规范管事制度

PAGE规范管事制度一、总则（一）目的本制度旨在建立科学、合理、高效的管事体系，确保公司各项事务管理工作的规范化、标准化和流程化，提高工作效率，保障公司运营的顺畅进行，维护公司及员工的合法权益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及事务管理的部门、岗位及人员，包括但不限于行政事务、后勤保障、采购管理、资产管理、档案管理等相关工作范畴。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及政策要求，确保制度的制定与执行合法合规。2.规范性原则：明确各项事务管理的流程、标准和要求，做到有章可循、规范操作。3.效率性原则：优化事务管理流程，减少不必要的环节和手续，提高工作效率，降低运营成本。4.责任性原则：明确各岗位在事务管理中的职责和权限，做到责任到人，奖惩分明。5.公正性原则：制度面前人人平等，确保各项事务管理工作公平、公正地开展。二、行政事务管理（一）办公环境管理1.办公区域规划根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门、各岗位的办公位置。办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，符合安全、消防等相关要求。2.环境卫生维护制定办公区域环境卫生管理制度，明确清洁标准和频次。定期对办公区域进行清扫、消毒，保持桌面及地面干净整洁，文件资料摆放有序。设立专门的垃圾存放点，定期清理垃圾，确保垃圾日产日清。3.办公设备管理建立办公设备台账，详细记录设备名称、型号、购置时间、使用部门等信息。定期对办公设备进行维护保养，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时报修，并做好记录。员工应正确使用办公设备，严禁违规操作，如因个人原因造成设备损坏，应照价赔偿。（二）会议管理1.会议组织根据会议主题、参会人员范围等因素，确定会议时间、地点、议程等。提前发布会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员及相关要求等内容。对于重要会议，应提前准备会议资料，如会议议程、汇报材料、相关文件等，并确保资料准确、完整。2.会议记录安排专人负责会议记录，记录会议主要内容、讨论要点、决议事项等。会议记录应及时整理、归档，以便查阅和跟进会议决议的执行情况。3.会议纪要根据会议记录，及时撰写会议纪要，明确会议主要成果、下一步工作安排及责任分工等。会议纪要经会议主持人审核后，及时发送给参会人员，并督促相关责任人按照会议纪要要求落实工作。（三）文件管理1.文件分类与编号对公司文件进行分类管理，如分为行政文件、业务文件、财务文件等。为每份文件编制唯一的编号，以便于文件的识别、查询和管理。2.文件起草与审核文件起草人应确保文件内容准确、规范、清晰，符合公司实际情况和相关政策要求。文件起草完成后，应按照公司审批流程进行审核，审核通过后方可正式印发。3.文件印发与存档根据文件审核意见，对文件进行修改完善后，按照规定的格式和份数进行印发。文件印发后，应及时将文件原件及相关附件进行存档，确保文件资料的完整性和可追溯性。4.文件借阅与查阅建立文件借阅与查阅制度，明确借阅和查阅的流程、权限及要求。因工作需要借阅文件的人员，应填写借阅申请表，经审批后方可借阅，并在规定时间内归还。查阅文件应在指定地点进行，查阅人不得擅自复制、涂改、销毁文件。（四）印章管理1.印章种类与保管公司印章分为公章、法人章、财务章、合同章等，应明确各类印章的保管责任人。印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、冒用。2.印章使用审批建立印章使用审批制度，明确印章使用的范围、流程和审批权限。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用时间等信息，经审批后方可使用。3.印章使用登记对印章使用印章保管人应建立印章使用登记台账，详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人等信息。印章使用登记台账应定期进行核对和归档，以备查阅。三、后勤保障管理（一）餐饮管理1.食堂管理选择具备合法资质的餐饮服务提供商，签订餐饮服务合同，明确服务标准、价格、结算方式等条款。监督餐饮服务提供商严格按照食品安全标准进行食品加工制作，确保食品安全。定期对食堂卫生状况进行检查，包括食品储存、加工场所、餐具消毒等方面，发现问题及时督促整改。2.员工就餐管理制定员工就餐制度，规范员工就餐时间、就餐秩序等。为员工提供安全、卫生、营养的餐饮服务，合理安排菜品搭配，满足员工不同口味需求。设立意见箱，收集员工对餐饮服务的意见和建议，及时反馈给餐饮服务提供商并督促改进。（二）宿舍管理1.宿舍分配与调整根据员工人数和实际需求，合理分配员工宿舍，确保员工住宿条件符合公司规定。定期对员工宿舍进行检查，发现设施损坏等问题及时维修。根据员工工作地点变动、人员增减等情况，及时调整员工宿舍分配。2.宿舍安全管理加强宿舍安全宣传教育，提高员工安全意识，严禁在宿舍内使用大功率电器、私拉乱接电线等违规行为。安装必要的安全设施，如消防器材、门禁系统等，确保宿舍安全。定期对宿舍进行安全检查，及时消除安全隐患。（三）车辆管理1.车辆调度与使用建立车辆调度管理制度，根据工作需要合理安排车辆使用，提高车辆使用效率。员工因工作需要使用车辆时应提前申请，填写车辆使用申请表，经审批后方可使用。驾驶员应严格按照规定的路线和时间行驶车辆，确保行车安全。2.车辆维护与保养制定车辆维护保养计划，定期对车辆进行保养、维修，确保车辆性能良好。建立车辆维修档案，记录车辆维修情况，包括维修时间、维修项目、维修费用等信息。加强对驾驶员的安全教育，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能，定期组织驾驶员进行安全培训和考核。四、采购管理（一）采购计划制定1.