会议室规范与制度

PAGE会议室规范与制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[具体会议室名称1]、[具体会议室名称2]等。（三）基本原则1.高效利用原则：充分发挥会议室的功能，提高使用效率，避免资源浪费。2.统一管理原则：由公司行政部门统一负责会议室的管理和调配。3.文明使用原则：使用者应爱护会议室设施，保持会议室整洁卫生。二、会议室使用规定（一）预约流程1.提前预约：各部门如需使用会议室，应至少提前[X]小时填写《会议室使用申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人数等信息。2.提交申请：将申请表提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行审核和安排。3.确认预约：行政部门审核通过后，将以邮件或电话的形式通知申请人预约成功，并告知会议室的具体位置和使用时间。（二）使用时间1.常规使用时间：周一至周五[具体时间段]，如遇特殊情况需调整使用时间，应提前与行政部门沟通。2.超时规定：如会议超时，应提前向行政部门说明原因，并申请延长使用时间。未经批准，不得擅自延长使用时间。（三）参会人数限制各会议室根据其大小设定了不同的参会人数限制，具体如下：1.[小型会议室名称]：可容纳[X]人。2.[中型会议室名称]：可容纳[X]人。3.[大型会议室名称]：可容纳[X]人。如参会人数超过规定限制，应提前申请更换会议室或分场次进行会议。（四）使用权限1.部门使用：各部门可根据工作需要预约使用本部门所在楼层或指定的会议室。2.跨部门使用：如需跨部门使用会议室，应提前与相关部门沟通协调，并在申请表中注明。3.特殊情况使用：如遇紧急会议或重要活动，行政部门可根据实际情况临时调配会议室。三、会议室设施管理（一）设施配备1.基本设施：各会议室应配备桌椅、投影仪、音响设备、白板、笔、纸等基本设施。2.特殊设施：根据会议需求，部分会议室可配备视频会议设备、同声传译设备等特殊设施。（二）设施维护1.定期检查：行政部门应定期对会议室设施进行检查，确保设施正常运行。2.及时维修：如发现设施故障或损坏，应及时通知相关维修人员进行维修。3.使用者责任：使用者在使用过程中应爱护设施，如因人为原因造成设施损坏，应照价赔偿。（三）设施使用1.正确操作：使用者应按照设施的使用说明正确操作，避免因操作不当造成设施损坏。2.设备借用：如需借用特殊设施，应提前向行政部门申请，并填写《设施借用申请表》。四、会议室环境卫生管理（一）清洁标准1.会前清洁：会议前，行政部门应安排专人对会议室进行清洁，确保桌面、地面、椅子等干净整洁。2.会后清洁：会议结束后，使用者应将会议室恢复原状，并清理垃圾。行政部门应及时进行全面清洁。（二）卫生保持1.禁止吸烟：会议室禁止吸烟，如发现吸烟者，应及时制止。2.食品饮料管理：如需在会议室饮用食品饮料，应使用一次性餐具，并将垃圾放入垃圾桶内。五、会议室安全管理（一）安全责任1.使用者责任：使用者应遵守安全规定，确保会议期间的人身和财产安全。2.行政部门责任：行政部门应定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患。（二）安全措施1.消防设施：会议室应配备必要的消防设施，如灭火器、消火栓等，并确保其正常使用。2.用电安全：使用者应正确使用电器设备，避免因用电不当引发火灾。3.紧急疏散：会议室应设置明显的紧急疏散指示标志，确保在紧急情况下人员能够迅速疏散。六、违规处理（一）违规行为1.未按规定预约：未经预约擅自使用会议室。2.超时使用：会议结束后未及时归还会议室，或未经批准擅自延长使用时间。3.损坏设施：因人为原因造成会议室设施损坏。4.卫生不达标：会议结束后未清理会议室，或在会议室吸烟、乱扔垃圾等。5.安全违规：违反会议室安全规定，如私拉乱接电线、使用明火等。（二）处理措施1.警告：对于首次违规行为，行政部门将给予警告，并要求其立即改正。2.罚款：对于多次违规或造成严重后果的行为，将视情节轻重给予罚款处理，罚款金额为[X]元至[X]元不等。3.取消使用权限：对于情节特别严重的违规行为，将取消其一段时间内使用会议