规范公司欠款制度

PAGE规范公司欠款制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范公司欠款行为，防范财务风险，保障公司资金安全与正常运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构以及与公司发生业务往来的所有单位和个人。（三）基本原则1.合法性原则：公司欠款行为必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保交易活动合法合规。2.风险可控原则：在进行欠款业务时，应充分评估对方信用状况和还款能力，采取有效措施控制风险，避免逾期欠款和坏账的发生。3.权责明确原则：明确各部门在欠款管理中的职责和权限，确保欠款业务流程清晰，责任落实到人。4.规范有序原则：建立健全欠款管理制度和流程，规范欠款审批、核算、催收等各个环节，确保欠款管理工作有序开展。二、欠款审批管理（一）欠款申请1.业务部门因业务需要发生欠款时，应填写《欠款申请表》，详细说明欠款事由、金额、还款期限、对方单位及联系人等信息。2.《欠款申请表》需经业务部门负责人签字确认，证明业务的真实性和必要性。（二）审批流程1.《欠款申请表》提交至财务部门，财务部门对申请欠款的金额、还款期限、对方信用状况等进行初步审核。审核对方信用状况时，可通过查阅历史交易记录、信用评级报告、第三方信用评估机构信息等方式进行评估。对于信用状况不佳或存在逾期欠款记录的客户，财务部门应谨慎审批，并要求业务部门提供额外的风险防范措施。2.经财务部门初步审核通过后，《欠款申请表》依次提交至分管领导、总经理进行审批。分管领导审批时，应重点关注业务的合理性、风险程度以及对公司资金流的影响。总经理审批为最终审批环节，全面考虑公司整体利益、业务发展战略以及风险承受能力等因素，做出是否同意欠款的决定。（三）特殊情况处理1.如遇紧急业务情况，需立即发生欠款且无法按照正常审批流程进行时，业务部门应及时向总经理汇报，经总经理同意后，可先行开展业务，但事后必须在规定时间内补齐审批手续。2.对于超过一定金额（具体金额由公司根据实际情况确定）的大额欠款申请，应提交公司管理层会议进行集体审议，确保决策的科学性和合理性。三、欠款合同管理（一）合同签订1.凡涉及公司欠款的业务，必须签订书面合同。合同应明确双方的权利义务、欠款金额、还款方式、还款期限、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的格式和表述，避免出现模糊不清或歧义性条款。如有必要，可咨询公司法律顾问或专业律师，确保合同的合法性和有效性。3.合同签订前，业务部门应将合同草本提交至财务部门进行审核，财务部门重点审核合同中的付款条款、结算方式、违约责任等与财务相关的内容，提出修改意见和建议。（二）合同执行1.合同签订后，业务部门和财务部门应严格按照合同约定执行。业务部门负责跟踪合同履行情况，及时掌握对方还款动态，并将相关信息定期反馈给财务部门。2.财务部门负责按照合同约定进行款项核算和管理，确保公司应收款项的准确性和及时性。如发现对方未按照合同约定履行还款义务，应及时通知业务部门采取措施催收。（三）合同变更与解除1.如因业务需要变更合同内容，包括欠款金额、还款期限、还款方式等，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议签订前，同样需提交财务部门审核，并按照欠款审批流程进行审批。2.如合同需要解除，业务部门应提前通知对方，并与对方协商处理欠款结算事宜。在解除合同后，应及时清理相关账目，确保双方债权债务关系清晰。四、欠款核算与监控（一）账务处理1.财务部门应按照会计准则和公司财务制度，对公司欠款业务进行准确的账务核算。设立专门的欠款台账，详细记录每笔欠款的发生时间、金额、欠款单位、还款期限、还款情况等信息。2.对于已到期未收回的欠款，应及时进行账务处理，将其转为逾期欠款，并按照规定计提坏账准备。坏账准备的计提应符合国家相关法律法规和公司财务政策的要求，确保财务报表的真实性和准确性。（二）定期对账1.财务部门应定期与欠款单位进行对账，确保双方账目一致。对账周期根据业务实际情况确定，一般至少每季度进行一次。2.对账方式可采用书面函证、电子数据传输或面对面核对等方式。对账过程中，如发现双方账目存在差异，应及时查明原因，并进行调整。（三）欠款监控1.建立欠款监控机制，财务部门定期对公司欠款情况进行分析和监控。重点关注欠款金额较大、逾期时间较长、还款能力下降的欠款单位，及时发现潜在风险。2.根据欠款监控结果，财务部门应及时向业务部门和管理层反馈相关信息，并提出风险预警和应对建议。业务部门应针对风险预警采取相应措施，如加强催收力度、调整合作方式等，以降低公司欠款风险。五、欠款催收管理（一）催收责任1.业务部门是欠款催收的第一责任人，负责具体实施欠款催收工作。应指定专人负责催收事宜，及时与欠款单位沟通联系，了解还款情况，制定催收计划，并跟踪催收进展。2.财务部门负责提供欠款相关信息和数据支持，协助业务部门进行催收工作。同时，对催收款项的到账情况进行及时核对和记录。（二）催收方式1.对于逾期欠款，应根据欠款金额大小、逾期时间长短、欠款单位信用状况等因素，采取不同的催收方式。常见的催收方式包括电话催收、函件催收、上门催收、法律催收等。2.电话催收应保持礼貌、专业，明确告知欠款单位逾期欠款的事实和后果，要求其尽快还款。函件催收可采用催款函、律师函等形式，正式向欠款单位发出催收通知，强调公司的权利和欠款单位的还款义务。上门催收应在合法合规的前提下，由业务部门和财务部门相关人员共同前往欠款单位，面对面沟通协商还款事宜。如欠款单位仍拒不还款，且欠款金额较大或逾期时间较长，可考虑通过法律途径解决，委托专业律师事务所进行诉讼催收。（三）催收记录与报告1.业务部门应建立催收记录档案，详细记录每次催收的时间、方式、对象、内容、结果等信息。催收记录应妥善保存，以备后续查询和审计。2.定期向财务部门和管理层提交催收工作报告，汇报欠款催收工作进展情况、存在的问题及下一步工作计划。催收工作报告应包括欠款金额、逾期时间、催收方式、已收回金额、未收回金额及原因分析等内容。六、坏账管理（一）坏账确认1.符合下列条件之一的欠款，可确认为坏账：因债务人破产、撤销等原因，导致无法收回的欠款；债务人逾期未履行偿债义务，超过三年仍不能收回的欠款；其他经公司认定确实无法收回的欠款。2.坏账确认需经公司内部审批程序。业务部门应提交《坏账核销申请表》，详细说明坏账形成的原因、过程及相关证据材料。财务部门对申请坏账核销的金额进行审核，并出具审核意见。经分管领导、总经理审批通过后，方可进行坏账核销处理。（二）坏账核销1.坏账核销应按照国家财务法规和公司财务制度的规定进行账务处理。冲减已计提的坏账准备，并相应减少应收账款账面价值。2.已核销的坏账应实行账销案存管理，建立专门的台账记录。业务部门和财务部门应继续关注债务人的财务状况和还款能力，如发现债务人有偿还能力或有新的还款迹象，应及时组织催收，并按照规定程序恢复应收账款核算。（三）坏账责任追究1.对于因业务人员疏忽、失职或违规操作导致公司发生坏账损失的，应追究相关人员的责任。根据损失金额大小和情节轻重，给予相应的经济处罚、行政处分或法律追究。2.建立坏账责任追究制度，明确责任认定标准和追究程序。对坏账形成过程进行详细调查，确定相关责任人应承担的责任比例。