需求调研各部门应定期进行物资需求调研，结合工作实际情况，提出物资采购需求。采购部门应与各部门保持密切沟通，了解物资需求动态，确保采购计划的准确性和及时性。2.采购计划编制根据物资需求调研结果，采购部门编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等信息。采购计划经审批后，严格按照计划组织采购工作。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选建立供应商筛选标准，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等方面进行综合评估。通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等，筛选出合格的供应商建立供应商名录。2.供应商评估与考核定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商及时淘汰。3.供应商合作协议签订与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品规格、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。合作协议应经公司相关部门审核后签订，并严格按照协议执行。（三）采购流程控制1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，注明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息，并提交给采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字后生效。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，根据采购金额大小按照公司审批流程进行审批。对于金额较大的采购项目，应组织相关部门进行论证和评审，确保采购决策的科学性和合理性。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购过程中应严格按照采购合同约定的条款执行，确保采购物资的质量、价格、交货期等符合要求。4.验收与付款物资到货后，采购部门应及时通知使用部门和质量检验部门进行验收。验收合格后，采购部门根据采购合同约定办理付款手续。付款前应审核发票等相关凭证，确保付款的准确性和合规性。五、资产管理（一）固定资产管理1.固定资产购置各部门根据工作需要提出固定资产购置申请，经审批后由采购部门统一采购。固定资产购置应遵循预算管理原则，严格控制购置成本。2.固定资产入账与登记固定资产购置后，财务部门应及时进行入账处理，按照规定的折旧方法计提折旧。资产管理部门应建立固定资产台账，详细记录固定资产的名称、型号、购置时间、使用部门、存放地点等信息。3.固定资产清查与盘点定期对固定资产进行清查和盘点，确保固定资产账实相符。清查盘点过程中发现的固定资产盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的程序进行处理。4.固定资产处置对于闲置、报废的固定资产，应按照规定的程序进行处置。固定资产处置应通过评估、拍卖等方式进行，确保资产处置的公开、公正、公平，处置收入应及时上缴公司财务。（二）低值易耗品管理1.低值易耗品采购低值易耗品采购参照采购管理相关规定执行，由各部门根据实际需求提出采购申请，经审批后进行采购。采购部门应选择合适的供应商，确保低值易耗品的质量和价格合理。2.低值易耗品领用与发放建立低值易耗品领用制度，明确领用流程和审批权限。员工领用低值易耗品时应填写领用申请表，经部门负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应按照领用申请表发放低值易耗品，并做好发放记录。3.低值易耗品摊销与管理低值易耗品采用一次性摊销法进行会计核算。定期对低值易耗品进行清查盘点，确保账实相符。对于丢失、损坏的低值易耗品，应查明原因，追究相关责任人的责任。六、档案管理（一）档案分类与归档1.档案分类标准根据公司业务特点和档案管理要求，制定档案分类标准，将档案分为行政档案、业务档案、财务档案、人事档案等类别。每个类别下再根据具体内容进行细分，确保档案分类科学合理、便于查找和管理。2.档案归档要求各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作，确保档案资料的完整性和准确性。档案归档应按照分类标准进行，同一类别的档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，并编制档案目录。档案资料应采用纸质和电子两种形式进行归档，确保档案备份的安全性和可靠性。（二）档案保管与查阅1.档案保管环境设立专门的档案库房，确保档案保管环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、温湿度计、灭火器等。2.档案查阅流程建立档案查阅制度，明确查阅流程和审批权限。因工作需要查阅档案的人员，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经审批后方可查阅。档案查阅应在指定地点进行，查阅人不得擅自涂改、销毁、转借档案。查阅完毕后，应及时归还档案，并做好查阅记录。（三）档案销毁1.档案销毁范围根据档案保管期限和实际情况，确定档案销毁范围。对于已过保管期限、无保存价值的档案，应及时进行销毁。2.档案销毁程序档案销毁前，应编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限等信息。档案销毁清单经审批后，由专人负责组织档案销毁工作。档案销毁应采用粉碎、焚烧等方式进行，确保档案信息无法恢复。档案销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好