规范财务档案保存制度

PAGE规范财务档案保存制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实性、完整性、安全性和可追溯性，规范财务档案的保存、使用和销毁等行为，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的财务档案管理工作。涵盖会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、合同协议、财务审批文件等各类与财务活动相关的文件资料。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家有关财务档案管理的法律法规，确保财务档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：保证财务档案内容真实、准确、完整，如实反映公司财务活动情况。3.安全保密原则：采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露，对涉及公司机密的财务档案严格保密。4.便于利用原则：科学分类、妥善保管财务档案，便于日常查阅和历史资料查询，为公司财务管理和决策提供有力支持。二、财务档案的分类与编号（一）分类标准1.会计凭证类：按照记账凭证的日期、编号顺序进行分类，包括原始凭证、记账凭证及相关附件。2.会计账簿类：分为总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。3.财务报告类：月度、季度、年度财务报表及附注，以及其他财务分析报告等。4.税务资料类：纳税申报表、税务审计报告、发票存根联等。5.银行对账单类：各银行账户的月度、季度、年度对账单及相关调节表。6.合同协议类：涉及财务收支的各类合同、协议，如销售合同、采购合同、借款合同等。7.财务审批文件类：财务预算、决算报告，费用报销审批单，资金审批文件等。8.其他类：不属于上述分类的其他财务相关文件资料。（二）编号规则1.采用年度流水号与分类代码相结合的方式进行编号。2.年度流水号：以四位数字表示年份，如“20XX”。3.分类代码：根据上述分类标准，分别设定不同的分类代码。例如，会计凭证类代码为“KZ”，会计账簿类代码为“ZB”等。4.编号格式：年度流水号+分类代码+顺序号。如“2023KZ001”表示2023年的第1号会计凭证。三、财务档案的整理与装订（一）会计凭证整理与装订1.每月末，会计人员应对本月的记账凭证及原始凭证进行整理。原始凭证应按记账凭证的顺序排列，粘贴整齐，对于纸张较大的原始凭证，应折叠成与记账凭证大小一致，并在粘贴处加盖骑缝章。2.记账凭证应连同所附原始凭证一起装订成册，装订时应使用专用的装订机和装订线，确保装订牢固、整齐美观。3.在装订后的记账凭证封面上，应注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数，并由装订人员和会计主管人员在封面上签章。（二）会计账簿整理与装订1.年度终了，会计人员应将全年的会计账簿进行整理。总账、明细账、日记账应按账户顺序排列，检查账页是否齐全、编号是否连续、记录是否清晰。2.对于活页式账簿，应抽出空白账页，将已使用的账页编号顺序整理，加具封面、封底，装订成册。3.在账簿封面上，应注明单位名称、账簿名称、年度、账簿页数，并由记账人员和会计主管人员签章。（三）财务报告整理与装订1.月度、季度财务报告应按规定格式打印或编制完成后，依次整理装订。财务报告应包括封面、目录、报表正文、附注等内容。2.年度财务报告应在整理齐全后，进行正式装订。装订后的年度财务报告应加盖单位公章，并由单位负责人、主管会计工作负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。（四）其他财务档案整理与装订1.税务资料、银行对账单、合同协议、财务审批文件等其他财务档案，应根据其性质和类别，分别进行整理。对于零散的文件资料，应进行分类汇总，按一定顺序排列，并加装封面和封底。2.在整理后的档案封面上，应注明档案名称、年度、月份、资料份数等信息，并由相关责任人签字确认。四、财务档案的保存期限（一）会计凭证1.原始凭证、记账凭证的保存期限为30年。2.涉及外事和对私改造的会计凭证，永久保存。（二）会计账簿1.总账、明细账、日记账的保存期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。（三）财务报告1.月度、季度财务报告的保存期限为10年。2.年度财务报告（决算）及会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。（四）税务资料1.纳税申报表的保存期限为10年。2.税务审计报告等其他税务资料，根据相关规定确定保存期限，一般不少于10年。（五）银行对账单银行对账单及相关调节表的保存期限为10年。（六）合同协议涉及财务收支的合同协议，根据合同履行期限及财务事项的重要性确定保存期限，一般不少于10年。（七）财务审批文件财务预算、决算报告，费用报销审批单，资金审批文件等保存期限为10年。（八）其他类其他财务相关文件资料，根据其性质和重要程度，参照上述类似档案的保存期限确定保存期限。五、财务档案的保管（一）保管部门1.公司财务部门负责财务档案的整理、装订和临时保管工作。在财务档案保管期限届满前，应将档案移交至公司档案管理部门统一保管。2.公司档案管理部门应设立专门的财务档案保管库（室），配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保财务档案的安全保管。（二）保管要求1.财务档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫的专用档案柜内，按照编号顺序排列，便于查找和取用。2.对于磁性介质存储的财务档案，如电子会计凭证、电子财务报告等，应定期进行备份，并分别存储在不同的介质上，以防数据丢失。同时，应配备相应的存储设备和读取软件，确保数据的可读取性。3.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和盘点，核对档案数量、完整性和保管状况。如发现档案有损坏、丢失或变质等情况，应及时报告并采取相应措施进行处理。4.严格限制非档案管理人员进入财务档案保管库（室），确因工作需要查阅档案的，应办理相关手续，并在档案管理人员的陪同下进行查阅。六、财务档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，提交至财务部门负责人审核。财务部门负责人审核通过后，由档案管理人员陪同查阅。2.公司外部人员查阅财务档案，如审计机构、税务机关等，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《财务档案查阅申请表》，经公司财务部门负责人审核，报公司分管领导审批后，方可查阅。查阅过程中，应有公司财务人员或档案管理人员在场监督。（二）借阅规定1.因工作需要借阅财务档案的，应填写《财务档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等内容，并按照查阅权限进行审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借阅的财务档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失。如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后，在《财务档案借阅申请表》上签字注销。七、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定程序进行销毁。2.对于保管期限未满，但涉及的经济业务已经结清、相关事项已经处理完毕，且确认不再具有保存价值的财务档案，经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人审核，报公司分管领导批准后，可以提前销毁。（二）销毁程序1.由公司档案管理部门会同财务部门提出财务档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、编号、所属年度、保管期限、数量等信息。2.公司分管领导对销毁清单进行审批，签署同意销毁的意见。3.档案销毁清单经审批后，由档案管理部门和财务部门共同组织实施销毁工作。销毁过程中，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和合规性。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁完毕后，应将销毁