材料交接方案

材料交接方案为规范各类材料交接流程，明确交接双方责任，保障材料传递的安全性、准确性、及时性，避免出现材料丢失、损毁、错漏等问题，确保工作衔接顺畅，特制定本方案。本方案适用于单位内部各部门之间、岗位之间，以及与外部合作单位、个人之间的所有材料交接工作。一、交接原则权责明晰原则：明确交接双方（移交方、接收方）及监交方（如需）的职责，交接过程全程可追溯，出现问题可精准追责。精准规范原则：交接材料需核对无误，填写规范的交接单据，注明材料明细、状态、交接时间等关键信息，避免模糊表述。安全保密原则：对涉密材料、敏感信息材料，严格执行保密规定，采取加密传递、专人交接等措施，严防信息泄露。及时高效原则：移交方需按时发起交接，接收方需在规定时限内完成核对接收，特殊情况需提前沟通，确保工作不脱节。二、交接范围与分类（一）交接范围本方案覆盖的交接材料包括但不限于：公文文件（上行文、下行文、平行文）、业务档案、合同协议、财务凭证、报表数据、资质证书、技术资料、电子文档（含U盘、硬盘等存储载体）、实物材料及其他需跨部门/跨岗位传递的各类资料。（二）材料分类及交接要求普通材料：无涉密属性、价值较低的常规文件、报表等，按常规交接流程办理，确保材料完整即可。重要材料：合同协议、资质证书、核心业务档案、财务凭证等，需双人核对、填写详细交接清单，必要时安排监交人在场。涉密材料：涉及单位机密、商业秘密、敏感信息的材料，需严格按照保密管理规定，由专人（涉密岗位人员）负责交接，使用加密载体传递，交接单据单独归档备案，严禁无关人员接触。电子材料：除交接存储载体外，需同步核对电子文件的完整性、可读性，重要电子材料需留存备份，交接时注明文件名称、版本、存储路径等信息，避免文件损坏或丢失。三、交接流程（一）交接准备移交方：梳理需交接的材料，按类别整理成册，填写《材料交接清单》（见附件），注明材料名称、数量、编号、状态（原件/复印件）、交接原因、移交人、移交日期等信息；对涉密材料、重要材料，提前与接收方确认交接时间、地点及监交人（如需）。接收方：提前了解交接材料的相关背景，准备好接收材料的存放场地、存储设备（针对电子材料），确保具备接收条件。（二）现场交接与核对移交方与接收方在约定时间、地点碰面，移交方逐一出示交接材料，双方对照《材料交接清单》逐项核对，确认材料数量、内容、状态与清单一致。核对过程中，如发现材料缺失、损毁、与清单不符等问题，移交方需当场说明情况，双方协商处理；无法当场解决的，需在清单中注明问题详情，明确后续处理责任及时限。涉及电子材料的，接收方需当场查验文件的完整性、可读性，确认无误后再办理接收手续；涉密电子材料需在加密设备上核验，避免信息泄露。重要材料、涉密材料交接时，监交人需全程在场监督核对过程，确保交接流程合规、材料无误。（三）签字确认与归档核对无误后，移交方、接收方（及监交人）在《材料交接清单》上签字确认，注明交接时间，清单一式两份（或三份，监交人留存一份），移交方、接收方各执一份归档备查。接收方将交接材料按单位档案管理规定分类存放、登记入账，电子材料及时备份并规范存储，确保材料可随时调取。移交方需将交接清单及相关佐证材料整理归档，作为工作交接的凭证，避免后续出现责任纠纷。（四）特殊情况处理材料紧急交接：因工作需要紧急移交材料时，可简化前期准备流程，但需口头确认交接核心信息，事后24小时内补齐《材料交接清单》及签字手续。异地交接：无法现场交接的，可采用快递邮寄（普通材料）、加密快递（重要材料）或专人送达（涉密材料）方式，移交方需留存邮寄凭证、交接记录，接收方收到材料后当场核对，核对无误后拍照反馈确认，后续补齐签字手续。材料交接后发现问题：如接收方在交接后发现材料存在隐藏问题（非当场核对可发现），需及时联系移交方，双方核实情况，依据交接清单及相关规定划分责任，妥善处理。四、责任分工移交方责任：对交接材料的真实性、完整性、合法性负责，确保材料在移交前妥善保管，无丢失、损毁、篡改等情况；按规定填写交接清单，配合接收方完成核对工作，对交接过程中发现的问题及时处理并说明。接收方责任：负责按清单认真核对交接材料，及时发现材料存在的问题并提出；接收材料后，按规定妥善保管、规范归档，确保材料安全、可追溯，不得擅自转借、篡改、损毁材料。监交方责任：对重要材料、涉密材料的交接过程进行监督，确保交接流程合规、核对无误，对交接过程中出现的问题及时协调处理，在交接清单上签字确认，承担监督责任。五、监督与追责各部门需加强对本部门材料交接工作的日常监督，定期检查交接清单归档情况、材料保管情况，确保本方案落地执行。对在材料交接过程中存在责任心不强、流程不规范，导致材料丢失、损毁、错漏的，视情节轻重追究移交方、接收方及相关责任人的责任；造成单位损失或信息泄露的，依法依规严肃处理。对严格执行本方案、交接工作规范无误的个人或部门，可纳入单位绩效考核正向评价；对违规交接、造成不良后果的，予以通报批评并与绩效考核挂钩。六、附则本方案由单位[指定部门，如办公室、档案管理部]负责解释和修订。本方案自发布之日起施行，原有相关材料交接规定与本方案不一致的，以本方案为准。附件：《材料交接清单（模板）》附件：材