规范公司送货制度

PAGE规范公司送货制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司送货流程，确保货物能够安全、及时、准确地送达客户手中，提高客户满意度，维护公司良好形象，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及货物配送的部门及人员，包括但不限于销售部门、仓储部门、运输部门等。（三）基本原则1.遵守法律法规：严格遵守国家相关法律法规，确保送货活动合法合规。2.客户至上：以满足客户需求为出发点，提供优质、高效的送货服务。3.安全第一：保障货物运输过程中的安全，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.准确及时：确保送货信息准确无误，按时将货物送达指定地点。二、送货流程（一）订单接收与确认1.销售部门在接到客户订单后，应及时将订单信息传递给仓储部门。订单信息应包括客户名称、联系方式、货物明细、送货地址、交货时间等。2.仓储部门收到订单后，应立即核对订单信息的准确性。如有疑问，应及时与销售部门沟通确认。3.确认订单信息无误后，仓储部门应根据库存情况，确定是否能够满足订单需求。如库存不足，应及时通知采购部门补货。（二）货物准备1.仓储部门根据订单要求，安排人员进行货物分拣、包装等准备工作。货物包装应符合运输要求，确保货物在运输过程中不受损坏。2.在货物准备过程中，应对货物进行质量检验，确保货物符合客户要求。如发现货物存在质量问题，应及时通知相关部门处理。3.货物准备完成后，仓储部门应填写货物清单，详细记录货物的名称、规格、数量、包装等信息，并将货物清单与货物一同交付给运输部门。（三）运输安排1.运输部门根据货物清单和送货地址，选择合适的运输方式和运输工具。运输方式应根据货物的性质、数量、交货时间等因素综合考虑，确保货物能够安全、及时送达。2.在安排运输时，运输部门应与承运方签订运输合同，明确双方的权利和义务。运输合同应包括运输方式、运输时间、运输费用、货物保险等条款。3.运输部门应提前通知承运方货物的交付时间和地点，并要求承运方按时到达指定地点提货。如因特殊情况需要变更运输时间或地点，应及时通知销售部门和客户，并取得双方的同意。（四）货物交接1.承运方到达指定地点提货时，运输部门应与承运方进行货物交接。交接过程中，双方应共同核对货物清单，检查货物的数量、规格、包装等是否与清单一致。2.如发现货物存在短缺、损坏等情况，运输部门应及时与仓储部门沟通核实，并要求承运方出具相关证明。同时，应根据合同约定，协商解决货物交接过程中出现的问题。3.货物交接完成后，运输部门应要求承运方在货物清单上签字确认，并将货物清单副本留存备案。（五）送货跟踪与反馈1.运输部门应建立送货跟踪机制，及时掌握货物的运输状态。通过电话、短信、物流信息系统等方式，定期向销售部门和客户反馈货物的运输情况，包括运输时间、预计到达时间、当前位置等。2.如在运输过程中出现异常情况，如交通事故、天气原因等导致送货延误，运输部门应及时通知销售部门和客户，并采取相应的措施进行处理。如需要调整送货时间，应与客户协商一致，并取得客户的谅解。3.货物送达客户后，运输部门应要求客户在送货回执上签字确认，并将送货回执及时返回公司。送货回执应包括客户名称、送货地址、货物明细、签收时间等信息。三、送货人员管理（一）人员招聘与培训1.公司应制定送货人员招聘标准，招聘具备良好驾驶技能、熟悉交通法规、责任心强的人员担任送货工作。2.新入职的送货人员应接受公司组织的入职培训，培训内容包括公司规章制度、送货流程、安全知识、服务意识等方面。培训合格后方可上岗。3.公司应定期组织送货人员进行业务培训和技能提升培训，不断提高送货人员的业务水平和服务质量。（二）人员考核与奖惩1.公司应建立送货人员考核制度，对送货人员的工作表现进行定期考核。考核内容包括送货及时性、货物安全性、客户满意度等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的送货人员给予奖励，如奖金、荣誉证书等；对表现不佳的送货人员进行批评教育、警告处分，情节严重的予以辞退。3.送货人员如有违反公司规章制度、交通法规等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。如因送货人员的过错导致公司遭受损失的，公司有权要求送货人员承担赔偿责任。（三）人员职责与纪律1.送货人员应严格遵守公司的送货制度和工作流程，按时完成送货任务。2.在送货过程中，送货人员应保持良好的服务态度，不得与客户发生争吵或冲突。如遇客户提出的问题或要求，应及时与公司相关部门沟通协调，妥善解决。3.送货人员应爱护公司的运输工具和设备，定期进行维护保养，确保运输工具和设备的正常运行。4.送货人员应保守公司商业机密，不得泄露客户信息、货物信息等公司机密内容。四、货物管理（一）货物入库管理1.仓储部门在接收货物时，应严格按照货物验收标准进行验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、包装等方面。2.如发现货物存在问题，仓储部门应及时通知采购部门或供应商，并要求其处理。同时，应做好货物验收记录，记录内容包括货物名称、规格、数量、验收时间、验收人员等信息。3.货物验收合格后，仓储部门应将货物按照规定的存储方式进行入库存储，并做好货物标识和库存管理工作。（二）货物存储管理1.仓储部门应根据货物的性质、特点等因素，合理安排货物的存储位置。