行文规范及管理制度

PAGE行文规范及管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，确保各类文件、资料的行文质量，提高工作效率，促进信息的准确传递和有效沟通，特制定本行文规范及管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各层级之间的公文往来、报告撰写、通知发布、合同拟定等各类行文活动。（三）基本原则1.合法性原则：行文必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保公司/组织的各项活动在法律框架内进行。2.准确性原则：行文内容应准确无误，数据、事实、观点等应真实可靠，避免模糊、歧义或错误表述。3.规范性原则：遵循统一的行文格式、语言风格和逻辑结构，使各类文件具有一致性和专业性。4.及时性原则：根据工作需要及时行文，确保信息传递的时效性，避免因拖延而影响工作进展。5.保密性原则：对于涉及公司/组织机密的行文，应严格按照保密规定进行处理，防止信息泄露。二、行文种类及格式（一）公文种类1.决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。3.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。4.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。5.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。6.批复：适用于答复下级机关请示事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（二）格式要求1.页面设置纸张：一般采用A4纸。页边距：上、下、左、右页边距均为2.5厘米。页眉：一般为公司/组织名称，距边界1.5厘米，字号为小五号宋体，居中。页脚：一般为页码，距边界1.75厘米，字号为小五号宋体，居右。2.字体字号标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件：”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），编排在发文机关署名下一行，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。单一机关制发的公文加盖印章的，在正文（或附件说明）下空一行右空二字加盖发文机关印章，下压成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。三、行文流程（一）起草1.明确目的和要求：起草人应首先明确行文的目的、主题、对象和要求，确保行文内容具有针对性和实用性。2.收集资料：围绕行文主题，收集相关的政策法规、业务数据、工作经验等资料，为起草提供充分的依据。3.拟定提纲：根据行文目的和内容，拟定合理的提纲，明确各部分的主要内容和逻辑关系。4.撰写初稿：按照提纲进行内容撰写，语言表达要准确、简洁、流畅，避免使用生僻词汇和复杂句式。5.审核修改：初稿完成后，起草人应自行进行审核，检查内容是否完整、准确，格式是否符合要求，逻辑是否清晰等。如有问题，及时进行修改完善。（二）审核1.部门审核：起草完成的文稿首先提交至起草部门负责人进行审核。部门负责人应从内容的准确性、完整性、合规性以及与部门工作的关联性等方面进行全面审核，提出修改意见并反馈给起草人。2.会签审核：对于涉及多个部门的行文，需进行会签审核。由主办部门将文稿发送至相关部门会签，各部门应在规定时间内提出审核意见。会签部门应重点审核文稿中涉及本部门职责、业务范围等内容的准确性和合理性，确保行文符合各部门的工作实际。3.综合审核：会签完成后，由综合管理部门或指定的审核机构对文稿进行综合审核。综合审核应涵盖内容审核、格式审核、语言审核、合规性审核等多个方面，确保文稿质量全面达标。审核人员应提出详细的审核意见，要求起草人进行修改完善。（三）签发1.层级签发：根据行文的重要程度和涉及范围，按照公司/组织的层级管理规定进行签发。一般公文由部门负责人签发；重要公文由分管领导签发；涉及全局性、重大决策等公文由主要领导签发。2.签发意见：签发人应认真审阅文稿，对文稿的内容、格式、质量等进行全面把关，并签署明确的签发意见。