规范礼品管理制度

PAGE规范礼品管理制度一、总则（一）目的为加强公司礼品管理，规范礼品的采购、使用、赠送等行为，确保礼品使用合理、合规、透明，提升公司形象，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在业务往来、商务活动、节日庆典等相关场景中涉及礼品的管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品管理应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保公司行为合法合规。2.合理性原则：礼品的选择、赠送应基于合理的业务需求，避免过度或不当使用礼品。3.透明性原则：礼品管理过程应保持透明，接受公司内部监督和必要的外部审计。4.成本效益原则：在保证礼品达到预期效果的前提下，合理控制礼品成本，提高资源利用效率。二、礼品采购管理（一）采购预算1.各部门应根据年度业务计划和预计的礼品需求，提前编制礼品采购预算，报公司财务部门审核。2.财务部门结合公司整体财务状况，对各部门预算进行综合平衡，确定年度礼品采购总预算，并报公司管理层审批。3.礼品采购预算应明确礼品的种类、数量、预计金额等明细内容，确保预算的准确性和可执行性。（二）采购流程1.需求申请：各部门根据业务需要，填写礼品采购申请表，详细说明采购礼品的用途、种类、数量、预算等信息，并经部门负责人签字确认后提交至公司采购部门。2.采购审批：采购部门收到申请表后，对需求进行初步审核，核实预算及用途的合理性。对于超出预算或特殊用途的礼品采购申请，需提交公司管理层审批。3.供应商选择：采购部门根据礼品需求，通过招标、询价、比价等方式，选择合格的供应商。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠且价格合理的供应商。4.采购合同签订：确定供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同，明确礼品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。5.采购执行：采购部门按照合同要求，跟踪供应商的供货情况，确保礼品按时、按质、按量交付。对于交付的礼品，采购部门应组织验收，核对礼品的规格、数量、质量等是否与合同一致。（三）采购监督1.公司审计部门定期对礼品采购情况进行审计，检查采购流程是否合规、预算执行是否准确、合同签订及履行是否规范等。2.设立举报机制，鼓励员工对礼品采购过程中的违规行为进行举报。对于举报属实的情况，公司将严肃处理相关责任人，并给予举报人适当奖励。三、礼品使用管理（一）使用范围1.业务往来：用于与客户、合作伙伴等建立良好关系，促进业务合作的礼品赠送。2.商务活动：在公司举办的商务会议、展会、研讨会等活动中，作为招待嘉宾、宣传公司形象的礼品发放。3.节日庆典：在重要节日或公司庆典活动中，向员工、客户、合作伙伴等赠送的节日礼品或纪念礼品。（二）使用审批1.各部门在使用礼品前，应填写礼品使用申请表，注明礼品的用途、赠送对象、数量等信息，并经部门负责人签字审批。2.对于涉及重要客户、大额礼品或特殊用途的礼品使用申请，需提交公司管理层审批。（三）使用记录1.建立礼品使用台账，详细记录礼品的名称、规格、数量、赠送对象、赠送时间、使用部门等信息。2.礼品使用台账应定期更新，确保记录的准确性和完整性，以便于查询和统计分析。（四）使用监督1.公司行政部门定期对礼品使用情况进行检查，核实礼品是否按照审批用途和对象进行赠送，避免礼品滥用或违规使用。2.加强对礼品使用效果的跟踪评估，收集受赠方的反馈意见，及时总结经验教训，不断优化礼品使用策略。四、礼品赠送管理（一）赠送原则1.礼品赠送应基于真诚、适度的原则，避免过度赠送或变相贿赂行为。2.注重礼品的文化内涵和适用性，选择能够体现公司文化和价值观，且受赠方易于接受和喜爱的礼品。（二）赠送对象1.客户：主要针对与公司有业务往来的客户，包括直接合作客户、潜在客户等。2.合作伙伴：如供应商、经销商、战略联盟伙伴等，以维护良好的合作关系。3.员工：在节日、生日、退休等特殊情况下，向员工赠送礼品，表达公司关怀。4.其他相关方：如行业协会、政府部门等，在适当场合赠送礼品，加强沟通与联系。（三）赠送方式1.当面赠送：对于重要客户或合作伙伴，可安排专人当面赠送礼品，并简要介绍礼品的意义和公司的相关情况，增强互动和沟通效果。2.邮寄赠送：对于不便当面赠送或距离较远的对象，可通过邮寄方式赠送礼品，并附上公司的问候信或宣传资料。3.活动现场发放：在公司举办的商务活动、节日庆典等场合，统一向参与活动的嘉宾、员工等发放礼品。（四）赠送礼仪1.礼品包装应精美、得体，体现公司的用心和诚意。2.赠送礼品时，应注意语言表达和肢体动作，保持礼貌、热情、大方的态度。3.尊重受赠方的文化习俗和个人喜好，避免因礼品不当而引起误解或不愉快。五、礼品保管与盘点（一）保管责任1.采购部门负责礼品采购后的保管工作，确保礼品存放安全、完好。2.设立专门的礼品仓库或储物区域，配备必要的保管设施，如货架、保险柜、防潮防虫设备等。3.制定礼品保管制度，明确仓库管理人员的职责，严格出入库手续，防止礼品丢失、损坏或被盗。（二）盘点制度1.定期对礼品进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为季度或年度盘点。2.盘点工作由公司财务部门牵头，采购部门、行政部门等相关人员参与。盘点过程中，应详细记录礼品的实际数量、规格、状态等信息，并与礼品使用台账进行核对。3.对于盘点中发现的差异，应及时查明原因，进行相应的账务调整和处理。如因人为疏忽、管理不善等原因导致礼品损失的，应追究相关责任人的责任。六、礼品处置管理（一）处置方式1.正常使用：按照礼品的预定用途进行赠送或发放，发挥礼品的应有作用。2.报废处理：对于因质量问题、过期损坏等原因无法正常使用的礼品，经相关部门鉴定后，进行报废处理。报废处理应填写报废申请表，注明礼品名称、数量、报废原因等信息，并经公司管理层审批后执行。3.回收利用：对于一些具有一定价值且可回收利用的礼品，如办公用品、电子产品等，可考虑进行回收利用，减少资源浪费。回收利用应制定相应的流程和标准，确保回收礼品的质量和安全性，并做好记录。（二）处置记录1.建立礼品处置台账，详细记录礼品的处置方式、处置时间、处置数量等信息。2.礼品处置台账应与礼品使用台账、盘点记录等相互衔接，形成完整的礼品管理档案，便于查询和追溯。七、礼品管理的信息化建设（一）建立礼品管理系统1.利用信息技术手段，建立公司礼品管理系统，实现礼品采购、使用、赠送、保管、盘点、处置等环节的信息化管理。2.礼品管理系统应具备信息录入、查询、统计分析、审批流程控制等功能，提高礼品管理的工作效率和准确性。（二）数据共享与协同1.实现礼品管理系统与公司财务系统、办公系统等的对接，实现数据共享和协同工作。2.通过数据共享，财务部门可实时掌握礼品采购和使用情况，便于进行预算控制和财务核算；行政部门可及时了解礼品库存和使用动态，合理安排