文档制度流程规范

PAGE文档制度流程规范一、总则（一）目的为加强公司文档管理，确保文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，规范工作流程，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本规范适用于公司内部各部门、各岗位在文档的起草、审批、存储、使用、借阅、销毁等全过程的管理。（三）基本原则1.合法性原则：文档管理应符合国家法律法规及行业相关标准要求。2.规范性原则：文档的格式、内容、编号等应遵循统一规范。3.保密性原则：对涉及公司机密的文档，应严格保密措施。4.实用性原则：文档管理应便于查找、使用和维护，满足工作实际需求。二、文档分类与编号（一）文档分类1.行政类文档：包括公司各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政通知等。2.业务类文档：根据不同业务板块划分，如销售合同、采购订单、项目报告、技术方案等。3.财务类文档：财务报表、账目明细、预算计划、审计报告等。4.人事类文档：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号。2.编号开头字母代表文档所属类别，如“XZ”表示行政类，“YW”表示业务类等。3.中间数字为流水号，按时间顺序依次编排。4.编号末尾可根据需要添加版本号等信息，如“V1”“V2”等，用于区分文档版本。三、文档起草与审批（一）起草要求1.文档起草人应确保内容真实、准确、完整，语言表达清晰、规范。2.引用的数据、资料等应注明出处，确保可追溯。3.涉及多个部门的文档，起草人应与相关部门充分沟通协调。（二）审批流程1.行政类文档部门内部起草的一般性行政通知等，由部门负责人审批。涉及公司整体政策、重要事项的行政文档，需经分管领导审核，总经理批准。2.业务类文档常规业务合同、订单等，由业务部门负责人审批。重大业务项目报告、复杂技术方案等，先由业务部门内部审核，再经分管业务领导审批，必要时提交总经理办公会审议。3.财务类文档日常财务报表、账目明细等，由财务部门负责人审批。预算计划、重大财务决策相关文档，需经财务总监审核，总经理批准。4.人事类文档员工基本信息变更、常规培训记录等，由人力资源部门相关负责人审批。涉及员工晋升降职、薪酬调整等重要人事决策文档，经人力资源部门审核后，报分管领导审批，总经理备案。（三）审批意见反馈审批人应在规定时间内对文档提出明确的审批意见，同意的签署“同意”，不同意的注明具体修改意见，起草人根据审批意见及时修改完善。四、文档存储与管理（一）存储方式1.电子文档存储在公司统一的文档管理系统中，根据文档分类建立相应的文件夹结构。2.重要的纸质文档应进行扫描备份，存储于电子文档管理系统，同时在公司档案室进行纸质存档。（二）存储期限1.行政类文档：长期保存。2.业务类文档：根据业务性质和相关法律法规要求确定存储期限，一般合同等业务文档保存期限不少于[X]年。3.财务类文档：按照财务档案管理规定，保存期限通常为[X]年。4.人事类文档：员工离职后，其档案等相关文档保存期限不少于[X]年。（三）定期清理1.每年定期对文档进行清理，删除已过存储期限且无留存价值的文档。2.清理过程中，需填写文档清理记录，注明清理文档的名称、编号、清理原因及清理时间等。（四）文档安全1.电子文档管理系统应设置不同级别的访问权限，确保文档的安全性。2.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备。3.对涉及公司机密的文档，应采取加密存储、专人保管等特殊安全措施。五、文档使用与借阅（一）使用权限1.公司员工根据工作需要，在其权限范围内可查阅、使用相关文档。2.如需查阅超出权限范围的文档，应填写文档查阅申请表，经相关领导批准后，由文档管理人员提供查阅服务。（二）借阅流程1.员工因工作需要借阅文档，应填写文档借阅申请表，注明借阅文档名称、编号、借阅用途、预计归还时间等。2.申请表经所在部门负责人审批后，交文档管理部门。3.文档管理部门根据审批意见，办理借阅手续，向借阅人提供文档，并登记借阅信息。4.借阅人应在规定时间内归还文档，如需延期归还，应提前办理续借手续。（三）文档使用规范1.借阅人应妥善保管借阅的文档，不得擅自涂改、复印、转借他人。2.使用文档过程中，如需摘录、引用部分内容，应注明出处。3.使用完毕后，应及时将文档归还文档管理部门，文档管理人员应对归还文档进行检查，如发现问题及时与借阅人沟通处理。六、文档修订与废止（一）修订1.当文档所依据的法律法规、政策发生变化，或公司业务调整、实际工作中发现文档存在问题等情况时，需对文档进行修订。2.修改后的文档应重新进行审批流程，审批通过后更新文档管理系统中的电子文档及档案室的纸质文档。3.修订后的文档应注明修订日期、修订内容等信息，以便查阅和追溯。（二）废止1.因法律法规变更、公司业务停止等原因，导致文档不再适用时，应及时废止。2.废止文档需填写文档废止申请表，经相关领