公章管理规范及制度

PAGE公章管理规范及制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本规范及制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司事务时使用公章的行为。（三）定义1.公章：公司正式印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。2.用章：指使用公章在文件、合同、协议、报表等各类材料上加盖印章的行为。（四）基本原则1.严格审批原则：用章必须经过严格的审批流程，确保用章事项合法合规、真实有效。2.专人保管原则：公章由专人负责保管，明确保管职责，确保公章安全。3.登记备案原则：建立用章登记台账，对每次用章情况进行详细记录，以备查询和追溯。4.规范使用原则：公章使用应严格按照规定的用途和程序进行，不得擅自改变用章用途。二、公章的种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同、协议、信函、报表等的签署；对外报送的各类文件、资料的盖章；代表公司参与各类社会活动、商务谈判等的文件签署。2.适用范围：适用于公司所有涉及对外正式交往和重大事项决策的文件签署。（二）合同专用章1.用途：专门用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件的盖章。2.适用范围：仅限于公司与外部单位签订的各类经济合同、合作协议等。（三）财务专用章1.用途：用于公司财务核算、资金收付、税务申报等财务相关文件的盖章。2.适用范围：适用于公司财务部门办理的各类财务业务，如开具发票、支票、汇票、办理银行结算业务、编制财务报表等。（四）法人章1.用途：代表公司法定代表人行使权力，用于特定的法律文件、授权委托书等的签署。2.适用范围：主要用于公司法定代表人授权他人办理特定事项时的文件签署，以及法律规定必须由法定代表人亲自签署的文件。三、公章的保管（一）保管人员职责1.公司公章由[具体保管部门]指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保公章安全。2.保管人员应妥善保管公章，不得将公章转借他人或带出公司办公区域。如因特殊情况需要带出公司，必须经公司领导批准，并采取必要的安全措施。3.保管人员应定期检查公章的使用情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。4.保管人员应严格遵守公章使用规定，不得擅自使用公章，不得在空白纸张、文件上加盖公章。（二）保管设施1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.保管场所应设置门禁系统，限制无关人员进入，确保公章保管环境安全。（三）公章交接1.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应提前向公司领导报告，并办理正式的交接手续。2.交接手续应包括公章实物、用章登记台账、相关文件资料等的交接，并由交接双方及监交人签字确认。3.交接完成后，原保管人员应不再负责公章的保管工作，新保管人员应按照本制度的规定履行保管职责。四、公章的使用（一）用章申请1.公司员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章份数、用章时间等内容。2.用章申请应经部门负责人审核签字，确保用章事项真实、合法、合规。对于涉及重大事项或金额较大的用章申请，还应经公司领导审批。3.用章申请应提前提交给公章保管人员，以便保管人员做好用章准备工作。（二）用章审批1.公章保管人员收到用章申请后，应认真审核申请内容，核实用章事项是否符合规定的用途和程序，申请手续是否齐全。2.对于符合用章规定的申请，公章保管人员应在《公章使用申请表》上签署意见，并按照审批权限提交公司领导审批。3.公司领导应根据用章事项的性质和重要程度，进行严格审批。对于重大事项或存在疑问的用章申请，应进行深入调查和研究，确保用章决策的正确性。（三）用章登记1.公章保管人员在用章前，应按照用章申请的内容，在《公章使用登记台账》上进行详细登记，记录用章日期、用章部门、用章人员、用章事项、用章文件名称、用章份数等信息。2.用章登记应做到及时、准确、完整，确保每一次用章情况都有详细记录，便于日后查询和追溯。3.用章登记台账应妥善保管，保存期限为[具体期限]年，以备审计、检查等需要。（四）用章操作1.公章保管人员应在用章现场监督用章过程，确保用章位置准确、清晰，不得在不符合规定的文件或纸张上加盖公章。2.用章完成后，公章保管人员应及时将公章收回，妥善保管，并在《公章使用登记台账》上注明用章完毕时间。3.对于重要文件或合同，用章后应复印留存一份，与用章申请及相关审批文件一并存档，以备查阅。（五）特殊情况用章1.如遇紧急情况需要立即用章，但无法按照正常审批流程办理时，用章部门应向公司领导口头报告用章事项，并在事后及时补办书面申请和审批手续。2.对于紧急用章事项，公司领导应根据实际情况进行快速决策，并通知公章保管人员用章。公章保管人员在用章后，应详细记录紧急用章的情况，并在事后及时将相关情况报告公司领导。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用公章时，公司应及时发布公章停用通知，并收回停用的公章。2.停用的公章应妥善保管，不得随意丢弃或擅自处理。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的公章，公司应按照规定的程序进行销毁。2.销毁公章前，应填写《公章销毁申请表》，详细注明销毁公章的名称、编号、停用原因等内容，并经公司领导审批。3.公章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保公章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，并由销毁人员、监销人员签字确认。4.销毁记录应妥善保存，保存期限为[具体期限]年，以备审计、检查等需要。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对公章管理情况进行审计检查，核实公章使用是否符合规定的程序和用途，用章登记是否真实、准确、完整。2.公司各部门应加强对本部门员工用章行为的监督，发现问题及时报告公司领导，并配合公司进行调查处理。（二）外部检查1.公司应积极配合政府有关部门、监管机构等对公章管理情况的检查，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。（三）责任追究1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等处理。2.因公章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