便利店采购规范制度

PAGE便利店采购规范制度一、总则（一）目的本采购规范制度旨在确保便利店采购活动的规范化、标准化、科学化，提高采购效率，保证商品质量，降低采购成本，维护公司利益，促进便利店业务的健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有便利店的商品采购活动，包括但不限于食品、日用品、文具、烟草、饮料等各类商品的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量第一原则：优先采购质量可靠、符合消费者需求的商品，保障消费者权益。3.性价比最优原则：在保证商品质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判策略，争取最优的采购价格和条件，降低采购成本。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督和相关部门的检查。5.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责便利店商品的采购工作。采购部门应根据业务需要，合理设置采购岗位，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据便利店的销售情况、库存状况和市场需求，制定合理的采购计划，确保商品供应的及时性和准确性。2.供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核和评估，确保供应商的供货能力和质量。3.采购谈判：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购价格、交货期、付款方式等条件，签订采购合同。4.采购执行：按照采购合同的要求，组织商品采购、验收、入库等工作，确保采购任务的顺利完成。5.采购成本控制：监控采购成本，分析采购价格变动趋势，采取有效措施降低采购成本。6.市场调研：关注市场动态和行业信息，收集、分析相关数据，为采购决策提供依据。7.与其他部门协作：与销售部门、库存管理部门、财务部门等其他部门密切协作，共同完成公司的业务目标。（三）其他部门职责1.销售部门：及时向采购部门反馈市场需求信息、销售情况和客户反馈，协助采购部门制定采购计划。2.库存管理部门：提供库存数据，协助采购部门合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。3.财务部门：负责采购资金的预算、支付和核算，审核采购合同和相关费用报销，监督采购成本控制情况。三、采购流程（一）采购申请1.各门店根据销售情况、库存状况和市场需求，定期填写《采购申请表》，详细列出所需采购的商品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购申请表经门店负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，进行汇总和分析。结合公司的销售数据、库存水平、市场趋势等因素，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购商品的种类、数量、采购时间、采购预算等内容，并报采购部门负责人审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、产品质量认证、生产能力、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。3.组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、物流配送能力、信誉度等方面。4.根据考察和评估结果，对供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合作对象。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购商品的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，运用谈判技巧，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，双方签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的要求，条款清晰、明确、具体。（五）采购执行1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单，明确采购商品的名称、规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.供应商按照采购订单的要求组织生产和发货，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保商品按时、按质、按量到货。3.商品到货前，采购部门应通知库存管理部门做好验收准备工作。（六）验收1.库存管理部门组织相关人员对到货商品进行验收，验收内容包括商品的数量、质量、规格、包装等方面。2.验收人员应按照验收标准进行验收，对验收合格的商品办理入库手续；对验收不合格的商品，应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或处理。3.验收过程中发现的问题应及时记录并反馈给采购部门，采购部门负责与供应商协调解决。（七）入库与付款1.验收合格的商品办理入库手续后，库存管理部门更新库存台账，采购部门将采购订单、验收报告等相关资料整理归档。2.财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后办理付款手续。付款方式应按照采购合同的约定执行，确保公司资金的安全和合理使用。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同必须由公司法定代表人或其授权代表签订，签订前应进行严格的审核和审批。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。3.采购合同应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，并报公司相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应严格按照采购合同的要求执行采购任务，确保合同的顺利履行。2.