签名规范制度

PAGE签名规范制度一、总则1.目的本签名规范制度旨在确保公司文件、合同、协议等各类书面材料上签名的真实性、有效性和规范性，维护公司的合法权益，避免因签名问题引发的法律风险和纠纷，保障公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工以及与公司有业务往来的外部合作单位人员（如供应商、客户、合作伙伴等）在涉及公司相关事务时的签名行为。3.基本原则真实性原则：签名必须是签名人真实意愿的表达，不得伪造、冒用他人签名。有效性原则：签名应符合法律法规及相关行业标准的要求，具有法律效力。规范性原则：签名应按照规定的格式、位置和方式进行签署，确保清晰、可辨。二、签名的类型及要求（一）手写签名1.适用场景手写签名适用于各类纸质文件、合同、协议等需要签署的场合。2.要求使用黑色或蓝色墨水笔：确保签名清晰、持久，不易褪色。字体工整：签名应书写端正，易于辨认，不得潦草、模糊。签署在指定位置：文件或合同中通常会明确规定签名的位置，签名人应在该位置准确签署。注明日期：在签名下方或旁边注明签署日期，日期格式应规范，如“年/月/日”。（二）电子签名1.适用场景随着信息化办公的推进，电子签名在公司内部文件流转、电子合同签署等方面的应用越来越广泛。电子签名适用于通过电子设备生成、传输和存储的各类电子文件。2.要求符合法律规定：电子签名应符合《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规的要求，具备可靠的电子签名技术，能够保证签名的真实性、完整性和不可抵赖性。使用公司认可的电子签名系统：公司应指定专门的电子签名系统或平台，员工需通过该系统进行电子签名操作。设置安全的签名密码：员工应妥善保管电子签名密码，不得泄露给他人。密码应具备一定的强度要求，定期更换。确认签名信息：在进行电子签名前，应仔细核对签名内容、日期等信息，确保准确无误。电子签名完成后，应及时保存签名记录。（三）印章签名1.适用场景印章签名主要用于公司对外出具的重要文件、合同、介绍信等，具有较高的法律效力。2.要求使用公司统一刻制的印章：公司印章应按照规定的程序刻制，并在公安机关备案。严禁私自刻制公司印章。专人保管：印章应由专人负责保管，设立印章使用登记制度，严格记录印章的使用情况。规范使用流程：印章使用前，应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、文件名称、使用部门等信息，经相关领导审批后，方可使用印章。印章应加盖在文件规定的位置，确保清晰、端正。用印后登记：印章使用完毕后，保管人员应及时在《印章使用登记簿》上登记使用日期、文件名称、用印人等信息，并将申请表存档。三、不同岗位人员签名规范（一）公司高层管理人员1.职责公司高层管理人员（如董事长、总经理、副总经理等）在公司重大决策、重要文件签署、对外合作洽谈等方面具有重要职责。2.签名规范手写签名：高层管理人员应使用清晰、规范的手写签名，确保签名的权威性和辨识度。电子签名：在使用电子文件签署时，应按照公司电子签名系统的操作流程进行签名，确保电子签名的合法性和有效性。印章签名：涉及公司重大事项的文件，需加盖公司公章或法定代表人印章时，应严格按照印章使用规范进行审批和签署。（二）部门负责人1.职责部门负责人负责本部门的日常管理工作，在部门文件审批、业务合同签署等方面承担重要责任。2.签名规范手写签名：部门负责人应认真书写手写签名，确保签名清晰、可辨。在签署文件时，应仔细审核文件内容，确保符合部门工作要求和公司规定。电子签名：积极配合公司电子签名系统的推广应用，按照规定使用电子签名签署部门内部文件和相关业务电子文档。印章签名：对于涉及部门重要业务的合同、协议等文件，如需加盖部门印章，应按照部门印章使用管理办法进行审批和签署，并对文件内容的真实性和合法性负责。（三）普通员工1.职责普通员工在日常工作中需要签署各类文件，如请假申请、工作报告、业务单据等，应确保签名的真实性和准确性。2.签名规范手写签名：普通员工应养成良好的签名习惯，手写签名应工整、清晰，易于识别。在签署文件前，应认真阅读文件内容，确认无误后再行签名。电子签名：按照公司电子签名系统的要求，正确使用电子签名签署相关电子文件，确保电子签名的合规性。特殊情况：如因特殊原因无法手写签名或使用电子签名时，应提前向部门负责人说明情况，并按照公司规定的其他方式进行确认（如按手印等），同时做好记录。（四）外部合作单位人员1.职责外部合作单位人员（如供应商代表、客户联系人、合作伙伴授权代表等）在与公司进行业务往来时，其签名行为同样具有重要意义。2.签名规范手写签名：外部合作单位人员应使用其真实姓名进行手写签名，并注明其身份（如供应商[公司名称]代表[姓名]、客户[公司名称][联系人姓名]等）。签名应清晰、可辨，便于公司识别和追溯。电子签名：如双方约定使用电子签名进行业务文件签署，外部合作单位人员应按照公司提供的电子签名系统操作指引进行签名，确保电子签名的有效性和合法性。印章签名：若外部合作单位需要加盖其单位印章，应确保印章的真实性和有效性，并按照其单位内部印章管理规定进行审批和签署。