货物应分类存放，便于查找和管理。2.仓储部门应定期对货物进行盘点，确保货物账实相符。如发现货物短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.仓储部门应做好货物存储环境的管理工作，保持仓库通风、干燥、清洁，防止货物受潮、变质、损坏等情况发生。（三）货物出库管理1.仓储部门在接到运输部门的提货通知后，应及时安排人员进行货物出库操作。出库过程中，应严格按照货物清单进行发货，确保货物的数量、规格、质量等与清单一致。2.在货物出库时，仓储部门应做好货物出库记录，记录内容包括货物名称、规格、数量、出库时间、提货人员等信息。3.货物出库后，仓储部门应及时更新库存信息，确保库存数据的准确性。五、运输工具与设备管理（一）运输工具选择与配置1.公司应根据业务需求和货物特点，合理选择运输工具。运输工具应具备安全性能好、运输效率高、适用性强等特点。2.在选择运输工具时，公司应综合考虑运输成本、运输时间、货物安全等因素，进行科学合理的配置。3.公司应定期对运输工具进行评估和更新，确保运输工具能够满足公司业务发展的需要。（二）运输工具维护与保养1.运输部门应建立运输工具维护保养制度，定期对运输工具进行维护保养。维护保养内容包括车辆检查、清洁、润滑、紧固、调整等方面。2.运输部门应按照运输工具的使用说明书和维护保养手册的要求，进行规范的维护保养操作。如发现运输工具存在故障或问题，应及时进行维修处理。3.运输部门应做好运输工具的维修记录，记录内容包括维修时间、维修部位、维修费用、维修人员等信息。（三）运输设备管理1.公司应配备必要的运输设备，如叉车、托盘、货架等。运输设备应符合相关标准和要求，确保其安全性能和适用性。2.运输部门应建立运输设备管理制度，定期对运输设备进行检查、维护和保养。如发现运输设备存在故障或问题，应及时进行维修处理。3.运输部门应做好运输设备的使用记录，记录内容包括设备名称、使用时间、使用人员等信息。六、费用管理（一）运输费用核算1.公司应建立运输费用核算制度，对运输费用进行准确核算。运输费用核算内容包括运输里程、运输重量、运输时间、运输费用标准等方面。2.运输部门应定期将运输费用明细报送财务部门，财务部门应根据运输费用核算制度进行审核和结算。3.如因特殊情况需要调整运输费用标准，公司应提前通知相关部门和人员，并进行公示。（二）费用报销与支付1.送货人员在完成送货任务后，应按照公司规定的费用报销流程进行费用报销。费用报销内容包括运输费用、燃油费、路桥费、停车费等方面。2.财务部门应严格审核送货人员的费用报销凭证，确保报销凭证真实、合法、有效。如发现报销凭证存在问题，应及时要求送货人员补充或更正。3.审核通过后，财务部门应按照公司规定的支付方式和时间，及时支付运输费用。（三）费用控制与节约1.公司应加强对运输费用的控制和管理，制定合理的费用预算，并严格按照预算执行。2.运输部门应采取有效措施，降低运输成本，提高运输效率。如优化运输路线、合理安排运输时间、提高车辆装载率等。3.公司应鼓励员工积极参与费用控制和节约活动，对提出合理化建议并取得实际效果的员工给予奖励。七、信息管理（一）送货信息系统建设1.公司应建立送货信息系统，实现送货流程的信息化管理。送货信息系统应包括订单管理、货物管理、运输管理、客户管理、费用管理等功能模块。2.送货信息系统应与公司其他业务系统进行集成，实现信息共享和协同工作。如与销售系统、仓储系统、财务系统等进行对接，确保信息的准确性和及时性。3.公司应定期对送货信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。（二）信息录入与更新1.各部门应按照送货信息系统的要求，及时录入和更新相关信息。如销售部门应及时录入客户订单信息，仓储部门应及时录入货物入库、出库信息，运输部门应及时录入货物运输信息等。2.在信息录入和更新过程中，应确保信息的准确性和完整性。如发现信息存在错误或遗漏，应及时进行更正和补充。3.公司应建立信息审核机制，对录入和更新的信息进行审核。审核通过后，信息方可正式生效。（三）信息查询与统计1.公司各部门有权根据工作需要，查询送货信息系统中的相关信息。查询信息应严格按照公司规定的权限进行操作，不得越权查询。2.公司应定期对送货信息进行统计和分析，为公司决策提供数据支持。统计分析内容包括送货量、送货时间、运输成本、客户满意度等方面。3.根据统计分析结果，公司应及时发现问题，采取相应的措施进行改进和优化。八、应急管理（一）应急预案制定1.公司应制定送货应急预案，明确应急处置流程和责任分工。应急预案应包括交通事故、自然灾害、货物丢失、客户投诉等方面的应急处置措施。2.在制定应急预案时，应充分考虑各种可能出现的情况，并结合公司实际情况进行科学合理制定。3.应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。（二）应急处置流程1.当发生突发事件时，相关人员应立即启动应急预案，并按照应急处置流程进行操作。如发生交通事故，送货人员应立即停车，保护现场，及时报警，并通知公司相关部门。2.在应急处置过程中，各部门应密切配合，协同工作，确保应急处置工作的顺利进行。如运输部门应及时调配运输工具，仓储部门应及时补充货物，销售部门应及时与客户沟通协调等。3.应急处置结束后，公司应及时对应急处置情况进行总结和评估，分析原因，总结经验教训，提出改进措施，不断完善应急预案。（三）应急资源保障1.公司应建立应急资源保障体系，确保应急处置所需的物资、设备、人员等资源得到及