签发意见应包括同意、不同意、修改后再报等内容，并注明签发日期。（四）编号与印发1.编号：经签发后的公文，由综合管理部门或指定的编号机构进行编号。编号应遵循唯一性和连续性原则，确保每份公文都有独立的编号，便于查询和管理。2.印发：编号完成后，由综合管理部门按照规定的格式和排版要求进行印发。印发时应确保公文内容准确无误，格式规范统一，印刷清晰。同时，应按照规定的范围进行发放，确保相关人员及时收到公文。四、行文语言规范（一）准确性1.用词准确：使用准确、恰当的词汇来表达意思，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇。2.数据准确：涉及数据的行文，要确保数据来源可靠，计算准确，表述清晰。3.事实准确：所陈述的事实应真实、客观，有据可查，不得虚构或夸大。（二）简洁性1.精简文字：避免冗长、繁琐的表述，尽量用简洁明了的语言表达核心内容。2.去除冗余：删除不必要的修饰词、重复内容和无关信息，使行文简洁流畅。（三）规范性1.语法规范：遵循国家通用语言文字的语法规则，正确使用标点符号、句子结构等。2.术语规范：对于特定行业或领域的术语，应使用规范、统一的表述，不得随意自创或使用不规范的简称。（四）庄重性1.语言得体：行文语言应符合公司/组织的身份和场合，避免使用过于随意、口语化或不恰当的语言。2.态度严肃：在表达观点和处理问题时，应态度严肃认真，体现出专业性和权威性。五、行文保密管理（一）密级划分根据行文内容涉及公司/组织机密的程度，将公文划分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密：涉及公司/组织核心商业机密、重大战略决策、尚未公开的重要信息等，一旦泄露将对公司/组织造成极其严重的损害。2.机密：涉及公司/组织重要业务数据、技术资料、客户信息等，泄露后可能对公司/组织的正常运营和利益产生较大影响。3.秘密：涉及公司/组织一般性业务信息、内部管理规定等，泄露后可能对公司/组织的工作秩序和形象造成一定影响。（二）保密措施1.文件存储：密级文件应存储在专门的保密柜或存储设备中，并设置相应的访问权限。存储设备应定期进行备份，以防数据丢失。2.文件传递：密级文件的传递应通过加密邮件、专人送达等安全可靠的方式进行，严禁通过普通邮件、即时通讯工具等可能存在安全风险的方式传递。传递过程中应做好登记和签收手续，确保文件的安全交接。3.文件阅读：密级文件的阅读应在规定的保密场所进行，阅读人员应严格遵守保密规定，不得擅自将文件带出保密场所或向无关人员透露文件内容。阅读完毕后，应及时归还文件，并做好文件的保管和清理工作。4.文件销毁：对于过期、作废或不再需要保存的密级文件，应按照规定的程序进行销毁。销毁过程应进行详细记录，确保文件彻底销毁，防止信息泄露。（三）保密责任1.明确责任主体：公司/组织内各部门、各岗位人员都应承担相应的保密责任，明确保密责任人，确保保密工作落实到具体人员。2.加强培训教育：定期组织员工进行保密知识培训和教育，提高员工的保密意识和技能，使其熟悉保密制度和流程，掌握保密措施和方法。3.违规处理：对于违反保密制度，导致密级文件泄露或信息安全事故的人员，将依法依规追究其责任，给予相应的纪律处分、经济处罚，情节严重的将追究法律责任。六、行文存档管理（一）存档范围公司/组织内各类具有保存价值的行文，包括公文、报告、通知、合同、会议纪要、工作计划、工作总结等，均应进行存档。（二）存档方式1.纸质存档：对于重要的纸质行文，应按照年度、类别、文号等进行分类整理，装订成册，并在档案盒上标注清晰的档案信息，存放于专门的档案库房。2.电子存档：将各类行文的电子文档进行备份存储，建立电子档案库。电子档案应按照一定的命名规则和分类方式进行管理，便于查询和检索。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的完整性和可读性。（三）存档期限根据国家法律法规和公司/组织的实际情况，确定各类行文的存档期限。一般重要文件的存档期限为长期保存，一般性文件的存档期限为一定年限（如5年、10年等）。存档期限届满后，经审核确认无继续保存价值的文件，可以按照规定的程序进行销毁。（四）查询利用1.查询权限：明确不同人员对档案查询利用的权限，严格按照规定的程序进行审批。一般员工如需查询档案，应填写查询申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门进行查