规范会议纪要制度

PAGE规范会议纪要制度一、总则（一）目的为了提高公司会议效率，确保会议决策得到有效执行，加强公司内部沟通与协作，特制定本会议纪要制度。本制度旨在规范会议纪要的记录、整理、分发及存档流程，使会议纪要成为公司运营管理的重要参考依据。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确客观原则：会议纪要应如实记录会议内容，准确反映会议讨论的事项、形成的决议和决定，不得歪曲或夸大事实。2.重点突出原则：紧扣会议主题，突出关键问题、重要观点和决策事项，避免冗长和琐碎的记录。3.及时高效原则：会议结束后，应尽快完成会议纪要的整理和分发，确保相关人员能够及时了解会议精神。4.保密原则：对于涉及公司机密信息和商业秘密的会议内容，会议纪要应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议纪要的记录（一）记录人员的职责1.会议记录人员应提前到达会议现场，准备好会议记录所需的工具，如笔记本、录音设备等。2.认真倾听会议内容，准确记录会议发言要点、讨论事项、决议结果等，确保记录内容完整、准确。3.对于会议中出现的重要数据、关键观点和决策依据，应详细记录，必要时可进行现场核对。4.记录过程中应保持客观公正，不得加入个人观点和评论，如有疑问应及时向发言者请教。（二）记录内容要求1.会议基本信息：包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员等。2.会议议程：记录会议的议程安排及各项议程的讨论顺序。3.发言要点：详细记录每位参会人员的发言内容，包括提出的问题、观点、建议等，注明发言者姓名和部门。4.讨论事项：记录会议讨论的主要事项，包括问题分析、原因探讨、解决方案等。5.决议结果：明确会议形成的决议和决定，包括责任部门、完成时间、具体要求等。6.其他事项：记录会议中涉及的其他重要事项，如下一步工作计划、需要协调的问题等。（三）记录方式1.手写记录：在会议过程中，使用笔记本进行实时记录。记录完成后，应及时整理成电子文档，并进行备份。2.电子记录：可使用电子文档软件（如Word、Excel等）进行记录，也可使用专业的会议记录软件。记录过程中应注意保存原始记录，以便后续查阅和修改。3.录音记录：经会议主持人同意，可使用录音设备进行记录。录音记录应妥善保管，作为会议纪要的补充资料。录音记录仅供内部使用，不得随意传播。三、会议纪要的整理（一）整理人员的职责1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，确保记录内容清晰、准确、完整。2.对记录内容进行分类、归纳和总结，突出重点，删除无关信息，使会议纪要简洁明了。3.核对会议纪要中的数据、事实和决议结果，确保准确无误。如有疑问，应及时与相关人员沟通核实。（二）整理内容要求1.格式规范：会议纪要应采用统一的格式，包括标题、正文、落款等。标题应简洁明了，概括会议主题；正文应条理清晰，按照会议讨论的顺序进行记录；落款应注明会议纪要的整理部门和整理日期。2.语言通顺：会议纪要的语言应简洁、准确、通顺，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。3.逻辑严谨：会议纪要应按照合理的逻辑顺序进行整理，各项内容之间应层次分明，相互关联。4.内容完整：会议纪要应涵盖会议的主要内容，包括会议基本信息、议程、发言要点、讨论事项、决议结果等，不得遗漏重要信息。（三）整理时间要求一般情况下，会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内整理完成。对于重要会议或紧急事项，应根据实际情况缩短整理时间，确保会议纪要能够及时分发。四、会议纪要的审核（一）审核人员的职责1.会议纪要整理完成后，应由指定的审核人员进行审核。审核人员应具备丰富的管理经验和专业知识，熟悉公司业务流程和相关规章制度。2.对会议纪要的内容进行全面审核，重点检查记录是否准确、决议是否明确、责任是否落实等。3.审核会议纪要的格式是否规范、语言是否通顺、逻辑是否严谨等。4.如发现会议纪要存在问题，应及时与记录人员和相关部门沟通，提出修改意见，确保会议纪要质量。（二）审核内容要求1.准确性审核：核对会议纪要中的数据、事实和决议结果是否与会议记录一致，是否准确反映会议精神。2.完整性审核：检查会议纪要是否涵盖会议的主要内容，各项议程是否有记录，重要观点和决策事项是否遗漏。3.规范性审核：审核会议纪要的格式是否符合公司规定，语言表达是否规范、准确、通顺，标点符号使用是否正确。4.逻辑性审核：审查会议纪要的逻辑结构是否合理，各项内容之间是否层次分明、条理清晰，是否存在逻辑矛盾或混乱。（三）审核时间要求审核人员应在收到会议纪要后的[X]个工作日内完成审核工作。如遇特殊情况需要延长审核时间，应及时向相关领导说明原因。五、会议纪要的分发（一）分发人员的职责1.根据会议纪要的审核结果，确定会议纪要的分发范围和方式。2.将审核通过的会议纪要及时分发给相关人员，确保每位参会人员和需要了解会议内容的人员都能收到会议纪要。3.记录会议纪要的分发情况，包括分发时间、分发对象、分发方式等，以备查询。（二）分发范围1.参会人员：会议纪要应分发给所有参会人员，以便他们及时了解会议讨论的内容和形成的决议，便于后续工作的开展。2.相关部门：根据会议内容和决议，将会议纪要分发给涉及的相关部门，使各部门能够协同配合，共同推进工作。3.领导审阅：重要会议的会议纪要应呈送公司领导审阅，以便领导掌握公司运营情况，做出决策。（三）分发方式1.电子邮件：通过公司内部邮件系统将会议纪要发送给相关人员。邮件主题应明确会议纪要的名称和日期，邮件正文应简要说明会议纪要的主要内容和重要事项。2.内部办公系统：将会议纪要上传至公司内部办公系统，供相关人员在线查阅和下载。3.纸质文档：对于一些需要存档或特定人员需要纸质文档的情况，可打印会议纪要并分发给相关人员。六、会议纪要的存档（一）存档人员的职责1.负责会议纪要的存档工作，确保会议纪要的完整性和安全性。2.按照公司档案管理规定，对会议纪要进行分类、编号、装订，并建立电子档案。3.定期对会议纪要档案进行整理和清查，确保档案资料的准确性和可查阅性。(二）存档内容1.会议纪要的纸质文档和电子文档，包括原始记录、整理稿、审核稿等。2.与会议纪要相关的附件资料，如会议议程、汇报材料、决议文件等。3.会议纪要的分发记录，包括分发时间、分发对象、分发方式等。（三）存档期限会议纪要的存档期限应根据公司档案管理规定执行，一般为[X]年。对于重要会议或涉及公司重大决策的会议纪要，应适当延长存档期限。七、会议纪要的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅会议纪要应按照公司规定的权限进行申请。一般情况下，参会人员可直接查阅与其参与会议相关的会议纪要；其他人员如需查阅会议纪要，应向会议纪要整理部门提出申请，经批准后方可查阅。2.涉及公司机密信息和商业秘密的会议纪要，应严格限制查阅权限，仅限经过授权的人员查阅。查阅人员应遵守公司保密制度，不得泄露会议纪要内容。（二）使用规定1.会议纪要仅供公司内部使用，未经公司同意，不得擅自对外提供或传播会议纪要内容。2.使用会议纪要时，应