同时，应向公司提供加盖印章的授权委托书或相关证明文件，明确其签名和盖章的权限范围。四、签名流程及审批（一）文件起草与准备阶段1.起草人职责文件起草人应在文件起草过程中明确签名要求，并确保文件内容完整、准确、合法。对于需要签署的文件，应预留足够的签名空间，并注明签名的类型（手写签名、电子签名或印章签名）和位置。2.审核要点文件起草完成后，起草人应进行自我审核，重点检查文件内容是否符合公司政策、法律法规以及业务实际情况。同时，核对签名要求是否明确、合理，签名位置是否恰当。（二）签名申请与审批阶段1.申请流程手写签名：文件起草人或相关责任人在文件定稿后，如需进行手写签名，应直接在文件规定位置签署，并注明日期。电子签名：使用电子签名的文件，起草人或相关责任人应登录公司指定的电子签名系统，按照系统提示填写签名信息（如姓名、部门、职位等），上传待签署的电子文件。系统将自动生成电子签名，签名人应仔细核对签名信息无误后，点击确认签名按钮。印章签名：涉及印章签名的文件，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、文件编号、使用部门、申请人等信息。申请表应经相关部门负责人审核后，提交给印章保管部门或授权审批人进行审批。2.审批权限一般文件：对于一般性的文件签署，如部门内部通知、工作报告等，由部门负责人审批签字。重要文件：涉及公司重大决策、重要业务合同、财务文件等重要文件，需经公司高层管理人员审批签字。如文件涉及多个部门或业务领域，应根据文件内容和职责分工，由相关领导共同审批。特殊文件：对于一些特殊文件，如对外报送的重要函件、法律文件等，可能需要经过公司法律顾问审核或其他特定审批流程后，方可进行签名。（三）签名实施阶段1.手写签名：签名人应使用符合要求的笔具，按照规定的字体和格式，在文件指定位置认真书写签名，并注明日期。签名完成后，应再次核对签名内容和文件其他信息，确保无误。2.电子签名：电子签名系统在确认签名人身份和签名信息无误后，将生成具有法律效力的电子签名。签名人应及时保存电子签名记录，并确保电子签名文件的安全性和完整性。同时，应按照公司电子文件管理规定，对电子签名文件进行分类存储和备份。3.印章签名：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应严格按照申请表上的要求使用印章。印章加盖应清晰、端正，确保印章图案完整、无模糊或重叠现象。印章使用完毕后，保管人员应立即在《印章使用登记簿》上进行详细登记，并将申请表存档。五、签名的变更与注销（一）签名变更1.适用情况员工因工作调动、职位晋升、离职等原因需要变更签名信息（包括手写签名、电子签名密码等）时，应及时办理签名变更手续。2.变更流程填写变更申请表：员工应填写《签名变更申请表》，详细说明变更原因、变更前后的签名信息（如姓名、职位、电子签名密码等）。提交相关证明材料：根据变更原因，员工可能需要提交相应的证明材料，如工作调动通知、职位晋升文件、离职证明等。审批与备案：申请表经所在部门负责人审核后，提交至公司人力资源部门或相关管理部门进行审批。审批通过后，由公司信息管理部门或电子签名系统管理部门对员工的签名信息进行变更备案，并通知相关部门和人员。（二）签名注销1.适用情况员工离职、退休、与公司解除合作关系以及其他原因不再需要使用公司签名权限时，应及时办理签名注销手续。2.注销流程提交注销申请：员工应向所在部门提交《签名注销申请表》，说明注销原因和签名类型（手写签名、电子签名、印章签名等）。工作交接与审核：所在部门负责人应安排员工进行工作交接，确保其已完成所有与签名相关的工作事项。同时，对员工提交的注销申请进行审核，确认无误后签字。相关部门处理：手写签名：人力资源部门或相关管理部门在员工离职手续办理完毕后，对其手写签名权限进行注销备案。电子签名：公司信息管理部门或电子签名系统管理部门在收到注销申请后，立即停用员工的电子签名账号，并删除相关签名记录。印章签名：印章保管部门在确认员工已完成所有印章使用文件的清理和交接后，收回其印章使用权限，并在《印章使用登记簿》上注明印章注销情况。同时，将印章交回公司统一保管或按照规定进行销毁处理。六、监督与检查1.内部监督机制公司设立专门的监督检查小组，定期对公司员工及外部合作单位人员的签名行为进行检查。检查内容包括签名的规范性、真实性、有效性以及签名流程的执行情况等。监督检查小组可通过抽查文件、查阅签名记录档案、实地核实等方式进行检查。2.违规处理对于违反签名规范制度的行为，一经发现，应立即责令改正：如伪造、冒用他人签名，未按规定流程进行签名审批等行为，相关责任人应承担相应的责任。情节较轻的违规行为：给予警告处分，并要求责任人重新签署相关文件，确保签名的合法性和规范性。情节严重的违规行为：如因签名问题给公司造成重大经济损失或法律风险的，将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括但不限于降职、撤职、解除劳动合同等。同时，公司将保留追究其法律责任的权利。3.反馈与改进监督检查小组应定期对签名规范制度的执行情况进行总结分析，收集员工和相关部门的反馈意见和建议。