班子盖章制度规范

PAGE班子盖章制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织印章管理，规范印章使用流程，维护公司/组织合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及全体员工在涉及公司/组织事务的文件、合同、协议、报表等各类材料上使用印章的行为。（三）印章种类及定义1.公司/组织公章：代表公司/组织的法定印章，具有最高法律效力，用于各类重要文件、合同、协议等的签署。2.法人章：代表公司/组织法定代表人的印章，用于特定文件或事务的签署。3.财务专用章：用于财务报表、票据、资金往来等财务相关事务。4.合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济往来文件。5.部门章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、报表等的盖章。（四）印章管理原则1.印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。2.印章保管和使用人员必须严格遵守本制度规定，确保印章使用的合法性、真实性和严肃性。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司/组织公章、法人章、财务专用章、合同专用章的刻制，须经公司/组织法定代表人批准，由行政部门统一办理。2.部门章的刻制，由部门负责人提出申请，经分管领导审核，报公司/组织法定代表人批准后，由行政部门负责刻制。3.印章刻制必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和规格符合国家相关标准。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，必须在行政部门进行登记备案，填写《印章启用登记表》，注明印章名称、启用日期、保管人等信息。2.印章启用时，须由行政部门组织相关人员进行启用仪式，宣布印章正式启用，并将启用情况通知各部门和相关人员。3.印章启用后，原印章同时废止，废止印章应及时上缴行政部门封存保管。三、印章的保管（一）保管责任1.公司/组织公章、法人章由行政部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管制度，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.印章保管人员不得擅自将印章带出办公区域，如需携带外出使用，须经批准并办理相关手续。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方和监交人签字确认。2.交接内容包括印章名称、数量、完好情况、使用记录等，交接完毕后，原保管人员应将印章及相关资料移交给新保管人员。四、印章的使用（一）使用范围1.公司/组织公章用于各类重要文件、合同、协议、报表、信函、证明等的签署，代表公司/组织行使权力和履行义务。2.法人章用于公司/组织法定代表人签署的文件、合同、协议等，或用于特定事项的授权。3.财务专用章用于财务报表、票据、资金往来等财务相关事务，如支票、汇票、发票等的盖章。4.合同专用章用于签订各类合同、协议等经济往来文件，明确双方权利义务关系。5.部门章用于部门内部文件、报表、通知等的盖章，不得对外使用。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，注明使用印章的事由、文件名称、文号、盖章位置等信息，并提交相关文件、合同、协议等材料。2.审核：《印章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报分管领导审批；涉及重大事项或金额较大的合同、协议等，须经公司/组织法定代表人批准。3.盖章：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，对相关材料进行核对，无误后在指定位置盖章，并在《印章使用登记表》上登记盖章日期、文件名称、文号、盖章人等信息。4.归档：印章使用完毕后，印章保管人员应将《印章使用申请表》、相关文件、合同、协议等材料整理归档，以备查阅。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如文件、合同、协议等需要立即盖章生效，但分管领导或法定代表人无法及时审批时，使用部门或个人可通过电话、短信等方式向分管领导或法定代表人说明情况，经同意后先盖章，但事后必须及时补办审批手续。2.因工作需要，需在空白纸张上盖章时，必须经公司/组织法定代表人批准，并在盖章前注明用途、日期等信息，严格控制盖章数量和范围。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司/组织名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门提出申请，经公司/组织法定代表人批准后，发布印章停用通知。2.印章停用后，保管人员应及时将印章上缴行政部门，行政部门对停用印章进行封存保管，并在《印章管理台账》中注明停用日期、原因等信息。（二）销毁1.经公司/组织法定代表人批准，行政部门对已停用且无保留价值的印章进行销毁。2.印章销毁应填写《印章销毁登记表》，注明印章名称、数量、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员、监销人员签字确认。3.印章销毁方式可采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用。六、监督与检查（一）监督部门公司/组织行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查，确保印章使用符合本制度规定。（二）检查内容1.印章保管情况，包括印章存放地点、保管人员职责履行等。2.印章使用流程执行情况，包括申请、审核、盖章、归档等环节。3.印章使用记录，包括《印章使用申请表》、《印章使用登记表》等。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司/组织将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；造成经济损失或其他严重后果的，将依法追究相关人员的法律责任。2.印章保管人员因保管不善导致印章遗失、被盗用等情况，应及时报告