跟单制度规范

PAGE跟单制度规范一、总则1.目的本跟单制度规范旨在确保公司业务流程的顺畅运作，加强对订单执行过程的跟踪与管理，提高客户满意度，保障公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及跟单工作的部门及人员，包括但不限于销售部门、采购部门、生产部门、物流部门等。3.基本原则准确性原则：跟单工作应确保信息传递准确无误，订单执行过程中的各项数据、要求等必须清晰、明确，避免因信息误差导致工作失误。及时性原则：各环节跟单人员应及时跟进订单进展，按照规定的时间节点完成相应工作，不得拖延，确保订单按时交付。协调性原则：跟单人员需与公司内部各部门密切协作，形成高效的工作团队，共同解决订单执行过程中出现的问题，确保订单顺利完成。客户导向原则：以满足客户需求为出发点，始终关注客户反馈，及时调整跟单策略，提高客户满意度。二、跟单流程1.订单接收与初步审核销售部门：负责接收客户订单，对订单内容进行初步审核，确保订单信息完整、准确。审核内容包括客户基本信息、产品规格、数量、交货期、价格等。如发现订单信息不完整或存在疑问，应及时与客户沟通确认。信息录入：将审核通过的订单信息录入公司订单管理系统，建立订单档案，并及时将订单信息传递给相关部门。2.采购跟单采购部门：根据订单要求，制定采购计划，明确所需采购物资的名称、规格、数量、交货期等。供应商选择：按照公司采购政策，选择合格的供应商进行采购。对新供应商进行评估和审核，确保其具备良好的信誉、生产能力和质量保证能力。采购订单下达：与供应商签订采购合同或采购订单，明确双方的权利和义务。跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。到货验收：物资到货前，通知相关部门做好验收准备。到货时，会同质量检验部门等对物资进行验收，检查物资的规格、数量、质量等是否符合订单要求。如发现问题，及时与供应商协商解决，并做好记录。3.生产跟单生产计划制定：生产部门根据订单交货期和采购物资到货情况，制定详细的生产计划，明确各生产环节的时间节点和任务要求。生产任务下达：将生产任务分配到各生产车间或生产线，确保生产任务得到有效执行。生产进度跟踪：定期检查生产进度，及时掌握生产过程中的问题和困难。协调解决生产过程中出现的设备故障、人员短缺、原材料供应不足等问题，确保生产顺利进行。质量控制：监督生产过程中的质量控制情况，确保产品质量符合订单要求。配合质量检验部门进行产品检验，对不合格产品及时进行返工或处理。4.物流跟单运输安排：根据订单交货期和产品特性，选择合适的物流运输方式，安排货物运输。与物流公司签订运输合同，明确运输责任和费用结算方式。货物包装与标识：监督货物的包装情况，确保货物包装符合运输要求，能够有效保护产品。在货物包装上做好标识，注明产品名称、规格、数量、收货地址等信息。运输跟踪：跟踪货物运输过程，及时掌握货物的运输状态。如发生运输延误、货物损坏等情况，及时与物流公司沟通协调，采取相应的措施解决问题，并向客户反馈运输情况。交货签收：货物到达目的地后，协助客户进行货物签收。确保客户在签收单上签字确认，并及时将签收单反馈给公司相关部门。三、各部门职责1.销售部门负责与客户沟通洽谈业务，接收客户订单，并对订单进行初步审核。及时向客户反馈订单执行情况，处理客户投诉和疑问，维护客户关系。配合其他部门解决订单执行过程中出现的问题，确保订单顺利完成。2.采购部门根据订单要求制定采购计划，选择合格供应商进行采购。与供应商签订采购合同或采购订单，跟踪采购订单执行情况，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购物资的到货验收工作，对不合格物资及时与供应商协商处理。3.生产部门：根据订单交货期和采购物资到货情况制定生产计划，并组织实施生产。负责生产过程的管理和控制，确保生产进度和产品质量符合订单要求。协调解决生产过程中出现的问题，如设备故障、人员短缺、原材料供应不足等。4.物流部门：根据订单交货期和产品特性选择合适的物流运输方式，安排货物运输。负责货物的包装、标识和运输跟踪工作，确保货物安全、及时送达客户手中。协助客户进行货物签收，并及时将签收单反馈给公司相关部门。5.质量检验部门：制定产品质量检验标准和流程，对采购物资和生产产品进行质量检验。对不合格物资和产品提出处理意见，监督整改情况，确保产品质量符合订单要求。6.