公文写作规范化制度

PAGE公文写作规范化制度一、总则（一）目的为了提高公司公文写作的质量和效率，确保公文的规范性、准确性和严肃性，使公文能够更好地传达公司的决策、意图和信息，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公务活动中形成的各类公文，包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。（三）基本原则1.合法性原则：公文写作必须符合国家法律法规和相关政策要求，不得与法律法规相抵触。2.准确性原则：公文内容应准确无误，数据、事实、表述等应真实可靠，避免模糊不清、歧义或错误信息。3.规范性原则：严格遵循公文的格式、体例、语言风格等规范要求，确保公文的标准化和统一化。4.时效性原则：根据工作需要及时撰写和发布公文，确保信息传递的及时性，避免延误工作。5.实用性原则：公文应具有实际应用价值，能够切实解决工作中的问题，指导工作实践。二、公文格式规范（一）页面设置1.纸张：一般采用A4纸，纵向排版。2.页边距：上、下页边距为2.54厘米，左、右页边距为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）排版规则1.公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过±4mm。2.一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。三、公文种类及写作要求（一）通知1.适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.写作要求：标题：一般由发文机关、事由和文种组成，如“关于[事由]的通知”。正文：开头应明确通知的目的和依据；主体部分详细阐述通知的事项，包括工作任务、要求、措施、时间节点等，内容应具体、清晰、可操作；结尾可提出执行要求或强调注意事项。语言：简洁明了，语气平和，避免使用模糊、歧义性语言。（二）报告1.适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。2.写作要求：标题：一般为“关于[事由]的报告”。正文：应实事求是地叙述工作进展、成绩、问题、经验教训等情况，内容要全面、准确、有条理。结尾可根据需要提出下一步工作的建议或打算。语言：客观、平实，数据和事例要真实可靠。（三）请示1.适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。2.写作要求：标题：一般为“关于[事由]的请示”。正文：应明确请示的事项，阐述请示的原因和理由，提出具体的请示意见。内容要单一，一事一请示，避免多头请示。语言：恭敬、得体，语气诚恳。（四）批复1.适用范围：适用于答复下级机关请示事项。2.写作要求：标题：一般为“关于[对请示事项的答复]的批复”。正文：开头引述下级机关的请示文号和标题，然后针对请示事项作出明确的答复，同意或不同意要表述清晰，必要时可说明理由。语言：简洁、明确，态度鲜明。（五）函1.适用范围：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。2.写作要求：标题：一般为“关于[事由]的函”。正文：开头说明发函的缘由，主体部分阐述函的事项，语言要礼貌、得体，措辞恰当。结尾可根据需要使用结束语，如“特此函达”“请予函复”等。语言：简洁、明了，注重礼貌和分寸。（六）会议纪要1.适用范围：适用于记载会议主要情况和议定事项。2.写作要求：标题：一般为“[会议名称]纪要”。正文：开头简述会议的基本情况，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、会议主题等；主体部分准确、全面地记录会议讨论的主要内容、形成的决议、工作部署等，可采用分条列项的方式进行整理。语言：准确、精炼，突出重点，避免冗长和繁琐。四、公文起草与审核（一）起草1.公文起草应根据工作需要和领导指示进行，由相关部门或人员负责撰写。2.起草人应深入了解公文的主题和目的，收集相关资料，进行充分的调查研究，确保公文内容的真实性和准确性。3.起草过程中应注重逻辑结构，层次分明，条理清晰，语言表达准确、规范、简洁。（二）审核1.公文起草完成后，应进行严格的审核。审核工作由起草部门负责人初审，然后提交公司办公室进行复审。2.初审主要审核公文内容是否符合要求，格式是否规范，语言是否准确等。复审则从公文的合法性、准确性、完整性、规范性等方面进行全面审查，并提出修改意见。3.审核人应认真负责，对审核中发现的问题及时与起草人沟通，督促其进行修改完善，确保公文质量。五、公文签发与印发（一）签发1.公文经审核无误后，按照公司的审批流程进行签发。2.一般公文由部门负责人签发；重要公文由分管领导签发；涉及全局性、重大事项的公文由公司主要领导签发。3.签发人应认真审阅公文内容，签署明确的意见，并注明签发日期。（二）印发1.公文签发后，由公司办公室负责印发。2.印发人员应按照公文格式规范进行排版、校对，确保印发的公文格式正确、内容清晰。3.印发数量应根据工作需要确定，严格控制发文范围，避免不必要的文件印发。六、公文归档与保管（一）归档1.公文办理完毕后，应及时进行归档。归档工作由公司办公室负责组织实施。2.归档人员应按照档案管理的要求，对公文进行分类、编号、装订，确保归档文件的完整性和系统性。3.归档文件应包括公文的正本、定稿、附件、发文稿纸等相关材料。（二）保管1.公司