加强我院院史资料的收集、整理、研究和利用，规范院史办的工作流程，确保院史工作的科学性、系统性和规范性，特制定本工作制度规范。（二）适用范围本制度适用于我院院史办全体工作人员，以及参与院史相关工作的各部门和人员。（三）基本原则1.尊重历史事实：以客观、真实、准确的态度记录我院的发展历程，确保院史资料的可信度和权威性。2.全面性原则：涵盖我院各个发展阶段的重要事件、人物、成果等，力求全面反映我院的历史风貌。3.服务现实原则：通过挖掘院史资源，为我院的文化建设、传承发展、决策参考等提供有力支持。4.保密原则：对涉及我院机密信息的院史资料，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、工作职责（一）资料收集1.制定院史资料收集计划，明确收集范围、内容、渠道和方法。2.通过走访、调研、采访等方式，广泛收集我院各个时期的文件、档案、照片、实物、口述资料等。3.与我院各部门、离退休人员、校友等保持密切联系，及时获取相关资料线索，鼓励他们积极提供院史资料。（二）资料整理1.对收集到的院史资料进行分类、编号、登记，建立详细的资料目录。2.对纸质资料进行扫描、数字化处理，确保资料的长期保存和便捷利用。3.对照片、实物等资料进行整理、标注，注明时间、地点、人物、事件等相关信息。4.对口述资料进行整理、编辑，确保内容真实、完整。（三）资料研究1.深入研究我院的发展历程、历史事件、重要人物等，总结经验教训，提炼文化内涵。2.结合我院的发展战略和实际需求，开展专题研究，为我院的决策提供历史依据和参考。3.积极参与学术交流活动，发表院史研究成果，提升我院的知名度和影响力。（四）院史编纂1.根据院史资料研究成果，编写我院的院史书籍、画册、大事记等。2.确保院史编纂内容准确性、可读性和教育性，突出我院的特色和亮点。3.广泛征求意见，对院史编纂初稿进行修改完善，经审核批准后正式出版发行。（五）宣传教育1.利用院史资料，开展形式多样的院史宣传教育活动，如举办院史展览、讲座、主题班会等。2.向我院师生员工、校友等宣传我院的历史文化，增强他们的归属感和自豪感。三、工作流程（一）资料收集流程1.计划制定：每年年初，根据我院的发展规划和工作重点，制定院史资料收集计划，明确收集的目标、范围、内容、渠道和方法。2.资料收集：按照收集计划，通过多种渠道广泛收集院史资料。收集过程中，要注重资料的真实性、完整性和原始性，确保资料来源可靠。3.资料登记：对收集到的院史资料进行详细登记，包括资料名称、来源、日期、提供者等信息，建立资料台账。4.资料整理：对登记后的院史资料进行初步整理，按照类别、时间顺序等进行分类，便于后续的查阅和管理。（二）资料整理流程1.分类编号：根据资料的性质、内容等进行分类，如分为文件档案类、照片影像类、实物类、口述资料类等，并为每类资料编制唯一的编号。2.数字化处理：对纸质资料进行扫描，采用合适的图像格式进行存储，建立数字化资料库。同时，对数字化资料进行命名和标注，确保资料的准确性和可检索性。3.实物整理：对收集到的实物进行清理、登记、标注，建立实物档案。实物档案应包括实物名称、来源、日期、保存地点等信息，并对实物进行妥善保管。4.口述资料整理：对口述资料进行录音、录像，整理成文字稿。在整理过程中，要尊重口述者的意愿，确保内容真实、完整，同时对文字稿进行审核和校对。（三）资料研究流程1.选题确定：根据我院的发展需求和历史研究重点，确定院史研究的选题。选题应具有一定的学术价值和现实意义，能够为我院的发展提供有益的参考。2.资料查阅：围绕选题查阅相关的院史资料，包括已整理的资料和未整理的原始资料，全面了解研究对象的历史背景和发展脉络。3.研究分析：对查阅到的资料进行深入分析和研究，运用历史研究方法，总结经验教训，提炼文化内涵，形成研究观点和结论。4.成果撰写：根据研究分析结果，撰写院史研究成果，如学术论文、研究报告等。成果撰写应注重逻辑结构、语言表达和学术规范，确保成果质量。（四）院史编纂流程1.大纲制定：根据院史研究成果和我院的发展历程，制定院史编纂大纲。