规范软件资产管理制度

PAGE规范软件资产管理制度一、总则（一）目的为加强公司软件资产管理，确保软件资产的安全、完整和有效使用，提高公司信息化水平，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及软件资产的部门、岗位及人员，包括但不限于软件的采购、使用、维护、处置等环节。（三）软件资产定义本制度所指软件资产包括公司购买的正版软件、自主开发的软件、通过授权使用的软件以及随硬件设备附带的预装软件等各类具有使用价值的软件资源。（四）管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保软件资产的获取、使用和处置合法合规。2.完整性原则：全面涵盖软件资产的各个生命周期，保证资产信息的准确、完整。3.安全性原则：采取有效措施保障软件资产的安全，防止数据泄露、非法使用等情况发生。4.效益性原则：合理配置软件资产，提高资产使用效率，降低公司运营成本。二、软件资产的采购管理（一）需求评估1.各部门根据业务需求，定期提交软件采购申请，详细说明采购软件的功能、性能、使用范围、预计使用人数等要求。2.信息技术部门对采购申请进行技术评估，结合公司现有信息化架构，判断软件的适用性、兼容性以及与其他系统的集成性。3.财务部门对采购预算进行审核，确保采购资金的合理性和可行性。（二）选型与采购1.在满足需求的前提下，优先选择正版软件。采购人员通过市场调研、供应商推荐、行业评测等方式，筛选合适的软件产品和供应商。2.与供应商签订详细的采购合同，明确软件的功能、版本、价格、售后服务、知识产权归属等条款。合同中应约定软件的合法来源及授权范围，确保公司获得合法、有效的软件使用许可。3.采购过程中，严格按照公司采购流程进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。对于金额较大的软件采购项目，应组织相关部门进行联合评审。（三）验收1.软件到货后，由信息技术部门、使用部门和采购部门共同进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量、质量等是否符合采购合同要求。2.验收人员应仔细核对软件的授权文件、安装介质、使用说明书等相关资料，确保软件的合法性和完整性。3.验收合格后，填写验收报告，由验收人员签字确认。对于验收不合格的软件，应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货。三、软件资产的使用管理（一）授权与登记1.信息技术部门负责对软件资产进行统一授权管理，根据软件的使用范围和人员权限，为用户分配相应的使用权限。2.建立软件资产使用登记制度，详细记录软件的名称、版本、使用部门、使用人员、启用时间、到期时间等信息。使用人员应在使用软件前进行登记，确保资产使用情况可追溯。3.对于涉及公司核心业务或机密信息的软件，应严格限制使用权限，实行专人专管，防止信息泄露。（二）培训与支持1.为确保员工能够正确、有效地使用软件，信息技术部门应组织开展软件使用培训。培训内容包括软件的功能介绍、操作流程、注意事项等。2.根据软件的使用情况和员工反馈，及时提供技术支持和维护服务。对于软件出现故障或问题，应及时响应并进行处理，确保软件的正常运行。3.鼓励员工积极探索软件的新功能和应用场景，提高工作效率和业务水平。对于员工提出的合理建议和需求，应及时进行评估和反馈。（三）合规使用1.所有员工必须严格遵守软件的使用许可协议，不得擅自复制、传播、修改或转让软件。未经授权，禁止在公司外部使用公司内部软件。2.禁止使用盗版软件，一经发现，将严肃处理。对于因使用盗版软件给公司带来法律风险或经济损失的，将追究相关人员的责任。3.在使用软件过程中，应注意保护公司的知识产权和商业秘密，不得利用软件从事违法违规活动。四、软件资产的维护管理（一）日常维护1.信息技术部门制定软件资产日常维护计划，定期对软件进行检查、更新和优化。维护内容包括软件的性能监测、漏洞修复、数据备份等。2.建立软件维护日志，记录维护时间、维护内容、维护人员等信息。对于重要的维护操作，应提前进行备份和测试，确保维护工作的安全性和稳定性。3.关注软件供应商发布的更新补丁和安全公告，及时进行下载和安装，以保障软件的安全性和兼容性。（二）升级管理1.根据公司业务发展和软件使用情况，适时进行软件升级。