在合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，应及时与供应商协商，并签订书面补充协议。补充协议应作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同变更与解除1.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致采购合同无法履行或需要变更、解除合同，采购部门应及时通知供应商，并按照法律法规的要求办理相关手续。2.合同变更或解除后，采购部门应及时清理相关账目，处理好善后事宜。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中如发生纠纷，采购部门应及时与供应商沟通协商，寻求解决方案。2.如协商不成，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。在纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，维护公司的合法权益。五、采购成本控制（一）成本控制目标1.采购部门应制定明确的采购成本控制目标，确保采购成本在预算范围内，并逐步降低采购成本占销售额的比例。2.采购成本控制目标应根据公司的经营目标、市场行情和历史数据等因素制定，并报公司管理层审批。（二）成本控制措施1.供应商管理：通过优化供应商选择、建立长期合作关系、定期评估供应商等方式，争取更有利的采购价格和条件。2.采购谈判：加强采购谈判技巧的培训，提高采购人员与供应商谈判的能力，争取最优的采购价格和条款。3.采购批量控制：根据市场需求和库存状况，合理确定采购批量，避免采购批量过大导致库存积压和资金占用，或采购批量过小导致采购成本增加。4.成本分析与监控：定期对采购成本进行分析和监控，及时发现成本变动趋势和异常情况，采取有效措施进行调整和控制。5.采购流程优化：不断优化采购流程，减少不必要的环节和手续，提高采购效率，降低采购成本。（三）成本核算与分析1.财务部门应建立完善的采购成本核算体系，对采购成本进行准确核算和分析。2.采购部门应定期向财务部门提供采购成本数据，包括采购金额、采购数量、采购价格、运输费用、仓储费用等信息。3.财务部门根据采购成本数据进行分析，找出成本变动的原因和影响因素，为采购成本控制提供决策依据。六、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务发展需要，积极开发新的供应商，拓宽采购渠道。新供应商的开发应遵循公开、公平、公正的原则，通过多种途径寻找潜在供应商。2.对新供应商进行初步筛选和评估，收集供应商的基本信息、资质证明、产品质量认证、生产能力、价格水平、售后服务等资料，建立供应商信息库。3.组织相关人员对符合条件的新供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产环境、质量管理体系、物流配送能力、信誉度等方面。4.根据考察和评估结果，对新供应商进行综合评分，选择得分较高的供应商作为合作对象，并签订合作协议。（二）供应商评估与考核1.采购部门应定期对供应商进行评估和考核（评估周期可根据实际情况确定，如每季度或每半年进行一次），评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。2.建立供应商评估指标体系，明确各项评估指标的权重和评分标准。评估指标应具有可操作性和客观性，能够真实反映供应商的实际表现。3.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对优秀供应商给予一定的奖励和优惠政策，对不合格供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购量（订单）、提供更好的合作条件、颁发荣誉证书等，激励供应商不断提高自身的供货能力和服务水平。2.建立供应商约束机制，对违反采购合同约定或出现质量问题、交货期延误等情况的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、减少采购量、暂停合作、终止合作等，维护公司的合法权益。（四）供应商信息管理1.采购部门应建立完善的供应商信息管理系统，对供应商的基本信息、资质证明、产品质量认证、生产能力、价格水平、售后服务、合作记录、评估考核结果等信息进行全面、准确、及时的记录和更新。2.定期对供应商信息进行整理和分析，为供应商选择、评估、考核和合作决策提供依据。3.加强供应商信息的保密管理，防止供应商信息泄露给公司带来不利影响。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。2.建立采购风险评估指标体系，明确各项风险指标的权重和评分标准。风险评估指标应具有可操作性和客观性，能够真实反映采购风险的大小。3.根据风险评估结果，对采购风险进行分类管理，分为高风险、中风险、低风险。对高风险采购活动应采取重点监控和防范措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对措施：关注市场动态和行业信息，加强市场调研和分析，及时调整采购计划和策略，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.质量风险应对措施：加强对供应商的质量管理，严格按照验收标准进行验收，对验收不合格的商品及时处理。建立质量追溯机制，如发现质量问题，及时追溯供应商责任，要求供应商采取整改措施或承担相应的赔偿责任。3.供应商风险应对措施：加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商进行考核和评估。选择信誉良好、实力雄厚的供应商作为合作对象，降低供应商违约或破产等风险。4.合同风险应对措施：加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，确保合同条款清晰、明确、具体。在合同执行过程中，加强对合同的跟踪和监督，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.法律风险应对措施：加强对采购人员的法律法规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。在采购活动中，严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。如遇法律纠纷，及时咨询专业律师，维护公司的合法权益。（