规范证照管理制度

PAGE规范证照管理制度一、总则（一）目的为加强公司证照管理，确保公司各类证照的妥善保管、规范使用，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及证照管理的部门及人员，包括但不限于营业执照、资质证书、许可证、合同专用章、法人章等各类证照及印章。（三）管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保证照管理工作合法合规。2.专人专管原则：明确专人负责证照管理工作，确保责任落实到人。3.安全保密原则：采取有效措施，保障证照信息安全，防止泄露。4.规范使用原则：规范证照的申请、审批、使用、归还等流程，确保证照使用合法合规。二、证照分类及管理职责（一）证照分类1.营业执照类：包括企业法人营业执照、营业执照副本等。2.资质证书类：如施工资质证书、设计资质证书、行业准入资质证书等。3.许可证类：例如安全生产许可证、经营许可证、卫生许可证等。4.印章类：合同专用章、法人章、财务专用章、部门章等。5.其他重要证照：如税务登记证、组织机构代码证、社会保险登记证等（根据实际情况列举）。（二）管理职责1.证照管理部门负责制定和完善证照管理制度，并监督执行。统一归口管理公司各类证照，建立证照管理台账，详细记录证照的种类、数量、颁发部门、有效期、领取时间、保管地点等信息。负责证照的申请、变更、年检、换证等工作，确保证照的有效性和合法性。定期组织对证照管理人员进行培训，提高其业务水平和责任意识。2.证照使用部门负责本部门所需证照的申请、使用，并在使用后及时归还证照管理部门。严格按照规定的用途和程序使用证照，不得擅自转借、涂改、伪造证照。配合证照管理部门做好证照的年检、换证等工作，提供相关资料。3.证照管理人员负责证照的日常保管，确保证照存放安全、有序。按照规定流程办理证照的领取、发放、使用登记等手续，做好记录。定期对证照进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、证照申请与审批（一）申请流程1.各部门因工作需要申请证照时，应填写《证照申请表》，详细说明申请证照的名称、用途、申请理由、预计使用期限等信息。2.将《证照申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审核，并签署意见。3.审核通过后，将《证照申请表》连同相关证明材料一并提交至证照管理部门。（二）审批流程1.证照管理部门收到申请材料后，对申请材料的完整性、真实性、合法性进行审核。2.对于需要上级主管部门审批的证照，由证照管理部门负责向上级主管部门提交申请，并跟踪审批进度。3.审批通过后，由证照管理部门通知申请部门领取证照。四、证照领取与保管（一）领取1.申请部门凭《证照申请表》及有效身份证明到证照管理部门领取证照。2.证照管理人员与领取人当面核对证照的种类、数量、内容等信息，并在《证照领取登记表》上签字确认。（二）保管1.证照管理部门应设置专门的证照保管场所，配备必要的安全设施，如保险柜、防盗门窗等，确保证照存放安全。2.对于重要证照，应采用双人保管制度，分别保管证照的原件和复印件，并定期核对。3.证照管理人员应定期对证照进行清查盘点，核对台账记录与实际证照情况是否一致，发现问题及时查明原因并报告处理。4.如遇证照遗失、被盗等情况，应立即报告公司领导，并采取有效措施进行挂失、补办等工作，同时追究相关人员的责任。五、证照使用（一）使用范围1.营业执照主要用于公司对外经营活动，如签订合同、办理税务登记、开设银行账户等。2.资质证书用于证明公司具备从事特定业务的资格和能力，如参与工程项目投标、承接相关业务等。3.许可证用于公司合法开展特定经营活动，如生产、销售、服务等，必须在许可范围内使用。4.印章用于公司各类文件、合同、协议等的签署，必须按照规定的权限和程序使用。（二）使用流程1.使用部门填写《证照使用申请表》，注明使用证照的名称、用途、使用时间、使用地点等信息。