升级前，应组织相关部门和人员进行评估，充分考虑升级对公司业务系统、数据安全、人员操作等方面的影响。2.制定软件升级方案，明确升级目标、升级步骤、风险应对措施等。升级过程中，应密切关注系统运行情况，及时处理出现的问题。3.升级完成后，进行全面的测试和验证，确保软件升级后的功能正常、性能稳定。同时，对相关人员进行培训，使其熟悉升级后的软件操作。（三）故障处理1.建立软件故障应急处理机制，当软件出现故障时，使用人员应及时向信息技术部门报告。信息技术部门应迅速响应，判断故障原因和影响范围。2.对于一般性故障，应在规定时间内进行修复；对于重大故障，应启动应急预案，组织相关技术人员进行紧急处理，确保尽快恢复软件正常运行。3.对软件故障进行详细记录和分析，总结经验教训，采取有效的预防措施，避免类似故障再次发生。五、软件资产的安全管理（一）数据安全1.建立软件数据备份制度，定期对重要软件数据进行备份。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。2.加强对软件数据的访问控制，根据用户权限设置不同的访问级别，确保只有授权人员能够访问敏感数据。同时，对数据访问进行审计和记录，以便及时发现异常行为。3.采取数据加密技术，对软件传输和存储过程中的敏感数据进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（二）网络安全1.配置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，对软件资产所在的网络环境进行防护，阻止非法网络访问和恶意攻击。2.定期对网络安全设备进行检查和维护，更新安全策略和规则，确保其有效性和及时性。3.加强对员工的网络安全意识培训，提高员工对网络安全风险的认识，规范员工的网络行为，避免因人为因素导致网络安全事故。（三）安全审计1.建立软件资产安全审计机制，定期对软件资产的使用、维护、安全等情况进行审计。审计内容包括软件授权使用情况、数据访问记录、系统操作日志等。2.审计人员应具备专业的安全知识和技能，采用先进的审计工具和方法，确保审计工作的准确性和全面性。3.根据审计结果，及时发现和整改安全隐患，对违规行为进行严肃处理，并完善相关管理制度和流程。六、软件资产的处置管理（一）报废处理1.当软件资产因技术淘汰、使用期限届满、损坏无法修复等原因不再使用时，由使用部门提出报废申请。2.信息技术部门对报废申请进行技术鉴定，确认软件资产已无使用价值。财务部门对报废资产进行账务处理，核销相关资产账目。3.对于涉及敏感信息的软件资产报废，应采取安全可靠的方式进行数据清除和介质销毁，防止信息泄露。（二）转让与捐赠1.公司因业务调整或其他原因需要转让软件资产时，应按照相关法律法规和公司规定进行操作。转让前，应对受让方的资质和信誉进行审查，确保转让行为合法合规。2.如需捐赠软件资产，应明确捐赠对象和用途，并办理相关手续。捐赠过程中，应确保软件资产的合法使用和信息安全。3.转让或捐赠软件资产时，应及时办理资产变更登记手续，更新软件资产台账。（三）处置记录1.建立软件资产处置记录档案，详细记录软件资产的处置时间、处置方式、处置原因、处置价格（如有）等信息。2.处置记录档案应妥善保存，以备查阅和审计。通过对处置记录的分析，可以总结软件资产的使用情况和生命周期规律，为公司软件资产管理决策提供参考依据。七、监督与考核（一）监督检查1.公司设立软件资产管理监督小组，定期对各部门软件资产的管理情况进行检查。检查内容包括软件采购、使用、维护、安全、处置等环节的合规性和有效性。2.监督小组可通过查阅资料、实地检查、人员访谈等方式进行监督检查，并形成检查报告。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。3.信息技术部门负责对软件资产的日常管理情况进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善软件资产管理工作。（二）考核评价1.制定软件资产管理考核评价指标体系，对各部门软件资产管理工作进行量化考核。考核指标包括软件资产的完整性、使用效率、安全状况、合规情况等。2.考核评价结果与部门绩效挂钩，对软件资产管理工作表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对工作不力、存在违规行为的部门