发票收开规范制度

PAGE发票收开规范制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司发票的收取与开具行为，确保公司财务活动的合法性、准确性和规范性，有效防范税务风险，维护公司的经济利益和良好形象。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及发票收开业务的各项活动。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定，确保发票收开行为合法合规。2.准确及时原则发票信息应准确无误，开具及时，收取完整，保证财务数据的真实性和时效性。3.责任明确原则明确各部门及人员在发票收开过程中的职责，做到责任清晰，避免出现管理漏洞。二、发票收取规范（一）收取范围公司在采购商品、接受服务等业务活动中，应向销售方或服务提供方索取发票。具体包括但不限于原材料采购、设备购置、办公用品采购、劳务费用支出、咨询服务费用等。（二）发票种类要求1.增值税专用发票适用于一般纳税人之间的交易，可用于抵扣进项税额。收取时，应确保发票内容完整、清晰，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。2.增值税普通发票适用于一般纳税人与小规模纳税人或消费者之间的交易，不可抵扣进项税额。收取要求与增值税专用发票基本一致，但需注意发票左上角有“普通发票”字样标识。3.其他发票如通用机打发票、定额发票等，应根据业务实际情况及当地税务规定进行收取，并确保发票的真实性和有效性。（三）收取流程1.业务部门在发生采购业务时，应及时与销售方沟通，明确发票开具要求和送达时间。2.采购人员在收到货物或服务并验收合格后，应在规定时间内将发票传递至财务部门。传递时需填写发票交接清单，注明发票号码、开票日期、金额等信息。3.财务部门收到发票后，应安排专人进行审核。审核内容包括发票的真实性、完整性、合法性，发票与业务的匹配性等。如发现发票存在问题，应及时与业务部门或销售方联系，要求对方重新开具或补充相关证明材料。4.审核无误的发票，财务人员应按照公司财务管理制度进行账务处理，并妥善保管。（四）特殊情况处理1.若销售方无法开具发票，业务部门应及时与对方协商解决方案。如因特殊原因确实无法取得发票，需由业务部门填写《无发票情况说明》，详细说明业务内容、金额、无法取得发票原因等，并经相关领导审批后，作为财务核算的依据。但无发票业务可能会影响公司成本费用的税前扣除，财务部门应根据税收法规进行相应的税务处理。2.对于取得的发票存在开具错误、发票信息变更等情况，业务部门应及时联系销售方进行重新开具或更正。销售方重新开具发票时，应收回原发票并注明“作废”字样；如无法收回原发票，销售方应提供相关证明材料，经财务部门审核同意后，方可作为记账凭证。三、发票开具规范（一）开具范围公司在销售商品、提供服务等经营活动中，应按照规定向购买方开具发票。开具发票的范围应与公司经营范围相符，不得超范围开具发票。（二）开具流程1.业务部门在与购买方签订销售合同或提供服务协议时，应明确发票开具的相关条款，包括发票类型、开具时间、开具内容等。2.销售业务发生后，业务人员应及时将开票信息传递至财务部门。开票信息应准确无误，包括购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。3.财务部门收到开票信息后，应安排专人进行开票操作。开票人员应严格按照发票管理系统的操作流程进行开具，确保发票内容与开票信息一致。开具完成后，应加盖公司发票专用章，并进行发票号码登记。4.发票开具后，财务人员应及时将发票传递给业务部门或购买方。传递方式可根据实际情况选择邮寄、专人送达或购买方自取等，但需确保发票安全、准确送达。同时，应要求接收方在发票签收单上签字确认。（三）开具要求1.发票开具应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得虚开发票，不得开具与实际经营业务情况不符的发票。2.开具增值税专用发票时，应注意购买方的纳税人资格。对于一般纳税人购买方，应准确填写其纳税人识别号等信息；对于小规模纳税人或消费者购买方，应开具增值税普通发票，并在“购买方纳税人识别号”栏填写购买方的纳税人识别号或统一社会信用代码。3.发票开具内容应清晰、准确，不得模糊、涂改。如因开票错误需要重新开具发票的，应按照规定的作废条件进行处理，并重新开具发票。4.对于电子发票的开具，应按照税务机关的要求，通过电子发票服务平台进行开具，并确保电子发票的真实性、完整性和安全性。电子发票与纸质发票具有同等法律效力，业务部门或购买方需要纸质发票的，公司应提供电子发票的纸质打印件，并加盖发票专用章。（四）发票作废与红冲1.发票作废当月开具的发票发现有误的，可即时作废。作废发票应在防伪税控系统中将相应的数据电文按“作废”处理，在纸质发票（含未打印的发票）各联次上注明“作废”字样，全联次留存。