钥匙使用保管制度规范

PAGE钥匙使用保管制度规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司/组织各类钥匙的使用与保管，确保钥匙的安全、有效管理，保障公司/组织财产安全及日常运营的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及钥匙管理的部门、岗位及人员，包括但不限于办公区域、生产车间、仓库、机房、车辆等场所的钥匙。3.职责分工行政部门负责制定和完善钥匙使用保管制度，并监督制度的执行情况。统一管理公司/组织内各类钥匙的台账，记录钥匙的领取、归还、借用等情况。定期对钥匙管理情况进行检查和盘点，确保钥匙的安全与完整。使用部门负责本部门所使用钥匙的日常保管和正确使用，指定专人负责钥匙的管理工作。配合行政部门做好钥匙的盘点和检查工作，及时反馈钥匙使用过程中出现的问题。钥匙保管人严格按照本制度的规定，负责所保管钥匙的日常使用、保管和维护，确保钥匙的正常功能。不得擅自将钥匙转借他人或带出公司/组织，如有特殊情况需要借用，须按照规定办理相关手续。发现钥匙丢失、损坏或被盗等情况，应立即向本部门负责人报告，并协助采取相应的措施。二、钥匙的分类与标识1.钥匙分类办公区域钥匙：包括办公室、会议室、档案室、资料室等场所的门锁钥匙。生产车间钥匙：涵盖车间大门、设备操作间、工具房等的钥匙。仓库钥匙：涉及原材料仓库、成品仓库、备品备件仓库等的钥匙。机房钥匙：如服务器机房、网络机房、电力机房等的门禁钥匙。车辆钥匙：公司/组织所有车辆的点火钥匙、车门钥匙等。其他钥匙：如消防通道门、安全出口门、特殊设备或场所的专用钥匙等。2.钥匙标识为便于识别和管理，每把钥匙应粘贴或悬挂唯一的标识牌，标明钥匙所对应的门、设备或车辆的名称、编号等信息。标识牌应清晰、牢固，不易脱落或损坏。标识内容应准确无误，确保在使用和保管过程中能够快速、准确地找到所需钥匙。三、钥匙的领取与发放1.新钥匙领取因工作需要新增钥匙时，使用部门应填写《钥匙领取申请表》，详细注明钥匙的用途、所属部门、数量等信息，并经部门负责人签字批准。将《钥匙领取申请表》提交至行政部门，行政部门根据申请表内容进行审核，确认无误后安排制作或采购新钥匙。新钥匙制作或采购完成后，行政部门通知使用部门领取。使用部门应指定专人凭有效证件到行政部门领取钥匙，并在《钥匙领取登记表》上签字确认。2.钥匙发放员工因工作调动、岗位变动等原因需要使用新的钥匙时，由所在部门负责人向行政部门提出申请，行政部门审核后发放相应钥匙。对于离职员工，所在部门应在员工离职手续办理完毕后，及时收回其保管的所有钥匙，并交至行政部门统一保管。行政部门在收到离职员工钥匙后，应在《钥匙交接登记表》上记录交接情况。四、钥匙使用规定1.专人专用每把钥匙应由指定的保管人负责使用和保管，不得擅自将钥匙交予他人使用。保管人应妥善保管钥匙，确保钥匙随时可正常使用。2.正确使用保管人应按照钥匙的使用说明和操作规程正确使用钥匙，避免因不当操作导致钥匙损坏或影响门锁等设备的正常使用。在开启或关闭门、设备等时，应确保钥匙插入到位，转动平稳，不得强行扭动或使用暴力，以免损坏钥匙或门锁。3.禁止外借未经批准，钥匙保管人不得将钥匙转借他人。如有特殊情况需要借用钥匙，必须填写《钥匙借用申请表》，注明借用原因、借用时间、预计归还时间等信息，并经所在部门负责人和行政部门批准后方可借用。借用期间由借用人负责钥匙的保管和安全，如因借用导致钥匙丢失、损坏等情况，借用人应承担相应责任。4.钥匙归还借用钥匙的人员应在规定的时间内归还钥匙。