规范使用接送卡制度

PAGE规范使用接送卡制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的安全管理，规范人员进出秩序，保障公司/组织内人员及财产安全，特制定本接送卡制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工、来访人员以及与公司/组织有业务往来的外部人员。（三）基本原则1.严格管理原则：对接送卡的申请、发放、使用、回收等环节进行严格把控，确保制度的有效执行。2.安全第一原则：以保障人员和财产安全为首要目标，通过规范接送卡使用，防止未经授权人员进入公司/组织区域。3.便捷高效原则：在确保安全的前提下，尽量简化流程，提高工作效率，减少对正常业务活动的影响。二、接送卡的申请与发放（一）员工接送卡1.新员工入职时，由人力资源部门负责通知其到行政部门领取接送卡申请表。2.员工填写申请表，详细注明个人基本信息、所属部门、岗位等内容，并签字确认。3.申请表经所在部门负责人审核签字后，交回行政部门。4.行政部门对申请表进行审核，核实信息无误后，为员工发放接送卡。接送卡应包含员工姓名、照片、所属部门、卡号等信息。（二）来访人员接送卡1.公司/组织内部员工接待来访人员时，需提前填写来访人员接送卡申请表，注明来访人员姓名、单位、来访事由、预计停留时间、接待部门及接待人等信息。2.申请表经接待部门负责人签字批准后，交至行政部门。3.行政部门根据申请表内容，为来访人员制作临时接送卡。临时接送卡应在显著位置标明“临时”字样，并注明有效期。（三）外部业务往来人员接送卡1.因业务需要与公司/组织有往来的外部单位人员，由相关业务部门提前向行政部门提交接送卡申请，申请内容包括外部人员姓名、单位、业务往来事项、预计来访时间、接待部门及接待人等。2.行政部门审核申请通过后，为外部业务往来人员发放专用接送卡。专用接送卡可根据业务往来的频率和重要性，设置不同的有效期和使用权限。（四）接送卡发放要求1.接送卡应采用实名制，确保卡片与使用人员一一对应。2.发放的接送卡应保证质量，具备一定的防伪功能，防止卡片被伪造或冒用。3.行政部门应建立接送卡发放台账，详细记录接送卡的发放时间、领取人姓名、所属类别等信息，以便查询和管理。三、接送卡的使用规范（一）员工使用规范1.员工应妥善保管个人接送卡，不得转借、转让他人使用。如发现接送卡遗失或被盗，应立即向行政部门挂失，并配合办理补办手续。2.员工在上下班及工作时间内进出公司/组织大门时，应主动出示接送卡，配合门卫进行身份验证。3.因工作需要携带物品外出时，应按照公司/组织规定的物品出门流程，凭接送卡及相关审批手续放行。4.员工离职时，应将接送卡交回行政部门注销。如未交回，行政部门有权从工资中扣除相应费用，并追究相关责任。（二）来访人员使用规范1.来访人员应在进入公司/组织大门前，主动向门卫出示临时接送卡，并配合门卫进行登记和身份核实。2.临时接送卡仅限在规定的来访时间和指定的区域内使用。来访人员如需前往其他区域，应在接待部门人员陪同下，并经相关区域负责人同意后，方可进入。3.来访人员离开公司/组织时，应将临时接送卡交回门卫处。如未交回，门卫有权拒绝其再次进入，并通知接待部门处理。（三）外部业务往来人员使用规范1.外部业务往来人员应按照公司/组织规定的时间和流程使用专用接送卡进出公司/组织。2.专用接送卡的使用范围和权限应根据业务往来的具体情况进行明确规定。外部人员应严格遵守相关规定，不得擅自进入未经授权的区域。3.外部业务往来人员在使用接送卡过程中，如有违反公司/组织规定或出现异常情况，行政部门有权收回接送卡，并禁止其再次进入。四、接送卡的回收与注销（一）回收情形1.员工离职、退休、调岗等离开公司/组织时，行政部门应及时回收其接送卡。2.来访人员和外部业务往来人员在完成来访或业务往来后，应将临时接送卡或专用接送卡交回行政部门。3.接送卡如有损坏、遗失或被盗等情况，行政部门应及时回收，并根据规定进行处理。（二）注销流程1.行政部门对接收到的回收接送卡进行核实，确认卡片状态正常后，在接送卡发放台账中进行注销登记。2.对于损坏无法继续使用的接送卡，行政部门应做好记录，并定期进行集中销毁处理。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.因遗失或被盗而回收的接送卡，行政部门应在核实情况后，及时将相关信息告知公司/组织内各部门，并提醒注意安全防范。同时，对该接送卡进行注销处理，防止被冒用。五、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的安全管理部门或由行政部门负责对接送卡制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.门卫对接送卡的验证工作是否认真执行，是否严格核实进出人员与接送卡的一致性。2.各部门对接送卡的管理是否规范，是否存在员工接送卡转借、转让等违规行为。3.行政部门对接送卡的申请、发放、回收、注销等环节的记录是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：安全管理部门或行政部门定期对公司/组织大门及各部门的接送卡使用情况进行全面检查，检查频率可根据实际情况确定，如每周或每月一次。2.不定期抽查：在日常工作中，安全管理部门或行政部门可随时对部分区域或人员的接送卡使用情况进行抽查，以确保制度的有效执行。3.视频监控：利用公司/组织内安装的视频监控系统，对人员进出公司/组织大门及相关区域的情况进行实时监控，以便及时发现和处理接送卡使用过程中的异常情况。（四）违规处理1.对于违反接送卡使用规范的员工，安全管理部门或行政部门将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、通报批评等。2.对于因接送卡管理不善导致公司/组织安全受到威胁或造成损失的部门或个人，将追究其相关责任，并要求其承担相应的经济赔偿。3.对于多次违反接送卡制度或情节严重的来访人员和外部业务往来人员，公司/组织有权拒绝其再次来访，并采取相应的法律措施维护自身权益。六、附则（一）解释权本制度由公司/组织行政部门负责解释。