财务部门：负责订单相关费用的核算和结算工作，包括采购成本、生产成本、运输费用等。审核订单执行过程中的各项费用支出，确保费用合理、合规。协助其他部门进行成本控制和财务管理，提供相关财务数据和分析报告。四、跟单信息沟通与共享1.沟通方式内部沟通：公司内部各部门之间应建立有效的沟通机制，采用多种方式进行信息传递，如电话、邮件、即时通讯工具、会议等。重要信息应及时以书面形式进行确认和记录。与客户沟通：跟单人员应保持与客户的密切沟通，及时了解客户需求和反馈。与客户沟通时，应使用礼貌、专业的语言，确保信息准确传达。沟通方式包括电话、邮件、拜访等。与供应商沟通：采购部门应与供应商建立良好的沟通渠道，及时了解采购物资的生产进度、质量情况等。沟通方式包括电话、邮件、传真等。2.信息共享平台建立公司订单管理系统，作为跟单信息共享的主要平台。各部门跟单人员应及时将订单执行过程中的相关信息录入系统，确保信息的实时更新和共享。订单管理系统应具备订单查询、进度跟踪、数据统计分析等功能，方便各部门人员随时了解订单情况，进行工作协同。3.信息传递要求跟单人员应及时、准确地传递订单相关信息，不得隐瞒或延误重要信息。传递信息时，应确保信息内容完整、清晰，避免产生歧义。对于紧急订单或重要事项，应采用优先沟通方式进行传递，并及时跟进处理结果。五、跟单过程中的风险控制1.风险识别市场风险：市场需求变化、价格波动、竞争对手等因素可能影响订单的执行和公司的收益。供应商风险：供应商供货能力不足、质量不稳定、交货延迟等可能导致生产中断或产品质量问题。生产风险：生产设备故障、人员短缺、原材料供应不足等可能影响生产进度和产品质量。物流风险：运输延误、货物损坏、海关清关问题等可能导致交货延迟或客户投诉。客户风险：客户信用状况不佳、需求变更、付款延迟等可能给公司带来经济损失。法律法规风险：订单执行过程中可能涉及到相关法律法规的遵守问题，如合同纠纷、知识产权保护等。2.风险评估各部门应定期对跟单过程中的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，优先处理高风险事项。3.风险应对措施市场风险应对：加强市场调研和分析，及时了解市场动态，调整销售策略和产品结构；与客户签订合理的价格调整条款，降低价格波动风险。供应商风险应对：选择多家合格供应商，建立供应商评估和管理机制，定期对供应商进行考核；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任。生产风险应对：建立完善的生产设备维护和管理制度，定期进行设备检查和保养；加强人力资源管理，合理安排人员培训和调配；优化供应链管理，确保原材料的稳定供应。物流风险应对：选择信誉良好、服务质量高的物流公司合作；购买足额的货物运输保险；加强对物流运输过程的跟踪和监控，及时发现并解决问题。客户风险应对：建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行评估和管理；在签订合同前，明确双方的权利和义务，约定付款方式和期限；加强与客户的沟通和协调，及时了解客户需求变化，妥善处理客户投诉。法律法规风险应对：加强员工法律法规培训，提高员工法律意识；在合同签订、订单执行等过程中，严格遵守法律法规要求，确保公司行为合法合规；聘请专业法律顾问，为公司提供法律咨询和服务，防范法律风险。六、跟单工作的监督与考核1.监督机制公司设立专门的跟单工作监督小组，由各部门负责人组成，负责对跟单工作进行定期检查和不定期抽查。监督小组应检查跟单人员的工作记录、信息传递情况、订单执行进度等，发现问题及时督促整改。建立客户反馈机制，及时收集客户对跟单工作的意见和建议，对客户投诉进行调查和处理。2.考核指标订单按时交付率：考核订单是否按照合同约定的交货期按时交付。产品质量合格率：考核生产产品的质量是否符合订单要求。客户满意度：通过客户调查等方式，考核客户对跟单工作的满意程度。信息传递准确性：考核跟单人员传递订单信息的准确程度，是否存在信息错误或遗漏。问题解决及时率：考核跟单人员解决订单执行过程中出现问题的及时程度，是否能够有效避免问题扩大化。3.考核方式采用定期考核与不定期考核相结合的方式，对跟单人员的工作进行全面评价。定期考核每季度进行一次，由各部门负责人根据考核指标对本部门跟单人员进行评分。不定期考核根据工作需要随时进行，对在跟单工作中表现突出或出现重大问题的人员进行专项考核。4.考核结果应用