大纲应明确编纂的指导思想、基本原则、结构框架、内容要点等。2.初稿撰写：按照编纂大纲，组织编写人员撰写院史初稿。初稿撰写应注重内容的准确性、完整性和可读性，突出我院的特色和亮点。编写人员应分工协作，确保初稿按时完成。3.征求意见：将院史初稿印发给我院各部门、离退休人员、校友等征求意见。广泛征求意见的过程中，要认真听取各方的意见和建议，对初稿进行修改完善。4.审核修改：对征求意见后的院史初稿进行审核，审核内容包括内容准确性、结构合理性、语言规范性等。审核通过后，对初稿进行最后的修改完善，形成送审稿。5.出版发行：送审稿经我院领导审核批准后，正式出版发行。出版发行过程中，要严格按照出版规范进行操作，确保院史书籍、画册等的质量。（五）宣传教育流程1.活动策划：根据我院的工作安排和师生员工的需求，策划院史宣传教育活动，确定活动主题、形式、时间、地点等。2.资料准备：根据活动策划方案，准备相关的院史资料，如展览展板、宣传手册、讲座课件等。资料准备应注重内容的针对性、吸引力和教育性。3.活动实施：按照活动策划方案，组织开展院史宣传教育活动。活动实施过程中，要注重活动的组织协调和安全保障，确保活动顺利进行。4.效果评估：对院史宣传教育活动进行效果评估，通过问卷调查、现场反馈、活动总结等方式，了解师生员工对活动的满意度和收获，总结经验教训，为今后的活动改进提供参考。四、工作纪律与保密要求（一）工作纪律1.院史办工作人员应严格遵守我院的各项规章制度，按时上下班，不得无故迟到、早退、旷工。2.认真履行工作职责，积极主动完成各项工作任务。工作中要严谨细致，确保工作质量。3.遵守工作流程和规范，不得擅自简化或省略工作环节。对工作中出现的问题要及时报告，妥善处理。4.加强团队协作，相互支持配合，共同完成院史办的各项工作任务。不得推诿扯皮、各自为政。（二）保密要求1.严格遵守国家有关保密法律法规和我院的保密制度，对涉及我院机密信息的院史资料进行严格保密。2.对在工作中接触到的院史资料，未经批准不得擅自复制、传播、泄露。3.在资料收集、整理、研究、编纂等过程中，要采取必要的保密措施，如对涉密资料进行单独存放、加密处理等。4.对参与院史工作的人员进行保密教育和培训，提高他们的保密意识和保密技能。五、档案管理（一）档案分类1.文件档案：包括我院各个时期的上级文件、本院文件、会议纪要、工作计划、工作总结等。2.照片档案：包括我院各个时期的重要活动照片、领导照片、校园风光照片等。3.实物档案：包括我院各个时期的荣誉证书、奖杯、奖牌、纪念品等。4.口述档案：包括我院离退休人员、校友等的口述资料。（二）档案整理1.按照档案分类标准，对各类档案进行整理，确保档案的系统性和完整性。2.对档案进行编号、登记，建立档案目录和索引，便于查阅和管理。3.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐美观。（三）档案保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况要及时报告，并采取相应的措施进行处理。3.严格控制档案库房的温度、湿度，保持库房环境适宜。（四）档案利用1.建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批权限。2.对需要查阅档案的人员，要进行登记和审批，确保档案利用的安全性和规范性。3.提供档案查阅服务时，要严格按照档案利用制度进行操作，不得擅自扩大档案利用范围或泄露档案内容。六、经费管理（一）经费预算1.每年年初，根据院史办的工作任务和目标，编制经费预算。经费预算应包括资料收集费、资料整理费、资料研究费、院史编纂费、宣传教育费、档案管理费等。2.经费预算要科学合理，充分考虑各项工作的实际需求，确保经费使用的有效性和经济性。（二）经费使用1.严格按照经费预算使用经费，不得擅自扩大经费使用范围或超预算支出。2.经费使用要严格执行财务管理制度，报销手续要齐全、规范。对经费使用情况要进行定期检查和审计，确保经费使用的合规性。3.对重大经费支