采购部流程制度及规范

PAGE采购部流程制度及规范一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购部的工作流程，确保采购活动的合法性、合规性、高效性和经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行，维护公司的利益。（二）适用范围本制度适用于公司采购部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公平。3.高效性原则：优化采购流程，提高采购效率，及时满足公司生产经营需求。4.经济性原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，实现公司利益最大化。5.保密性原则：采购人员应对采购过程中涉及的商业秘密、供应商信息等予以保密。二、采购流程（一）采购需求提出1.生产部门：根据生产计划和实际生产情况，提前向采购部提交原材料、零部件等采购需求清单，明确规格、型号、数量、交货时间等要求。2.其他部门：如行政部门、研发部门等根据工作需要，向采购部提交办公用品、设备、服务等采购申请，详细说明采购用途、预算等信息。（二）采购申请审批1.采购部收到采购需求后，对需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.将采购申请提交至相关部门负责人进行审批，审批内容包括采购预算、采购方式、供应商选择等。3.对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层进行最终审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉记录等。实地考察供应商的生产能力、质量管理体系、环保情况等，评估其是否符合公司要求。2.供应商评估与选择建立供应商评估指标体系，包括产品质量、价格、交货期、售后服务、技术支持等方面。定期对供应商进行评估，根据评估结果进行打分和排名。选择排名靠前、综合实力强的供应商作为合作对象，建立合格供应商名录。3.供应商管理与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期与供应商沟通，了解其生产经营情况，协调解决合作过程中出现的问题。对供应商的表现进行跟踪和评价，如发现供应商存在严重问题，及时采取措施，如警告、暂停合作、取消合作等。（四）采购订单下达1.根据审批通过的采购申请和选定的供应商，采购部起草采购订单。2.采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准等详细信息。3.将采购订单发送给供应商，并要求供应商签字确认。（五）采购合同签订1.对于金额较大或重要的采购项目，采购部应与供应商签订书面采购合同。2.采购合同应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交公司法律顾问进行审核，确保合同的合法性和有效性。4.采购合同签订后，应及时归档保存，以备查阅。（六）采购执行与跟踪1.采购部按照采购订单要求，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保按时、按质、按量交货。2.如发现供应商存在交货延迟、质量问题等情况，及时与供应商沟通协调，要求其采取措施解决问题。3.对于紧急采购需求，采购部应优先处理，确保公司生产经营不受影响。（七）验收与付款1.验收采购物品到货后，采购部应及时通知相关部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量、规格等进行检验。如发现采购物品存在质量问题或与合同约定不符，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。2.付款验收合格后，采购部根据采购合同和公司财务制度，办理付款手续。付款申请应附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证，经审批后支付货款。严格控制付款时间和方式，确保公司资金安全。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部应根据公司年度生产经营计划和采购需求，编制年度采购预算。2.采购预算应包括采购项目、采购数量、采购金额、采购时间等详细信息，并进行分类汇总。3.在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动、供应商报价变化等因素，确保预算的合理性和准确性。（二）预算执行1.采购部应严格按照采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算管理规定，提交预算调整申请，经审批后执行。（三）预算监控与分析1.定期对采购预算执行情况进行监控和分析，对比实际采购支出与预算的差异，找出原因，提出改进措施。2.对于预算执行偏差较大的采购项目，应重点关注，及时采取措施进行纠正，确保采购预算的有效执行。四、采购风险管理（一）风险识别1.采购部应识别采购过程中可能存在的风险，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如市场调研、质量检验、供应商管理、合同审核、付款控制等。2.建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，采取措施防范风险的发生。3.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，不断完善风险管理制度和措施。五、采购文件管理（一）文件分类采购文件包括采购申请、采购订单、采购合同、验收报告、发票、供应商资料等。（二）文件归档采购部应指定专人负责采购文件的归档管理，按照文件类别和时间顺序进行整理和归档。采购文件应妥善保存一定期限，以备查阅和审计。（三）文件查阅公司内部人员如需查阅采购文件，应填写查阅申请表，经审批后在指定地点查阅。查阅人员应遵守保密规定，不得擅自复制、传播采购文件。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理控制。2.采购质量：评估采购物品的质量是否符合要求，是否满足公司生产经营需要。3.交货期：考核供应商的交货准时率，评估采购部对交货期的控制能力。4.供应商管理：评价采购部对供应商的开发、评估、选择、管理等工作的成效。5.内部满意度：收集公司内部各部门对采购部工作的满意度评价。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购发票、验收报告、供应商评价等。2.采用定量分析与定性分析相结合的方法，对评估指标进行计算和分析。3.组织内部各部门进行满意度调查，收集反馈意见。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部及采购人员进行奖惩。2.针对