决策会议制度规范

PAGE决策会议制度规范总则目的为规范公司决策会议流程，保障决策的科学性、民主性和高效性，提高公司治理水平，促进公司持续健康发展，特制定本制度规范。适用范围本制度适用于公司内部各类涉及重大决策、重要事项安排以及需要集体讨论决定的会议活动。基本原则1.依法依规原则：决策会议必须严格遵守国家法律法规以及公司内部的各项规章制度。2.科学民主原则：充分发扬民主，广泛征求意见，运用科学的方法和程序进行分析、论证和决策。3.高效务实原则：精简会议流程，提高会议效率，注重决策的实际效果，解决实际问题。4.保密原则：对于会议讨论的涉及公司机密的内容，严格做好保密措施，防止信息泄露。会议分类及职责董事会会议1.职责对公司的经营方针、投资计划、年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案和弥补亏损方案等重大事项进行决策。选举和更换非由职工代表担任的董事、监事，决定有关董事、监事的报酬事项。审议批准公司的基本管理制度，决定公司内部管理机构的设置。决定聘任或者解聘公司经理及其报酬事项，并根据经理的提名决定聘任或者解聘公司副经理、财务负责人及其报酬事项。对公司增加或者减少注册资本、发行公司债券作出决议。对公司合并、分立、解散、清算或者变更公司形式作出决议。修改公司章程。2.参会人员：全体董事，根据会议议题需要，可邀请监事、高级管理人员及其他相关人员列席。监事会会议1.职责检查公司财务。对董事、高级管理人员执行公司职务的行为进行监督，对违反法律、行政法规、公司章程或者股东会决议的董事、高级管理人员提出罢免的建议。当董事、高级管理人员的行为损害公司的利益时，要求董事、高级管理人员予以纠正。提议召开临时股东会会议，在董事会不履行本法规定的召集和主持股东会会议职责时召集和主持股东会会议。向股东会会议提出提案。依照《公司法》第一百五十一条的规定，对董事、高级管理人员提起诉讼。2.参会人员：全体监事，根据会议议题需要，可邀请董事、高级管理人员及其他相关人员列席。总经理办公会1.职责贯彻执行董事会的决议，组织实施公司年度经营计划和投资方案。拟订公司内部管理机构设置方案、基本管理制度和具体规章。提请董事会聘任或者解聘公司副经理、财务负责人；聘任或者解聘除应由董事会聘任或者解聘以外的管理人员。负责公司日常经营管理工作，协调各部门之间的关系，处理公司重大突发事件。定期向董事会报告公司经营情况，提交年度工作报告。2.参会人员：总经理、副总经理、财务负责人等公司高级管理人员，根据会议议题需要，可邀请各部门负责人及其他相关人员列席。部门工作会议1.职责传达公司决策会议精神，部署本部门工作任务。讨论和研究本部门业务范围内的重要事项，提出工作方案和建议。协调本部门内部工作关系，解决工作中出现的问题。总结本部门工作经验，分析存在的问题，提出改进措施。2.参会人员：本部门全体员工，根据会议议题需要，可邀请其他部门相关人员列席。会议组织与筹备会议发起1.发起主体：董事会会议、监事会会议由董事长或监事会主席发起；总经理办公会由总经理发起；部门工作会议由部门负责人发起。2.发起事由：根据公司发展战略、经营管理需要以及内外部环境变化，确定会议议题。议题应明确、具体，具有针对性和重要性。会议通知1.通知方式：采用书面通知（含电子邮件）、电话通知等方式，确保参会人员及时收到通知。2.通知内容：包括会议时间、地点、议题、参会人员、会议要求等。对于重要会议，应提前[X]个工作日发出通知；对于紧急会议，应在最短时间内通知到参会人员。会议资料准备1.资料内容：根据会议议题，准备相关的文件、报告、数据、图表等资料，确保资料真实、准确、完整。2.资料分发：在会议召开前[X]个工作日将会议资料分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。会议场地安排1.场地选择：根据会议规模、性质和要求，选择合适的会议场地。场地应具备良好的通风、采光、音响、投影等设施，确保会议顺利进行。2.场地布置：根据会议主题和风格，对会议场地进行合理布置，包括桌椅摆放、会标悬挂、资料摆放等，营造良好的会议氛围。会议议程与流程会议签到1.签到时间：参会人员应在会议开始前[X]分钟到达会议场地进行签到。2.签到方式：采用纸质签到或电子签到的方式，记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。会议开场1.主持人开场：会议主持人介绍会议背景、目的、议程安排以及参会人员。2.宣布会议纪律：强调会议纪律，要求参会人员关闭手机或调至静音状态，不得随意走动、交头接耳，确保会议秩序。议题讨论1.汇报议题：由议题汇报人按照预定的顺序进行议题汇报，汇报内容应简洁明了、重点突出，包括现状分析、问题提出、解决方案建议等。2.讨论发言：参会人员围绕议题进行充分讨论，发表自己的意见和建议。讨论过程中应尊重他人观点，避免争吵和人身攻击。3.记录要点：安排专人负责会议记录，记录讨论的主要内容、观点、意见以及达成的共识等。记录应准确、完整，字迹清晰。决策形成1.归纳总结：主持人对讨论情况进行归纳总结，梳理各方观点和意见，明确存在的分歧和争议点。2.决策表决：根据议题性质和公司相关规定，采用投票表决、举手表决、口头表决等方式进行决策。表决结果应当场公布。3.形成决议：根据表决结果，形成会议决议。决议应明确、具体，具有可操作性。决议内容应包括决策事项、决策依据、执行部门及责任人、完成时间等。会议结束1.主持人总结：主持人对会议进行总结，强调决议的重要性和严肃性，要求各部门认真贯彻执行。2.宣布散会：主持人宣布会议结束，参会人员有序离开会议场地。会议记录与纪要会议记录1.记录人员职责：会议记录人员应认真履行职责，准确、完整地记录会议内容，不得遗漏重要信息。2.记录要求：记录应使用统一的格式和规范，字迹工整，语言简洁明了。记录内容应包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、讨论内容、决策结果等。3.记录存档：会议记录完成后，应及时整理归档，保存期限按照公司档案管理制度执行。会议纪要1.纪要撰写：会议结束后[X]个工作日内，由会议记录人员根据会议记录撰写会议纪要。纪要应突出会议重点，准确概括会议讨论的主要内容、决策结果以及下一步工作安排。2.纪要审核：会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核。主持人应认真审核纪要内容，确保纪要准确反映会议精神。审核通过后的会议纪要应发送给参会人员及相关部门。3.纪要执行：各部门应根据会议纪要的要求，认真落实各项工作任务，明确责任人，制定具体的工作计划，并及时向公司领导汇报工作进展情况。会议监督与执行监督机制1.内部监督：公司内部审计部门负责对决策会议的组织、流程、决议执行等情况进行监督检查，确保会议制度规范的有效执行。2.外部监督：接受股东、监管部门等外部机构的监督，及时反馈和整改存在的问题。决议执行1.责任明确：会议决议明确了执行部门及责任人，各责任人应按照决议要求，认真组织实施，确保决议事项得到有效落实。2.进度跟踪：建立决议执行进度跟踪机制，定期对决议执行情况进行检查和评估，及时发现问题并采取措施加以解决。3.结果反馈：执行部门应在决议规定的时间内将执行结果反馈给公司领导，并抄送相关部门。对于