已开具的发票，如发生销售退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局关于红字发票开具的相关规定进行处理。2.发票红冲开具红字增值税专用发票时，应按照以下流程操作：购买方取得专用发票已用于申报抵扣的，购买方可在增值税发票管理新系统（以下简称“新系统”）中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》（以下简称《信息表》），在填开《信息表》时不填写相对应的蓝字专用发票信息，应暂依《信息表》所列增值税税额从当期进项税额中转出，待取得销售方开具的红字专用发票后，与《信息表》一并作为记账凭证。购买方取得专用发票未用于申报抵扣、但发票联或抵扣联无法退回的，购买方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。销售方开具专用发票尚未交付购买方，以及购买方未用于申报抵扣并将发票联及抵扣联退回的，销售方可在新系统中填开并上传《信息表》。销售方填开《信息表》时应填写相对应的蓝字专用发票信息。主管税务机关通过网络接收纳税人上传的《信息表》，系统自动校验通过后，生成带有“红字发票信息表编号”的《信息表》，并将信息同步至纳税人端系统中。销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票，在新系统中以销项负数开具。红字专用发票应与《信息表》一一对应。开具红字增值税普通发票时，比照红字增值税专用发票的开具规定，在新系统中开具负数发票冲减当期销售收入。四、发票保管与存档（一）保管要求1.公司应设立专门的发票保管场所，确保发票存放安全，防止发票丢失、损毁、被盗等情况发生。发票保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.财务部门应指定专人负责发票的保管工作。保管人员应定期对发票进行盘点，确保账实相符。如发现发票短缺或其他异常情况，应及时查明原因，并向上级报告。3.已开具的发票存根联和发票登记簿应按照税务机关规定的保管期限进行保管。保管期限一般为五年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）存档管理1.发票作为公司财务核算和税务处理的重要凭证，应进行妥善存档。存档时，应按照发票号码顺序进行整理，并附上相关的业务合同、送货单、验收单等原始凭证，确保发票与业务资料一一对应。2.电子发票应进行电子存档，建立电子发票档案库。电子发票档案应包括发票电子数据、发票清单、发票开具信息等，并确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，应定期对电子发票档案进行备份，防止数据丢失。3.发票存档应便于查阅和审计。财务部门应建立发票查阅登记制度，严格控制发票查阅权限。未经批准，任何人不得擅自查阅、复印、外借发票存档资料。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对发票收开情况进行审计检查。审计内容包括发票的开具是否符合规定、发票的收取是否完整、发票的保管与存档是否规范等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门应加强对发票收开业务的日常监督管理。定期对发票开具数据进行统计分析，与业务部门的销售数据进行比对，发现异常情况及时核实处理。同时，应加强对财务人员和业务人员的培训，提高其对发票管理规定的认识和操作技能。（二）外部检查配合1.公司应积极配合税务机关等外部部门的发票检查工作。按照要求提供相关发票资料，如实反映发票收开情况。对于税务机关提出的问题和整改要求，应及时进行整改，并将整改情况反馈给税务机关。2.如因发票问题导致公司受到税务处罚或其他经济损失的，公司应追究相关责任人责任。对于违反发票管理规定的行为，应按照公司相关制度进行严肃处理，情节严重的，应依法追究法律责任。六、培训与宣传（一）培训1.公司应定期组织财务人员和业务人员参加发票管理相关知识培训。培训内容包括国家税收法律法规、发票管理规定、发票开具与收取操作流程、税务风险防范等。通过培训，提高员工对发票管理重要性的认识，增强其业务操作能力。2.培训方式可采用内部培训、外部培训、线上培训等多种形式。内部培训由公司财务部门或相关业务部门组织，邀请专业人员进行授课；外部培训可选派员工参加税务机关或专业培训机构举办的发票管理培训班；线上培训可利用网络学习平台，提供发票管理相关课程供员工自主学习。（二）宣传1.公司应加强对发票管理规定的宣传工作。通过内部公告、宣传栏、邮件、微信群等多种渠道，向全体员工宣传发票收开的规范要求和重要性，提高员工的知晓度和遵守意识。2.在宣传过程中，应重点强调发票开具与收取的合规性对公司税务风险、财务管理和经济利益的影响，引导员工自觉遵守发票管理规定，积极配合公司的发票管理工作。七、附则（一）解释权归