规范性文件编号制度

PAGE规范性文件编号制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件的管理，确保文件编号的唯一性、系统性和规范性，便于文件的识别、检索、引用和存档，提高公司管理效率和工作质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部制定的各类规范性文件，包括但不限于规章制度、管理办法、操作规程、技术标准、工作流程等。（三）规范性文件定义本制度所称规范性文件，是指公司在管理活动中，依据国家法律法规和相关政策，为实现公司目标，对公司内部事务进行规范、约束和指导，具有普遍约束力，并可反复适用的文件。（四）基本原则1.唯一性原则：每个规范性文件都应有唯一的编号，避免编号重复或混淆。2.系统性原则：编号应体现文件的层级关系和分类体系，便于文件的分类管理和检索。3.稳定性原则：编号一经确定，应保持相对稳定，避免频繁变更。4.规范性原则：编号应符合国家法律法规和行业标准的要求，遵循统一的格式和规则。二、编号规则（一）编号结构规范性文件编号由文件类别代码、年份代码、顺序号、版本号四部分组成，各部分之间用“”分隔。具体结构如下：[文件类别代码][年份代码][顺序号][版本号]（二）文件类别代码文件类别代码采用大写字母表示，根据文件的性质和用途分为以下几类：1.G：公司规章制度类文件，包括公司章程、基本管理制度、各类管理办法等。2.M：部门管理制度类文件，指公司各部门制定的部门内部管理制度。3.O：操作规程类文件，如生产操作规程、设备操作规程、安全操作规程等。4.T：技术标准类文件，涵盖产品标准、工艺标准、质量标准等。5.W：工作流程类文件，包括各类业务流程、工作程序等。（三）年份代码年份代码采用公元纪年的后两位数字表示，如“23”表示2023年。（四）顺序号顺序号为三位数字，从“001”开始依次编排。同一类别、同一年份的规范性文件，按照文件制定的先后顺序依次编号。（五）版本号版本号用阿拉伯数字表示，初始版本为“1”，当文件进行修订时，版本号依次递增。例如，第一次修订后的版本号为“2”，第二次修订后的版本号为“3”，以此类推。三、编号管理职责（一）公司办公室1.负责制定和修订规范性文件编号制度，并监督制度的执行情况。2.负责对公司各部门提交的规范性文件进行编号审核，并赋予正式编号。3.负责建立规范性文件编号台账，记录文件编号、名称、类别、年份、顺序号、版本号、制定部门、发布日期等信息，确保台账信息的准确、完整和及时更新。4.负责定期对规范性文件编号进行清理和维护，确保编号的有效性和规范性。（二）公司各部门1.负责本部门规范性文件的起草、修订和提交编号申请工作。2.按照公司办公室的要求，填写规范性文件编号申请表，详细说明文件的类别、名称、主要内容、制定目的、适用范围等信息，并确保申请编号的文件符合本制度的规定。3.负责本部门规范性文件编号的使用和管理，确保文件编号的正确使用和文件的有效执行。四、编号申请与审批（一）申请流程1.公司各部门在规范性文件起草完成后，由部门负责人审核签字，并填写《规范性文件编号申请表》。2.将《规范性文件编号申请表》及文件初稿一并提交至公司办公室。（二）审批流程1.公司办公室收到《规范性文件编号申请表》及文件初稿后，对文件的内容、格式、编号申请的合规性等进行审核。2.审核通过后，由公司办公室赋予文件正式编号，并将编号信息反馈给申请部门。3.对于审核不通过的文件，公司办公室应及时与申请部门沟通，说明原因，并要求申请部门进行修改完善后重新提交申请。五、编号使用与变更（一）编号使用1.规范性文件一经赋予编号，应在文件封面、正文首页等显著位置标注编号。2.文件编号应保持清晰、完整，不得随意涂改、删除或变更。3.在引用规范性文件时，应准确引用文件编号，确保引用的准确性和一致性。（二）编号变更1.规范性文件在修订后，应重新申请编号。申请流程与新文件编号申请流程相同。2.原文件编号废止，新编号按照本制度的编号规则进行编制。3.因特殊原因需要对已发布文件的编号进行临时变更的，应由文件制定部门提出书面申请，说明变更原因、变更内容及变更后的编号等信息，经公司办公室审核批准后实施。变更申请及批准文件应存档备案。六、编号存档与查询（一）存档1.公司办公室负责将规范性文件编号台账及相关文件资料进行存档管理。存档资料应包括《规范性文件编号申请表》、文件初稿、正式发布文件、文件修订记录等。2.存档资料应按照类别、年份、顺序号等进行分类整理，便于查询和检索。（二）查询1.公司内部人员如需查询规范性文件编号相关信息，可向公司办公室提出申请。2.公司办公室应根据查询申请，及时提供准确的编号信息及相关文件资料。七、监督与检查（一）监督职责公司办公室负责对规范性文件编号制度的执行情况进行监督检查，确保各部门严格按照本制度的规定进行文件编号管理。（二）检查内容1.规范性文件编号的申请、审批流程是否规范，编号是否准确、唯一。2.文件编号在文件中的标注是否符合要求，是否存在编号使用不规范的情况。3.规范性文件编号台账的记录是否完整、准确，是否及时更新。4.因文件修订等原因导致编号变更时，相关手续是否齐全，变更后的编号是否正确使用。（三）检查方式1.定期检查：公司办公室定期对各部门规范性文件编号管理情况进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，公司办公室不定期对部分部门的规范性文件编号管理情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，公司办公室应及时向责任部门发出整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知的要求，认真分析问题原因，制定整改措施，并在规定期限内完成整改。整改完成后，应向公司办公室提交整改报告及相关证明材料。