为规范公章管理制度

PAGE为规范公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章保管人：指负责保管公司各类公章的人员。3.用印申请人：指因工作需要申请使用公司公章的部门或个人。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义出具的各类文件、函件、证明、介绍信等。2.代表公司签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。3.其他需要加盖公司公章的事项。（二）合同专用章专门用于签订公司各类经济合同、业务合同等，具有与公司公章同等的法律效力。（三）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。（四）法定代表人章用于特定的法定代表人授权事项或公司规定的其他需要加盖法定代表人章的情况。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家法律法规及相关规定进行。2.由公司行政部门负责统一办理公章刻制手续，选择具有合法资质的印章制作单位。3.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的种类、用途、数量等信息，并经公司法定代表人或授权代表人批准。4.新刻制的公章必须在公安机关备案，并取得备案证明。（二）启用1.新刻制的公章启用前，由行政部门负责通知公司各部门，并在公司内部进行公示。2.公章启用时，需在《公章启用登记表》上登记启用日期、启用范围、保管人等信息。3.同时，应将新公章的印模留存备案，以便日后核对。（三）废止1.因公司名称变更、机构调整、业务终止等原因，需要废止公章时，由行政部门提出申请，经公司法定代表人或授权代表人批准后进行废止处理。2.废止的公章应及时上缴行政部门，并在《公章废止登记表》上登记废止日期、废止原因、上缴人等信息。3.对于废止的公章，行政部门应妥善保管，定期进行销毁，销毁时需有专人负责监销，并记录销毁情况。四、公章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保公章安全。2.保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章转借他人或带出公司。3.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防潮、防火等设施。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止丢失、损坏或被盗用。2.严格按照本制度规定的用印流程进行用印操作，对用印申请进行审核，确保用印事项合法合规。3.在用印过程中，应认真核对用印文件的内容和格式，确保用印准确无误。4.在用印完毕后，应及时将公章归还原位，并对用印情况进行记录。5.定期对公章进行检查，如发现公章有损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并申请更换。6.保管人因工作调动或离职时，应及时办理公章交接手续，确保公章交接清楚、手续完备。（三）保管地点及设施1.公司公章统一存放在行政部门的保险柜内，保险柜应放置在安全、隐蔽的房间内。2.保险柜应配备两把钥匙，一把由保管人保管，另一把由行政部门负责人保管，以备紧急情况下使用。3.行政部门应定期检查保险柜的安全性，确保其正常使用。五、公章的使用（一）用印申请1.用印申请人需填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.用印申请应经部门负责人审核签字，并根据用印事项的性质和审批权限，报公司领导审批。3.对于涉及公司重大决策、重要合同等事项的用印申请，需经公司法定代表人审批。（二）用印审核1.保管人收到用印申请后，应对用印申请进行审核，主要审核用印事项是否符合公司规定、用印文件内容是否合法合规、审批手续是否齐全等。2.如发现用印申请存在问题，保管人应及时与用印申请人沟通，要求其补充或修改相关信息，直至符合要求为止。（三）用印操作1.审核通过后，保管人应在用印申请人在场的情况下进行用印操作。2.用印时，应确保用印位置准确、清晰，不得模糊、重叠或遗漏。3.用印完毕后，保管人应在《用印登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、份数、用印事项、用印申请人等信息，并要求用印申请人签字确认。（四）用印登记1.《用印登记表》应妥善保存，作为用印记录的重要依据。2.用印登记应及时、准确，不得漏登、错登。3.行政部门应定期对用印登记情况进行检查和统计分析，发现问题及时处理。（五）特殊情况用印1.如遇紧急情况，无法事先办理用印申请手续时，用印申请人应电话请示公司领导同意后，方可先行用印，并在事后及时补办用印申请手续。2.对于异地用印或因特殊原因无法由保管人亲自用印的情况，经公司领导批准后，可采用传真、邮寄等方式将用印文件传送至保管人处，由保管人代为用印，并将用印后的文件及时寄回或传真给用印申请人。六、公章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章的使用情况进行监督检查，定期对各部门的用印情况进行抽查。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管地点、保管设施、保管人职责履行等情况。2.用印申请及审批情况，包括用印申请手续是否齐全、审批流程是否规范等。3.用印操作及登记情况，包括用印位置是否准确、用印记录是否完整等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.如因违规用印给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人的法律责任。3.对发现并及时制止违规用印行为的人