归还时，保管人应对钥匙进行检查，确认钥匙完好无损后，在《钥匙借用登记表》上签字确认。如发现钥匙有损坏或丢失情况，借用人应及时报告，并按照规定进行赔偿。五、钥匙保管要求1.固定存放钥匙保管人应将所保管的钥匙存放在固定的位置，如钥匙箱、钥匙柜等，并确保存放位置安全可靠且易于识别。钥匙箱、钥匙柜应加锁，钥匙保管人负责保管钥匙箱、钥匙柜的钥匙。2.防止遗失保管人在使用钥匙后，应及时将钥匙放回指定存放位置，不得随意放置。严禁将钥匙带出公司/组织办公区域或生产场所（因工作需要携带车辆钥匙外出的除外），如确需携带，应采取必要的安全措施，防止钥匙遗失或被盗。3.定期检查钥匙保管人应定期对所保管钥匙进行检查，查看钥匙是否有损坏、变形、生锈等情况。如发现问题，应及时报告行政部门，并根据情况进行维修或更换。行政部门应定期组织对公司/组织内所有钥匙进行全面检查和盘点，确保钥匙的数量准确、状态良好。4.环境要求钥匙存放的环境应保持干燥、清洁，避免钥匙受潮、生锈或沾染油污等影响其正常使用。对于长期不用的钥匙，应定期进行擦拭和保养，防止其损坏或丢失。六、钥匙的挂失与补办1.挂失当钥匙保管人发现钥匙丢失或被盗时，应立即向所在部门负责人报告，并填写《钥匙挂失申请表》，详细说明丢失或被盗钥匙的名称、数量、所属部门、用途等信息。所在部门负责人接到报告后，应及时通知行政部门，并协助采取相应的防范措施，如检查相关区域是否有异常情况、加强安全防范等。2.补办行政部门在接到钥匙挂失申请后，应根据实际情况进行核实和处理。如确认钥匙丢失或被盗，应及时办理钥匙补办手续。补办钥匙的流程与新钥匙领取流程相同，使用部门需填写《钥匙领取申请表》，经部门负责人签字批准后提交至行政部门。行政部门审核通过后安排制作或采购新钥匙，并通知使用部门领取。对于因钥匙丢失或被盗给公司/组织造成损失的，公司/组织将追究相关责任人的责任，并要求其承担相应的赔偿费用。七、钥匙的报废与销毁1.报废条件钥匙出现以下情况之一的，可申请报废：因损坏严重无法修复，且已影响到其正常使用功能。因设备更新、场所变更等原因，原钥匙已不再使用且无保留价值。其他符合报废条件的情况。2.报废申请钥匙保管人或使用部门发现钥匙符合报废条件时，应填写《钥匙报废申请表》，详细说明报废原因、钥匙名称、数量、所属部门等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。行政部门对报废申请进行审核，核实情况属实后批准报废申请。3.报废处理行政部门负责组织对报废钥匙进行统一处理。对于报废的钥匙，应进行登记造册，记录报废钥匙的相关信息。报废钥匙可采取销毁、上交等方式进行处理，确保其不再流入公司/组织内继续使用，避免造成安全隐患。销毁报废钥匙时，应选择安全、环保的方式进行，确保销毁过程彻底、无污染。八、监督与检查1.日常监督各部门负责人应加强对本部门钥匙使用保管情况的日常监督，确保本部门员工严格按照制度规定使用和保管钥匙。行政部门负责对公司/组织内钥匙使用保管制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.检查内容钥匙的领取、发放、归还等手续是否齐全，记录是否完整。钥匙的使用是否符合规定，有无擅自转借、外借等情况。钥匙的保管是否妥善，存放位置是否固定、安全，有无丢失、损坏等情况。钥匙标识是否清晰、准确，是否与实际用途相符。3.问题处理对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门或个人限期整改。整改完成后，行政部门应进行复查，确保问题得到彻底