礼品规范管理制度

PAGE礼品规范管理制度一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，确保礼品使用符合公司文化与业务需求，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在业务往来、商务活动、员工福利等场景中涉及礼品的管理。（三）基本原则1.合规性原则：礼品管理必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，杜绝任何违法违规行为。2.必要性原则：礼品的赠送应基于真实的业务需求，避免不必要的礼品支出。3.适度性原则：礼品价值应与业务性质、合作规模等相匹配，避免过度或不当赠送礼品。4.记录与透明原则：对礼品的采购、赠送、使用等环节进行详细记录，确保管理过程透明、可追溯。二、礼品采购管理（一）采购流程1.需求申请：各部门因业务需要采购礼品时，应提前填写《礼品采购申请表》，详细说明采购礼品的用途、预计金额、数量、赠送对象等信息，并提交部门负责人审批。2.审批：部门负责人根据业务实际情况对申请表进行审核，对于金额较大或涉及重要合作的礼品采购申请，需提交公司管理层审批。3.采购执行：经审批通过后，由行政部门负责按照公司采购流程进行礼品采购。采购人员应选择具有良好信誉、产品质量可靠且价格合理的供应商进行采购。优先考虑与公司长期合作且口碑良好的供应商，必要时可通过招标、询价等方式确定供应商。4.验收：礼品采购到货后，行政部门会同相关需求部门对礼品的数量、规格、质量等进行验收。如发现礼品存在质量问题或与采购申请不符，应及时与供应商沟通解决。（二）采购预算管理1.公司应根据年度业务计划和实际需求，制定礼品采购预算。预算应明确各类礼品的采购金额上限，并报公司管理层审批。2.在预算执行过程中，各部门应严格控制礼品采购费用，不得超出预算范围。如因特殊情况需要调整预算，应按照公司预算调整流程进行申请和审批。（三）采购记录行政部门应建立礼品采购台账，详细记录每次采购礼品的日期、供应商名称、采购金额、礼品名称、规格、数量、用途等信息。采购记录应妥善保存，以备查询和审计。三、礼品赠送管理（一）赠送标准1.业务往来礼品：在与客户、合作伙伴等进行业务往来时，赠送的礼品应体现公司的专业形象和诚意，价值一般不宜过高。具体标准可根据业务合作的重要性、规模以及行业惯例等因素综合确定。例如，对于一般性业务合作，礼品价值可控制在[X]元以内；对于重要合作伙伴或大额业务合作，礼品价值可适当提高，但需经过严格审批，且不得超过[X]元。2.商务活动礼品：在参加商务会议、展会、研讨会等商务活动时，赠送的礼品应与活动主题相关，具有一定的纪念意义和宣传价值。礼品价值同样应根据活动的规模、影响力以及目标受众等因素合理确定，一般不宜超过[X]元。例如，对于小型商务活动，礼品价值可控制在[X]元左右；对于大型重要商务活动，礼品价值可适当放宽至[X]元，但需提前报公司管理层备案。3.员工福利礼品：公司为员工发放的福利礼品，应注重实用性和普惠性，符合公司文化和员工需求。福利礼品的选择应广泛征求员工意见，确保公平、公正。福利礼品的费用应纳入公司员工福利预算，按照相关规定进行发放。（二）赠送审批1.各部门在进行礼品赠送前，必须填写《礼品赠送审批表》，详细说明赠送礼品的原因、对象、预计价值、礼品内容等信息，并提交部门负责人审批。2.对于价值较高或涉及重要客户、合作伙伴的礼品赠送申请，需经公司管理层审批。审批通过后方可进行礼品赠送。3.审批人员应严格审核礼品赠送的必要性、适度性以及合规性，确保礼品赠送符合公司利益和相关规定。（三）赠送记录各部门应建立礼品赠送台账，记录每次赠送礼品的日期、赠送对象、礼品名称、规格、数量、价值、赠送原因等信息。礼品赠送记录应定期提交给行政部门进行汇总和存档，以便公司进行统一管理和监督。四、礼品收受管理（一）收受原则1.公司员工在业务活动中应秉持廉洁自律的原则，不得主动索取礼品。如因特殊情况无法拒绝收受礼品，应及时向公司报告，并按照公司规定进行处理。2.对于收受的礼品，员工应进行详细登记，并及时上交公司统一处理。严禁私自截留、挪用或处置收受的礼品。（二）收受登记员工在收受礼品后，应立即填写《礼品收受登记表》，详细记录礼品的名称、规格、数量、赠送人、赠送时间、收受原因等信息。登记表应提交所在部门负责人审核，并报行政部门备案。（三）礼品上交与处理1.员工应在收受礼品后的[X]个工作日内，将礼品上交至行政部门。行政部门对上交的礼品进行统一登记和保管。2.对于价值较低、不具有特殊纪念意义或与公司业务无关的礼品，行政部门可根据实际情况进行适当处理，如捐赠给慈善机构等。3.对于价值较高、具有特殊纪念意义或可能影响公司业务的礼品，行政部门应会同相关部门进行评估，并根据评估结果提出处理建议，报公司管理层审批后进行处理。处理方式可包括留存公司作为文化展示、与供应商协商置换其他物品、按照市场价值进行变现等。五、礼品使用管理（一）使用范围礼品的使用应严格限定在公司业务往来、商务活动、员工福利等规定范围内，不得挪作他用。（二）使用记录行政部门应建立礼品使用台账，记录礼品的领用时间、领用部门、领用人、礼品名称、规格、数量、用途等信息。礼品使用记录应定期进行核对和清理，确保账实相符。（三）使用监督公司内部审计部门应对礼品的使用情况进行定期检查和监督，确保礼品使用符合公司规定和业务需求。如发现礼品使用存在违规行为，应及时进行纠正，并追究相关人员的责任。六、礼品库存管理（一）库存盘点行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般每月或每季度进行一次全面盘点。盘点结束后，应编制《礼品库存盘点报告》，详细记录盘点情况、发现的问题及处理结果等信息。（二）库存安全1.行政部门应妥善保管礼品库存，确保礼品的安全存放。仓库应具备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施，防止礼品损坏或丢失。2.建立库存礼品出入库管理制度，严格控制礼品的出入库流程。出入库时应进行详细登记，确保手续完备、账目清晰。（三）库存处理对于长期积压、不再使用或已过期的礼品，行政部门应及时清理，并按照公司规定进行处理。处理方式可包括报废、捐赠、变卖等，处理过程应进行详细记录，并报公司管理层备案。七、礼品监督与审计（一）监督机制1.公司设立礼品管理监督小组，由行政部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对公司礼品管理的全过程进行监督检查，确保礼品管理符合公司规定和相关法律法规要求。2.各部门应定期向监督小组报告礼品管理情况，包括礼品采购、赠送、收受、使用、库存等方面的信息。监督小组应根据报告情况进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）审计检查1.公司内部审计部门应定期对礼品管理情况进行审计检查，重点审查礼品采购的合规性、赠送的合理性、收受的处理情况、使用的真实性以及库存管理的有效性等方面。2.审计部门在审计过程中有权查阅相关文件、资料、记录，询问有关人员，并要求提供必要的证明材料。对于审计发现的问题，审计部门应出具审计报告，提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因礼品管理违规行