2.将《证照使用申请表》提交至部门负责人审批，部门负责人根据实际情况进行审批，并签署意见。3.审批通过后，使用部门持《证照使用申请表》到证照管理部门领取证照。4.证照使用完毕后，使用部门应及时将证照归还证照管理部门，并在《证照使用登记表》上签字确认。（三）使用要求1.严格按照规定的用途使用证照，不得擅自扩大使用范围。2.不得将证照转借他人使用，严禁用于非法活动。3.在证照使用过程中，如发现证照存在问题或与实际情况不符，应立即停止使用，并报告证照管理部门。六、证照变更与年检（一）变更1.当公司的名称、地址、法定代表人、经营范围等信息发生变更时，证照管理部门应及时办理证照变更手续。2.变更手续办理流程如下：相关部门向证照管理部门提交《证照变更申请表》及相关证明材料。证照管理部门审核申请材料后，向原发证机关提交变更申请。跟踪变更审批进度，及时领取变更后的证照，并更新证照管理台账。（二）年检1.按照国家法律法规及行业标准的要求，各类证照需要定期进行年检。2.证照管理部门应提前制定年检计划，通知相关部门准备年检所需材料。3.各部门应在规定时间内将年检材料提交至证照管理部门，证照管理部门负责整理、审核年检材料，并向发证机关提交年检申请。4.跟踪年检审批进度，确保公司各类证照按时通过年检，如遇年检不通过的情况，应及时查明原因并采取措施进行整改，重新申请年检。七、证照注销与销毁（一）注销1.当公司不再需要某类证照或证照已过期失效时，证照管理部门应及时办理注销手续。2.注销手续办理流程如下：相关部门向证照管理部门提交《证照注销申请表》。证照管理部门审核申请材料后，向原发证机关提交注销申请。跟踪注销审批进度，确保证照注销手续办理完毕。（二）销毁1.对于已注销或作废的证照，应按照规定进行销毁。2.销毁前，证照管理部门应填写《证照销毁申请表》，详细说明销毁证照的名称、数量、销毁原因等信息，并提交至公司领导审批。3.审批通过后，由证照管理部门会同相关部门共同对证照进行销毁，并在《证照销毁登记表》上签字确认。4.销毁过程应进行记录，可采用拍照、录像等方式留存证据。八、印章管理（一）印章刻制1.公司因业务需要刻制印章时，由证照管理部门统一办理。2.刻制印章前，应填写《印章刻制申请表》，注明印章名称、规格、用途等信息，并提交至公司领导审批。3.审批通过后，由证照管理部门持公司介绍信到公安机关指定的刻章单位刻制印章。4.印章刻制完成后，证照管理部门应及时将印章登记备案，并妥善保管。（二）印章使用1.印章使用必须严格按照规定的权限和程序进行审批。2.使用部门填写《印章使用申请表》，注明使用印章的名称、用途、使用时间、使用文件等信息。3.将《印章使用申请表》提交至部门负责人、分管领导、总经理等相关领导审批，各级领导应根据实际情况进行审批，并签署意见。4.审批通过后，使用部门持《印章使用申请表》到证照管理部门领取印章，并在指定地点使用印章。5.使用完毕后，使用部门应及时将印章归还证照管理部门，并在《印章使用登记表》上签字确认。（三）印章保管1.印章应指定专人保管，保管人员不得擅自将印章交他人使用。2.印章保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保印章存放环境安全。3.如遇印章保管人员请假、离职等情况，应及时办理印章交接手续，确保印章安全。（四）印章废止1.当印章不再使用或因其他原因需要废止时，由证照管理部门填写《印章废止申请表》，详细说明废止印章的名称、原因等信息，并提交至公司领导审批。2.审批通过后，由证照管理部门会同相关部门共同对废止印章进行销毁，并在《印章销毁登记表》上签字确认。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对证照管理工作进行审计监督，检查证照管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。2.证照管理部门定期对各部门证照使用情况进行检查，发现违规使用证照的行为